Organiser un camp de Pentecôte sans rien oublier

Un camp de Pentecôte demande plus qu’un lieu et quelques tentes. Il faut verrouiller la réservation du terrain, les autorisations, les inscriptions, les couchages et les besoins alimentaires avant de préparer le programme et les repas. Cette checklist suit l’ordre utile, des premières décisions à l’inspection du terrain le jour de l’arrivée. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : contacts d’urgence, plan de stationnement, matériel de cuisine et protection contre la météo.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver le terrain de camping
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Créer la répartition des participants
2 personnes
Répartir les couchages
2 personnes
Élaborer le programme
3 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Compter le stock de matériel de camping
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Préparer les repas
4 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer le parcours et le plan de stationnement
Vérifier la trousse de premiers secours
Préparer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

Délimiter la zone d’arrivée
2 personnes
Inspecter le terrain de camping
2 personnes
Monter la tente de cuisine
4 personnes
Monter la tente commune
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter la zone de couchage et de bagages
2 personnes
Préparer la table d’enregistrement
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Attribuer les couchages
3 personnes
Transporter les bagages vers les tentes
4 personnes
Expliquer les règles du camp
2 personnes
Présenter le site et les sorties
2 personnes
Animer l’activité de l’après-midi
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le repas du soir
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier l’emplacement du feu de camp
2 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Collecter les déchets du soir
2 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Faire la vaisselle du matin
3 personnes
Encadrer l’activité du matin
4 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
3 personnes
Animer le jeu de l’après-midi
5 personnes
Distribuer des collations
2 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Animer l’activité du soir
4 personnes
Vérifier l’éclairage nocturne
2 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Faire la vaisselle du matin
3 personnes
Encadrer l'activité de la journée
5 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
3 personnes
Animer le championnat
5 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Préparer le dernier repas du soir
4 personnes
Servir le dernier repas du soir
4 personnes
Animer la soirée feu de camp
4 personnes
Confirmer les heures de départ
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Démonter les tentes individuelles
6 personnes
Démonter la tente de cuisine
4 personnes
Démonter la tente commune
4 personnes
Contrôler les déchets et le site
4 personnes
Rassembler les bagages
4 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Effectuer la dernière inspection du terrain
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes

Suivi

Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Faire sécher le matériel de camping
3 personnes
Nettoyer le matériel de camping
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Remettre le stock en place
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
Enregistrer les objets trouvés
Rendre les objets trouvés
Remercier les participants
Traiter la comptabilité de clôture

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes collectivesqté 8
Tente de cuisine
Tente commune
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 45
Bancs pliantsqté 4
Table d’enregistrement
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 60
Tassesqté 50
Couvertsqté 50
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Carafeqté 6

Cuisine

Brûleurs à gazqté 4
Bouteilles de gazqté 6
Grandes marmitesqté 4
Poêlesqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Verres doseursqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Saladiersqté 6
Passoiresqté 3
Maniquesqté 8

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes frontalesqté 10
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Badges nominatifsqté 50
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Filet de volley-ball
Volley-ballqté 2
Corde de tir à la corde
Cônesqté 20
Frisbeesqté 4
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Coupesqté 6

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 6
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Étagères de séchageqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date et le terrain, puis vérifie les autorisations avant d’envoyer les invitations. Tant que le lieu, les règles du camping et la capacité ne sont pas confirmés, les inscriptions restent difficiles à gérer.
Demande les inscriptions avec les besoins alimentaires et un contact d’urgence pour chaque participant. Fais ensuite la répartition des groupes et des couchages ; cela évite de découvrir la veille qu’il manque une place sous tente.
Prépare un programme avec des horaires réalistes et vérifie le matériel de jeu séparément. Contrôle aussi les prévisions météo avant d’envoyer les dernières informations, afin d’indiquer quoi prévoir en cas de pluie ou de forte chaleur.
Compte le matériel de camping et de cuisine avant les courses : tentes collectives, tente de cuisine, tables, réchauds, bouteilles de gaz, grandes marmites, glacières et pains de glace. Les produits frais se récupèrent plus tard, idéalement juste avant la préparation des repas.
Le jour de l’installation, imprime la liste des participants, le parcours et le plan de stationnement. Délimite la zone d’arrivée, installe les poubelles et inspecte le terrain avant l’accueil ; vérifie aussi la trousse de premiers secours et l’abri contre les intempéries.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp de Pentecôte ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant le week-end. Réserve d’abord le terrain et vérifie les autorisations, puis lance les invitations dès que la capacité et les conditions d’accueil sont confirmées.
Comment répartir les couchages pour un camp de Pentecôte ?: Fais la répartition après les inscriptions, environ 2 semaines avant le départ. Regroupe les participants par tente et garde une liste à jour avec les besoins particuliers, les responsables de groupe et les places réellement disponibles.
Combien de temps avant acheter les repas du camp ?: Établis la liste des courses 5 à 7 jours avant, après avoir consolidé les inscriptions et les besoins alimentaires. Achète les produits secs quelques jours à l’avance et récupère les produits frais la veille ou le jour de la préparation.
Que vérifier sur le terrain le jour de l’arrivée ?: Prévois une inspection de 30 à 60 minutes avant l’accueil. Vérifie l’accès, la zone d’arrivée, le stationnement, l’emplacement des tentes, la cuisine, les poubelles, la trousse de premiers secours et les solutions prévues contre la pluie.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.