Zo organiseer je een paddenstoelenexcursie

Begin met de datum, het programma en een route die past bij de conditie van de deelnemers. Controleer daarna terreinregels, groepsruimte en praktische zaken zoals rustplaatsen en bereikbaarheid. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en stuur deelnemers vooraf duidelijke informatie over kleding, starttijd en materiaal. Op de dag zelf draait alles om een korte veiligheidsbriefing, kleine groepen met een gids en een uitgewerkte terugvaloptie bij slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Route en rustplaatsen bepalen
2 personen
3
Terreinregels controleren
4
Reservering groepsruimte maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Weersverwachting controleren
10
Route aanpassen aan weer
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Excursiemateriaal controleren
2 personen
13
Batterijen opladen
14
Eten voorbereiden
3 personen
15
Soep bereiden
2 personen
16
Dranken koud zetten
17
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
18
Verlichting en stroom testen
2 personen
19
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
20
Route markeren
3 personen
21
Gidsen en begeleiders briefen
4 personen

Event

22
Deelnemers ontvangen
4 personen
23
Aanwezigheid registreren
2 personen
24
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
25
Groepen en gidsen indelen
4 personen
26
Eerste excursieronde begeleiden
6 personen
27
Paddenstoelen fotograferen
4 personen
28
Vondsten tijdelijk labelen
3 personen
29
Koffie en thee serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Vondsten gezamenlijk bespreken
3 personen
32
Broodmaaltijd serveren
4 personen
33
Soep serveren
3 personen
34
Servies afruimen
3 personen
35
Avondwandeling begeleiden
6 personen
36
Zaklampen uitdelen
2 personen
37
Afsluiting en vragenronde
3 personen
38
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

39
Materialen verzamelen
4 personen
40
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Locatie schoon achterlaten
3 personen
44
Excursiemateriaal reinigen
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Routepijlen verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 36
Partytent
Garderoberek

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Waterglazenaantal 40

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Campingkooktoestellenaantal 2
Gasflessenaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 36
Hoofdlampenaantal 8

Excursiemateriaal

Paddenstoelengidsenaantal 12
Handloepenaantal 12
Paddenstoelenmandenaantal 12
Vondstenbakjesaantal 36
Veldnotitieboekjesaantal 36
Potloodsetsaantal 12
Fotocamera'saantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Fluitjesaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 6

Decoratie

Routepijlenaantal 30
Naamstickersaantal 40
Stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route in twee versies: een normale wandeling en een kortere variant voor regen, wind of modder. Leg vooraf minstens twee rustplaatsen vast, zodat je de timing en de lunch niet ter plekke hoeft uit te vinden.
Maak de groepsindeling vóór de ontvangst. Houd per groep bij welke gids meegaat en spreek een vaste verzamelplek af; dat voorkomt zoeken zodra deelnemers verspreid aankomen.
Controleer excursiemateriaal uiterlijk de dag ervoor. Laad camera’s op, test zaklampen en hoofdlampen en leg per groep paddenstoelengidsen, handloepen, manden, notitieboekjes en potloden klaar.
Regel de warme lunch als apart werkmoment. Bereid soep vooraf, zet dranken gekoeld klaar en controleer of je voor het aantal deelnemers genoeg kommen, mokken, bestek en thermoskannen hebt.
Geef de veiligheidsbriefing vóór vertrek, niet tijdens de wandeling. Bespreek de route, groepsgrenzen, het fluitsignaal en het gebruik van de EHBO-koffer; wijs ook aan waar deelnemers zich kunnen melden bij problemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een paddenstoelenexcursie?: Reken voor het programma op ongeveer 3 tot 4 uur, inclusief ontvangst, veiligheidsbriefing en rustmomenten. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor de lunch of nazit.
Hoeveel deelnemers kan één gids begeleiden?: Houd een groep bij voorkeur op maximaal 10 tot 12 deelnemers per gids. Bij een groot deelnemersaantal deel je de groep vooraf in en brief je alle gidsen over dezelfde route en veiligheidsafspraken.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een paddenstoelenexcursie?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf om de route en materialen bij te sturen. Doe op de ochtend zelf nog een laatste controle en kies dan definitief tussen de normale en aangepaste route.
Wat stuur je deelnemers vóór een paddenstoelenexcursie?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld starttijd, route, kleding- en schoenadvies, terreinregels, lunchafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.