Zo organiseer je een Pinksterkamp zonder gedoe

Begin een Pinksterkamp niet met boodschappen doen, maar met het vastleggen van datum, terrein en deelnemers. Daarna werk je in die volgorde: aanmeldingen en noodcontacten verzamelen, programma en maaltijden maken, vervoer regelen en materiaal per onderdeel controleren. Op locatie draait veel mis doordat tenten, koelboxen en activiteitenmateriaal niet gelabeld of te laat geladen zijn. Met een afgedrukte deelnemerslijst en een vaste ontvangstprocedure houd je overzicht vanaf het eerste moment.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Contactgegevens controleren
2 personen
6
Noodcontacten verzamelen
2 personen
7
Programma uitwerken
3 personen
8
Kampeerterrein reserveren
9
Vervoer en aanvoer regelen
2 personen
10
Maaltijden samenstellen
2 personen
11
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
12
Kampeermateriaal controleren
3 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Koelboxen vullen
2 personen
17
Groenten en fruit voorbereiden
3 personen
18
Materialen per activiteit sorteren
3 personen
19
Kampdozen labelen
2 personen
20
EHBO-materiaal aanvullen
21
Tenten en materiaal laden
5 personen

Event

22
Deelnemers ontvangen
3 personen
23
Aanwezigheid registreren
2 personen
24
Bagage verdelen
3 personen
25
Kampregels uitleggen
2 personen
26
Tenten opzetten
8 personen
27
Kampterrein inrichten
5 personen
28
Middagactiviteit begeleiden
4 personen
29
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
30
Avondmaaltijd serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Avondspel begeleiden
5 personen
33
Kampvuur begeleiden
3 personen
34
Nachtwacht indelen
2 personen
35
Ontbijt voorbereiden
3 personen
36
Ontbijt serveren
4 personen
37
Dagprogramma uitleggen
2 personen
38
Ochtendactiviteit begeleiden
5 personen
39
Lunch voorbereiden
3 personen
40
Lunch serveren
4 personen
41
Middagspel begeleiden
6 personen
42
Hapjes voorbereiden
3 personen
43
Warme maaltijd bereiden
5 personen
44
Warme maaltijd serveren
4 personen
45
Avondprogramma begeleiden
5 personen
46
Ontbijt en lunch verzorgen
5 personen
47
Tenten afbreken
8 personen
48
Terrein schoon opleveren
6 personen
49
Bagage en materialen laden
5 personen
50
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

51
Kampmateriaal uitladen
5 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Materiaal schoonmaken
4 personen
54
Tenten laten drogen
3 personen
55
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
56
Voorraad terugzetten
2 personen
57
Geleende spullen retourneren
2 personen
58
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
59
Ongebruikte boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Picknickbankenaantal 4

Kamperen

Groepstentenaantal 8
Grondzeilenaantal 8
Haringenaantal 80
Scheerlijnenaantal 24
Slaapmattenaantal 24
Slaapzakkenaantal 24
Opbergkrattenaantal 12

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 40
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Lichtgevende lampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Touwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Waterballonnenaantal 200

Activiteiten

Kompassetsaantal 8
Zaklampenaantal 12
Spelkaartenaantal 4
Knutselsetsaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Fluitjesaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 4
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Krijtbordenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de aanmeldingen uiterlijk een week voor vertrek en noteer per deelnemer dieetwensen, contactgegevens en een noodcontact. Zo hoef je bij aankomst niet meer achter ontbrekende informatie aan.
Plan maaltijden op basis van het aantal deelnemers en bereid groenten en fruit vooraf. Vul de koelboxen pas vlak voor vertrek, zodat gekoelde producten niet uren onnodig warm staan.
Maak per activiteit één gelabelde kampdoos met bijvoorbeeld pionnen, touwen, voetballen of waterballonnen. Controleer die dozen minimaal één dag eerder, zodat ontbrekend materiaal nog kan worden aangevuld.
Laad tenten, grondzeilen, haringen, scheerlijnen en slaapmateriaal in de volgorde waarin je ze nodig hebt. Leg lampen, verlengkabels en powerbanks apart en controleer vooraf of er genoeg stroompunten zijn.
Druk de deelnemerslijst af en wijs bij aankomst één persoon aan voor registratie en één voor bagageverdeling. Trek voor aanwezigheid, kampregels en de eerste uitleg minstens 30 minuten uit.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Pinksterkamp organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je uiterlijk 2 weken voor vertrek de deelnemerslijst, dieetwensen en noodcontacten kunt controleren.
Hoeveel tenten en slaapmateriaal heb ik nodig voor een Pinksterkamp?: Reken per deelnemer op een slaapplaats en neem daarnaast minstens één extra slaapplaats mee voor onverwachte wijzigingen. Controleer per tent het aantal slaapmatten, slaapzakken, grondzeilen, haringen en scheerlijnen uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel eten en drinken moet ik meenemen naar een Pinksterkamp?: Maak de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal deelnemers en plan voor elke maaltijd een kleine reserve. Controleer dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en vul de koelboxen op de dag van vertrek, vlak voor het laden.
Wat moet ik doen bij aankomst op het Pinksterkamp?: Registreer iedere deelnemer voordat bagage wordt verdeeld en noteer wie aanwezig is. Trek ongeveer 30 minuten uit voor ontvangst, kampregels, noodinformatie en de verdeling naar tenten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.