Zo organiseer je een paaseierenzoektocht

Een paaseierenzoektocht organiseren begint niet met eieren verstoppen, maar met een duidelijk zoekgebied, vaste tijden en regels die elk kind begrijpt. Leg eerst de locatie en deelnemers vast, verzamel dieetwensen en bepaal hoeveel eieren en prijzen nodig zijn. Daarna maak je de route zichtbaar met een schatkaart, bordjes, pionnen of afzetlint. Op de dag zelf richt je registratie, zitplaatsen en drinken in voordat de deelnemers komen. Controleer het terrein pas daarna nog een keer en verstop de eieren zo kort mogelijk voor de start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst maken
7
Zoekgebied vastleggen
2 personen
8
Zoekregels uitschrijven
2 personen
9
Schatkaart en bordjes maken
2 personen
10
Paaseieren en prijzen inkopen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Paaseieren controleren
2 personen
13
Pakketjes per kind samenstellen
3 personen
14
Weersverwachting controleren

Event

15
Materialen naar locatie brengen
3 personen
16
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Versiering ophangen
3 personen
20
Paaseieren verstoppen
5 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Zoekregels uitleggen
2 personen
26
Paaseierenzoektocht begeleiden
6 personen
27
Gevonden eieren innemen
3 personen
28
Prijzen en pakketjes uitdelen
3 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

32
Paaseieren en markeringen opruimen
4 personen
33
Afval verzamelen
3 personen
34
Servies afwassen
2 personen
35
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
36
Partytenten afbreken
4 personen
37
Locatie schoonmaken
4 personen
38
Materialen terugbrengen
2 personen
39
Geleende spullen retourneren
2 personen
40
Overgebleven eten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Kleedjesaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Herbruikbare bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Plastic zoekpaaseierenaantal 120
Paasvlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Versierde mandenaantal 6
Prijslintjesaantal 50

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 2
Kleurkrijtaantal 12
Mandjes voor kinderenaantal 50

Apparatuur

Batterijlampenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Megafoon
Powerbanksaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Blikvangersaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het zoekgebied kleiner dan je denkt en markeer de grenzen met pionnen of afzetlint. Zo voorkom je dat kinderen bij sloten, wegen of kwetsbare beplanting terechtkomen en kun je het terrein in 10 minuten controleren.
Stel per kind een pakketje samen voordat je naar de locatie gaat. Controleer de paaseieren op beschadigingen en leg mandjes, prijslintjes en eventuele prijzen per deelnemer klaar; dat bespaart tijdens de ontvangst veel zoekwerk.
Plan minimaal 30 minuten tussen aankomst op de locatie en de start van het zoeken. In die tijd kun je tafels en stoelen plaatsen, partytenten opbouwen, de registratie inrichten en koffie, thee en water klaarzetten.
Verstop plastic zoekpaaseieren pas nadat het terrein veilig is verklaard en maximaal 20 tot 30 minuten voor de start. Noteer vooraf hoeveel eieren je verstopt en houd een reservevoorraad apart voor kinderen die niets vinden.
Schrijf de zoekregels op één zichtbaar bord en leg ze mondeling in maximaal 3 minuten uit. Vermeld onder meer waar de grens ligt, hoeveel eieren ieder kind mag verzamelen en wat er gebeurt wanneer een kind een prijs vindt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel paaseieren heb je nodig per kind?: Reken voor een paaseierenzoektocht op 8 tot 12 zoekpaaseieren per kind, afhankelijk van de leeftijd en de grootte van het terrein. Houd daarnaast ongeveer 10 procent extra achter de hand voor beschadigde eieren of deelnemers die later aansluiten.
Hoe lang duurt een paaseierenzoektocht?: Plan voor het zoeken zelf 20 tot 30 minuten. Reken daarnaast 15 minuten voor ontvangst en registratie en nog 10 minuten voor het uitleggen van de regels en het uitdelen van pakketjes.
Wanneer moet je paaseieren verstoppen?: Verstop de eieren 20 tot 30 minuten voor de start, nadat je het terrein op veiligheid hebt gecontroleerd. Bij regen of wind controleer je vlak voor de start opnieuw of eieren en bordjes nog zichtbaar en op hun plek zijn.
Hoe organiseer je een paaseierenzoektocht bij slecht weer?: Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en bepaal wanneer je de activiteit verplaatst of inkort. Zet partytenten eerder op, bescherm registratie en eten tegen regen en gebruik batterijlampen als het terrein donker wordt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.