Pinksterkamp organiseren: checklist en planning

Een Pinksterkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en boodschappen regelen. Leg eerst datum, terrein, deelnemers en slaapplaatsen vast; werk daarna toe naar programma, maaltijden en materiaal. Verzamel dieetwensen en noodcontacten voordat je de deelnemersindeling maakt. In de laatste week controleer je de weersverwachting, voorraad, route en parkeerafspraken. Zo begint de aankomst rustig en weet iedereen waar hij moet zijn, slapen en eten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Kampeerterrein reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemersindeling maken
2 personen
Slaapplaatsen indelen
2 personen
Programma opstellen
3 personen
Spelmaterialen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad kampeermateriaal tellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Maaltijden voorbereiden
4 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Route en parkeerplan afdrukken
EHBO-set controleren
Weersbescherming klaarleggen
2 personen

Event

Aankomstzone markeren
2 personen
Kampeerterrein inspecteren
2 personen
Keukentent opbouwen
4 personen
Gemeenschappelijke tent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Slaap- en bagagezone markeren
2 personen
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Slaapplaatsen aanwijzen
3 personen
Bagage naar tenten brengen
4 personen
Kampregels toelichten
2 personen
Terrein en uitgangen tonen
2 personen
Middagactiviteit begeleiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Tafels dekken
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kampvuurplek controleren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Avondafval verzamelen
2 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Ochtendafwas doen
3 personen
Ochtendactiviteit begeleiden
4 personen
Lunch voorbereiden
4 personen
Lunch serveren
3 personen
Middagspel begeleiden
5 personen
Tussendoortjes uitdelen
2 personen
Avondeten voorbereiden
4 personen
Avondeten serveren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Avondactiviteit begeleiden
4 personen
Nachtverlichting controleren
2 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ochtendafwas doen
3 personen
Dagactiviteit begeleiden
5 personen
Lunch voorbereiden
4 personen
Lunch serveren
3 personen
Kampioenschap begeleiden
5 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Laatste avondmaaltijd bereiden
4 personen
Laatste avondmaaltijd serveren
4 personen
Kampvuuravond begeleiden
4 personen
Vertrektijden bevestigen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Persoonlijke tenten afbreken
6 personen
Keukentent afbreken
4 personen
Gemeenschappelijke tent afbreken
4 personen
Afval en terrein controleren
4 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Laatste terreininspectie uitvoeren
2 personen
Materiaal inladen
4 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen

Nazorg

Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Kampeermateriaal drogen
3 personen
Kampeermateriaal schoonmaken
3 personen
Servies en kookmateriaal reinigen
3 personen
Voorraad terugplaatsen
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Beschadigde materialen apart zetten
Verloren voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Deelnemers bedanken
Eindadministratie verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Groepstentenaantal 8
Keukentent
Gemeenschappelijke tent
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 45
Klapbankenaantal 4
Inchecktafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Mokkenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Schenkkanaantal 6

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 6
Grote kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Maatbekersaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Vergietenaantal 3
Pannenlappenaantal 8

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Hoofdlampenaantal 10
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Naambordjesaantal 50
Stiftenaantal 12
Klembordenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalnet
Volleybalaantal 2
Touwtrektouw
Pionnenaantal 20
Frisbeesaantal 4
Spelkaartenaantal 6
Gezelschapsspellenaantal 8
Prijsbekersaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 4
Droogrekkenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het kampeerterrein zodra de datum vaststaat en controleer direct welke vergunningen, geluidsregels en voorzieningen gelden. Vraag ook na hoe laat aankomst en vertrek mogelijk zijn.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk twee weken voor vertrek. Gebruik die gegevens voor de deelnemersindeling, slaapplaatsen en maaltijden.
Maak het programma minstens één week vooraf en controleer de spelmaterialen per activiteit. Stuur deelnemersinformatie met route, parkeerplan, paklijst en aankomsttijd uiterlijk vijf dagen van tevoren.
Tel kampeermateriaal, keukenmateriaal en servies afzonderlijk na. Controleer bij gasbranders ook de gasflessen en leg voor elke maaltijd passende pannen, snijplanken en opscheplepels klaar.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal versproducten op de dag ervoor. Controleer de weersverwachting 48 uur voor vertrek en leg dan weersbescherming, EHBO en de aankomstzone klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Pinksterkamp organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en reservering van het kampeerterrein. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor vertrek de deelnemers, dieetwensen en noodcontacten kent.
Wanneer maak je een indeling voor een Pinksterkamp?: Maak de deelnemers- en slaapplaatsenindeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 2 weken voor het kamp. Zo kun je tenten, bedplekken, maaltijden en eventuele groepsbegeleiding nog aanpassen.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een Pinksterkamp doen?: Controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf en koop houdbare producten dan. Haal versproducten maximaal 1 dag voor vertrek op en bewaar gekoelde voorraad in koelboxen met voldoende koelelementen.
Wat controleer je vlak voor vertrek naar een Pinksterkamp?: Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting, EHBO-set, gasflessen, kookmateriaal, route en parkeerplan. Druk de deelnemerslijst en route-informatie uiterlijk de avond ervoor af en sorteer materialen per tent of activiteit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.