Zo organiseer je een paasviering voor senioren

Begin met de locatie en een realistische gastenlijst, en werk daarna terug vanaf de datum van de paasviering. Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen en geef deelnemers later een duidelijke bevestiging. Plan naast het programma ook tijd voor zitplaatsen, naamkaartjes, koffie en hulp bij binnenkomst. De voorbereiding gaat meestal mis wanneer materialen, dieetmaaltijden of geluidsapparatuur pas op de dag zelf worden gecontroleerd. Met een vaste volgorde houd je overzicht en voorkom je last-minute werk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanwezigheid bevestigen
2 personen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Programma afdrukken
9
Naamkaartjes maken
2 personen
10
Zitplaatsen indelen
2 personen
11
Paasquiz voorbereiden
2 personen
12
Muziekprogramma samenstellen
13
Knutselmateriaal klaarzetten
2 personen
14
Geboekte materialen ophalen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Taart en hapjes voorbereiden
3 personen
18
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
19
Locatie schoonmaken
3 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Buffet opbouwen
3 personen
24
Koffiepunt inrichten
2 personen
25
Geluidsapparatuur testen
2 personen
26
Programma en naamkaartjes leggen
2 personen

Event

27
Gasten verwelkomen
3 personen
28
Aanwezigen registreren
2 personen
29
Koffie en thee serveren
3 personen
30
Paasviering openen
31
Paasverhaal presenteren
32
Paasknutsel begeleiden
4 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Paasquiz begeleiden
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Diner uitserveren
4 personen
37
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
38
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
39
Taart en koffie serveren
3 personen
40
Gasten uitgeleide doen
3 personen

Nazorg

41
Buffet afruimen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Versiering verwijderen
3 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Overgebleven eten verpakken
2 personen
47
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 80
Besteksetsaantal 70

Decoratie

Paastakkenaantal 6
Paasdecoratieaantal 30
Tafelkledenaantal 8
Servettenringenaantal 60
Paaseierenaantal 80
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 10

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Knutselmateriaal

Scharenaantal 12
Lijmsticksaantal 20
Gekleurd papieraantal 100
Kleurstiftenaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmeldingen met een sluitingsdatum van minimaal 7 dagen voor de viering. Dan kun je dieetmaaltijden labelen, naamkaartjes maken en het aantal stoelen en servies aanpassen.
Maak het programma kort en leesbaar: zet de paasquiz, muziek en knutselactiviteit op één afdrukbaar overzicht en leg dit vooraf op iedere tafel. Test microfoon en luidsprekers uiterlijk een dag eerder.
Deel vrijwilligers per taak in en wijs minstens één persoon aan voor ontvangst en één voor het koffiepunt. Senioren hebben vaak meer tijd nodig voor binnenkomst, jas ophangen en plaatsnemen dan je planning aangeeft.
Zet tafels en stoelen eerst volgens de zitindeling neer en plaats daarna pas tafelkleden, servies en decoratie. Houd looppaden vrij en controleer of het buffet en de koffie eenvoudig bereikbaar zijn.
Koel dranken tijdig en bereid taart en hapjes zo veel mogelijk vooraf. Haal geboekte materialen niet pas op de ochtend zelf op: plan dit uiterlijk één werkdag voor de paasviering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paasviering voor senioren organiseren?: Begin ongeveer 6 weken van tevoren met de locatie, gastenlijst en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de viering en gebruik de laatste week voor dieetwensen, vrijwilligers en materialen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een paasviering voor senioren?: Reken op 1 vrijwilliger per 8 tot 10 deelnemers, plus minimaal één coördinator. Bij 30 gasten zijn dus 3 tot 4 vrijwilligers naast de organisator praktisch.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een paasviering?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor 30 gasten komt dat bij een bijeenkomst van 3 uur neer op ongeveer 120 drankjes, inclusief koffie en water.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de paasviering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw bij de aanwezigheidsbevestiging. Geef het definitieve overzicht uiterlijk 3 dagen voor de viering door aan degene die de maaltijden of hapjes voorbereidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.