Zo organiseer je een paasviering zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte; die bepalen hoeveel stoelen, servies, eten en drank je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je de boodschappenlijst afrondt. Plan het programma met bijvoorbeeld paasspellen en reserveringen, en werk vervolgens van voorraadcontrole naar inkopen en voorbereiding. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte en tafels in, waarna buffet, koffiepunt, ontvangst en verstopte paaseieren aan de beurt zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma delen
6
Paasspellen kiezen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Voorraad controleren
9
Boodschappenlijst afronden
10
Decoratie controleren
2 personen
11
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Paaseieren verstoppen
3 personen
15
Taarten en desserts voorbereiden
3 personen
16
Groenten wassen en snijden
3 personen
17
Locatie schoonmaken
3 personen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
19
Buffet- en drankentafel opstellen
3 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
22
Buffetgerechten afmaken
4 personen
23
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
24
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
26
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Paasprogramma openen
30
Paasspellen begeleiden
4 personen
31
Paaseieren zoeken begeleiden
4 personen
32
Buffet openen
2 personen
33
Buffet serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Servies en tafels bijhouden
2 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Dessertbuffet serveren
2 personen
38
Muziek verzorgen
39
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

40
Restanten veilig verpakken
3 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
4 personen
43
Keuken schoonmaken
3 personen
44
Zaal schoonmaken
4 personen
45
Versiering verwijderen
3 personen
46
Meubilair terugplaatsen
3 personen
47
Materialen tellen en opbergen
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Garderoberek

Servies

Bordenaantal 60
Dessertbordjesaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 55
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Decoratie

Paastafelkleedaantal 8
Paasvlaggenlijnaantal 4
Kunstbloemenaantal 12
Paasbeeldjesaantal 10
Decoratieve eierenaantal 30
Servettenhoudersaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Waxinelichthoudersaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 5
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Spelmateriaal

Paaseieren van plasticaantal 60
Paasmandjesaantal 12
Paasspelkaartenaantal 6
Krijtaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de paasviering. Dan kun je dieetwensen verwerken, het aantal borden, glazen en stoelen bepalen en de boodschappenlijst definitief maken.
Maak het programma uiterlijk 3 dagen vooraf bekend. Zet vaste momenten voor ontvangst, eten, paasspellen en dessert erin, zodat je weet wanneer het buffet en de spelmaterialen nodig zijn.
Controleer de voorraad 5 tot 7 dagen van tevoren en doe de boodschappen uiterlijk 2 dagen vooraf. Koel dranken pas op de dag ervoor of op de ochtend zelf, zodat koelboxen en koelkastruimte niet onnodig lang bezet zijn.
Bereid taarten en desserts, groenten en andere buffetonderdelen in twee rondes voor: snijden en klaarzetten de dag ervoor, afmaken op de dag zelf. Reserveer op de laatste ochtend minstens 60 minuten voor het buffet en het koffie- en theepunt.
Richt de locatie in vaste volgorde in: eerst tafels en stoelen, daarna buffet- en drankentafel, ontvangsttafel en decoratie. Test Bluetoothspeakers, waterkokers en koffiezetapparaten minimaal 30 minuten voor ontvangst en verstop de paaseieren pas als de ruimte klaar is.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een paasviering organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Plan de definitieve aantallen, dieetwensen en boodschappen uiterlijk 7 dagen voor de viering.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een paasviering versturen?: Verstuur ze ongeveer 3 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van 7 dagen voor het evenement. Zo houd je nog tijd over voor inkopen, zitplaatsen en aangepaste gerechten.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een paasviering klaar te zetten?: Reken op minstens 2 uur voor schoonmaken, tafels en stoelen, buffet, decoratie en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor de laatste controle en ontvangsttafel.
Wanneer verstop je paaseieren tijdens een paasviering?: Verstop de paaseieren op de dag zelf, nadat de tafels, decoratie en spelmaterialen klaarstaan. Doe dit idealiter 15 tot 30 minuten vóór de gasten arriveren, zodat ze niet voortijdig worden gevonden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.