Padeltoernooi organiseren: checklist en planning

Een padeltoernooi vraagt vooral om een strak schema en duidelijke communicatie. Reserveer de banen voordat je inschrijvingen opent en bepaal vooraf de toernooivorm, speeltijden en spelregels. Verzamel dieetwensen en contactgegevens ruim voor de wedstrijddag, zodat catering en deelnemersbevestigingen kloppen. Controleer daarnaast niet alleen de rackets en ballen, maar ook scoreborden, wedstrijdkaarten, stroom en koeling. Met deze checklist werk je van eerste reservering naar een goed voorbereide toernooidag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
Padelbanen reserveren
Toernooivorm bepalen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
Prijzen en bekers bestellen
Ballen bestellen
Catering reserveren
Muziekrechten controleren
Parkeerinformatie verzamelen
Spelregels opstellen
2 personen
Regels naar deelnemers sturen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Wedstrijdtijden publiceren
2 personen
Contactgegevens controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad sportmateriaal controleren
2 personen
Prijzen ophalen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Wedstrijdkaarten printen
Deelnemersbadges maken
2 personen
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Banen inspecteren
2 personen
Banen schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Wedstrijdinformatie ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Prijzen uitstallen
2 personen
Toernooisoftware testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Badges uitdelen
2 personen
Teamindeling controleren
2 personen
Toernooi openen
Wedstrijden begeleiden
4 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Ballen uitdelen
2 personen
Wedstrijdkaarten bijhouden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Pauzes aankondigen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
3 personen
Eindstand controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Banen eindinspectie uitvoeren
2 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
Uitslagen naar deelnemers sturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8
Partytentaantal 2

Sportmateriaal

Padelballenaantal 48
Reservepadelballenaantal 24
Padelracketsaantal 8
Scorebordenaantal 8
Wedstrijdkaartenaantal 80
Pionnenaantal 24
Fluitjesaantal 4
Handdoekenaantal 20

Apparatuur

Laptop
Tabletaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Bannersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Prijzentafelbord
Deelnemersbadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Desinfectiesprayaantal 4
EHBO-doos

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de padelbanen voordat je de uitnodigingen verstuurt. Leg daarna de toernooivorm en maximale groepsgrootte vast, zodat je geen deelnemers accepteert voor wie geen wedstrijdtijd beschikbaar is.
Open de inschrijvingen pas wanneer wedstrijdduur, pauzes en het aantal beschikbare banen bekend zijn. Sluit de inschrijving uiterlijk 1 week voor het toernooi om de definitieve deelnemerslijst en wedstrijden op tijd te publiceren.
Stuur de spelregels en wedstrijdtijden uiterlijk 3 dagen vooraf naar alle deelnemers. Vermeld ook parkeerinformatie, een contactnummer en het tijdstip waarop spelers aanwezig moeten zijn.
Plan een materiaalcontrole 1 dag van tevoren. Tel de padelballen en reserveballen, controleer rackets en scoreborden en leg wedstrijdkaarten, pionnen en fluitjes per baan klaar.
Regel catering en drinken niet pas op de speeldag. Koel de dranken vooraf in koelboxen, controleer dieetwensen en zet tafels, bekers, thermoskannen en serveermateriaal klaar voordat de eerste wedstrijd begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een padeltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de datum en baanreservering. Open de inschrijving daarna en rond de definitieve planning uiterlijk 1 week voor het toernooi af.
Hoeveel padelbanen heb ik nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, de wedstrijdduur en de gekozen toernooivorm. Reken eerst met het aantal beschikbare wedstrijduren per baan en plan daarnaast minimaal 10 tot 15 minuten wisseltijd per ronde.
Wanneer stuur ik de wedstrijdtijden naar deelnemers?: Stuur de definitieve wedstrijdtijden uiterlijk 3 dagen voor het padeltoernooi. Voeg de spelregels, parkeerinformatie en een contactnummer toe, zodat deelnemers niet op de wedstrijddag naar praktische informatie hoeven te zoeken.
Wat moet ik naast padelrackets en ballen klaarleggen?: Leg per baan scoreborden en wedstrijdkaarten klaar en houd reserveballen, pionnen en fluitjes achter de hand. Controleer ook 1 dag vooraf stroom, verlengkabels, speaker of microfoon, koeling en het materiaal voor catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.