Checklist voor een paintballwedstrijd organiseren

Een paintballwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een terrein en markers reserveren. Je regelt tegelijk teams, wedstrijdindeling, vervoer, beschermende uitrusting, catering en een veilige ontvangst. Begin met het terrein en de datum, verzamel daarna de aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week controleer je materiaal, boodschappen en deelnemersinformatie. Op de dag zelf werk je van terreincontrole naar ontvangsttafel, briefing en buffet, zodat de wedstrijd op tijd kan starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Paintballterrein reserveren
Cateringlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Teams samenstellen
2 personen
Wedstrijdindeling maken
2 personen
Route en parkeergegevens versturen
Paintballmateriaal bevestigen
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Deelnemersinformatie printen
Naamstickers voorbereiden
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet klaarmaken
3 personen
Terrein controleren
2 personen
Ontvangsttafel opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Wedstrijdvelden markeren
3 personen
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teams bekendmaken
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Paintballuitrusting uitdelen
3 personen
Proefronde begeleiden
2 personen
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Uitslagen bijhouden
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Uitrusting innemen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten koelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Borg en facturen controleren
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Ontvangsttafel
Partytentaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Kannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Paintballmarkersaantal 45
Paintballmaskersaantal 45
Beschermende overallsaantal 45
Handschoenenaantal 45
Paintballkogelsaantal 18000
Persluchtcilindersaantal 12
Teamlintenaantal 50
Veldmarkeerstokkenaantal 20
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 4
Prijzenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsbrillenaantal 10
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Naamstickersaantal 50
Stiftenaantal 12
Wedstrijdformulierenaantal 60
Pennenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het paintballterrein en de cateringlocatie zodra de datum vaststaat. Verstuur route- en parkeergegevens uiterlijk 3 dagen vooraf, want deelnemers zoeken die informatie vaak pas onderweg op.
Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en sluit die af ongeveer 1 week voor de wedstrijd. Gebruik het definitieve aantal voor teams, catering, naamstickers en de hoeveelheid paintballkogels.
Maak de wedstrijdindeling vóór de wedstrijddag en zet teamlinten, scoreborden en fluitjes bij elkaar. Houd minstens 15 minuten tussen ontvangst en de eerste ronde voor uitleg, omkleden en veiligheidscontrole.
Controleer paintballmarkers, maskers, overalls, handschoenen, persluchtcilinders en veiligheidsbrillen vooraf op aantallen en werking. Leg ook EHBO-koffers klaar en wijs vóór de start aan waar deelnemers terechtkunnen bij een verwonding.
Zet dranken koel en bereid hapjes en buffet zo dat eten pas na de wedstrijd wordt opgebouwd. Plan voor klaptafels, klapstoelen, partytent, koelboxen en verlengsnoeren een aparte laad- en opbouwronde; die spullen worden anders snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paintballwedstrijd organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met het terrein, de cateringlocatie en de uitnodigingen. Rond de deelnemerslijst, teams en catering ongeveer 1 week voor de wedstrijd af.
Hoeveel paintballkogels heb ik per persoon nodig?: Gebruik het verbruik van het terrein of de aanbieder als uitgangspunt; dat verschilt per spelduur en arrangement. Controleer het benodigde aantal uiterlijk 1 week vooraf, samen met markers, persluchtcilinders en beschermende uitrusting.
Wanneer moet ik de teams en wedstrijdindeling maken?: Maak de teams en wedstrijdindeling zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Print de deelnemersinformatie en leg teamlinten en scoreborden op de wedstrijddag bij de ontvangsttafel klaar.
Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor een paintballwedstrijd?: Controleer het terrein, markeer de velden en zet veiligheidsmateriaal, ontvangsttafel en deelnemersinformatie klaar voordat de eerste deelnemer arriveert. Reken minimaal 60 minuten opbouwtijd voor tafels, stoelen, materiaalcontrole en catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.