Checklist voor een paddenstoelenexcursie organiseren

Een paddenstoelenexcursie vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt vooraf terreinregels, groepsruimte, deelnemersinformatie en een indeling van gidsen en groepen. Op de dag zelf moeten materiaal, verlichting, ontvangst en een veiligheidsbriefing klaarstaan. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, inclusief de onderdelen die vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Route en rustplaatsen bepalen
2 personen
Terreinregels controleren
Reservering groepsruimte maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Route aanpassen aan weer
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Excursiemateriaal controleren
2 personen
Batterijen opladen
Eten voorbereiden
3 personen
Soep bereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Verlichting en stroom testen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Route markeren
3 personen
Gidsen en begeleiders briefen
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Groepen en gidsen indelen
4 personen
Eerste excursieronde begeleiden
6 personen
Paddenstoelen fotograferen
4 personen
Vondsten tijdelijk labelen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vondsten gezamenlijk bespreken
3 personen
Broodmaaltijd serveren
4 personen
Soep serveren
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Avondwandeling begeleiden
6 personen
Zaklampen uitdelen
2 personen
Afsluiting en vragenronde
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoon achterlaten
3 personen
Excursiemateriaal reinigen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routepijlen verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 36
Partytent
Garderoberek

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Waterglazenaantal 40

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Campingkooktoestellenaantal 2
Gasflessenaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 36
Hoofdlampenaantal 8

Excursiemateriaal

Paddenstoelengidsenaantal 12
Handloepenaantal 12
Paddenstoelenmandenaantal 12
Vondstenbakjesaantal 36
Veldnotitieboekjesaantal 36
Potloodsetsaantal 12
Fotocamera'saantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Fluitjesaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 6

Decoratie

Routepijlenaantal 30
Naamstickersaantal 40
Stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer terreinregels en pas de route aan op de weersverwachting. Plan ook rustplaatsen en markeer de route vóór de eerste deelnemers aankomen.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en bereid soep en andere etenswaren vooraf. Zet dranken koud en controleer of er genoeg mokken, kommen, borden en bestek zijn.
Laad batterijen voor camera’s, zaklampen en hoofdlampen op voordat de excursie begint. Test daarnaast LED-lantaarns, waterkokers en eventuele campingkooktoestellen.
Leg voor iedere groep de paddenstoelengidsen, handloepen, manden, vondstenbakjes, notitieboekjes en potloden klaar. Brief gidsen en begeleiders over de route, groepsindeling en veiligheidsafspraken.
Richt de ontvangsttafel in vóór de deelnemers arriveren en registreer iedereen bij aankomst. Houd EHBO-koffers en fluitjes bereikbaar en geef de veiligheidsbriefing voordat de groepen vertrekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paddenstoelenexcursie organiseren?: Leg datum, programma en route bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je dieetwensen en groepsindeling uiterlijk 1 week voor de excursie kunt afronden.
Wat moet ik meenemen naar een paddenstoelenexcursie?: Reken per deelnemer op excursiemateriaal zoals een gids, handloep, vondstenbakje of mand en een veldnotitieboekje met potlood. Neem daarnaast per groep een EHBO-koffer, een fluitje en voldoende verlichting mee.
Hoeveel gidsen heb ik nodig voor een paddenstoelenexcursie?: Deel deelnemers op in overzichtelijke groepen en wijs voor iedere groep een gids of begeleider aan. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf, zodat je route en veiligheidsbriefing daarop kunt afstemmen.
Wat regel ik bij slecht weer voor een paddenstoelenexcursie?: Controleer de weersverwachting 2 tot 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Pas de route aan, controleer de groepsruimte en zorg dat partytent, verlichting en warme soep beschikbaar zijn als deelnemers langer buiten wachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.