Zo organiseer je een paasbingo zonder stress

Een paasbingo staat of valt met een vaste volgorde: eerst leg je datum, locatie, rondes en regels vast, daarna regel je deelnemers, materiaal en prijzen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat het buffet geen laatste probleem wordt. Controleer bingoformulieren en techniek ruim vóór de ontvangst. Op de dag zelf werk je van zaalopbouw naar registratie, uitleg en de eerste ronde; zo hoef je tijdens het spel niet meer te zoeken naar markers, prijzen of kabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Bingorondes en regels vastleggen
2 personen
3
Prijzen voor de rondes bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Tafels en stoelen reserveren
8
Bingo- en decoratiemateriaal bestellen
9
Prijzen inkopen
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Bingoformulieren controleren
2 personen
12
Prijzen inpakken en labelen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Paasdecoratie sorteren
2 personen
16
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
17
Bingomateriaal klaarleggen
2 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
20
Geluids- en presentatiemateriaal testen
2 personen
21
Informatietafel klaarzetten

Event

22
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
23
Bezoekers registreren
2 personen
24
Bingoregels uitleggen
25
Eerste bingoronde begeleiden
2 personen
26
Prijzen uitreiken
2 personen
27
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
28
Tweede bingoronde begeleiden
2 personen
29
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
30
Pauze en vrije ontmoetingsronde begeleiden
2 personen
31
Derde bingoronde begeleiden
2 personen
32
Finale en hoofdprijs begeleiden
2 personen
33
Laatste hapjesronde serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Afscheid en gevonden voorwerpen afhandelen
2 personen

Nazorg

36
Bingomateriaal verzamelen
2 personen
37
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
38
Servies en glazen afwassen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Decoratie verwijderen
2 personen
42
Materialen terugbrengen
2 personen
43
Overgebleven spullen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Spelmateriaal

Bingoformulierenaantal 150
Bingomolen
Bingonummerballenaantal 90
Bingomarkersaantal 60
Reserveformulierenaantal 20
Pennensetsaantal 6
Prijzenaantal 20
Prijstafel

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Oplaadbare batterijenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Paastafeldecoratieaantal 8
Paasslingersaantal 6
Kunststof paaseierenaantal 40
Paasbloemstukkenaantal 6
Decoratieve mandenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het aantal bingorondes en de spelregels vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per ronde ook de prijs, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten en je de prijzen gericht kunt inkopen.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht met naam, aanwezigheid en dieetwens. Gebruik dat overzicht uiterlijk enkele dagen vooraf voor de boodschappen en de indeling van tafels en stoelen.
Controleer bingoformulieren, reserveformulieren, markers en pennensets per tafel. Leg per deelnemer een formulier klaar en houd extra formulieren en pennen apart bij de ontvangsttafel.
Test speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór bezoekers binnenkomen. Zet oplaadbare batterijen klaar en controleer of de presentator de bingonummers vanuit elke zitplaats goed kan horen.
Richt de zaal in een vaste route in: ontvangsttafel bij de ingang, informatietafel zichtbaar, bingomateriaal op tafel en buffet en drankpunt apart. Koel dranken vooraf en pak prijzen per ronde in met een duidelijk label.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bingorondes plan je voor een paasbingo?: Plan bijvoorbeeld 4 tot 6 rondes, afhankelijk van de beschikbare tijd en het aantal deelnemers. Reken per ronde ongeveer 15 tot 20 minuten, inclusief het controleren van een bingo en het uitreiken van de prijs.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een paasbingo versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de bingo, zodat je dieetwensen, tafels, stoelen, formulieren en boodschappen op aantallen kunt afstemmen.
Hoeveel bingoformulieren en markers heb ik nodig?: Leg voor iedere aangemelde bezoeker minimaal 1 formulier en 1 marker klaar. Neem daarnaast ongeveer 10 procent reserveformulieren en enkele extra pennen of markers mee voor beschadigde of vergeten materialen.
Wat moet ik op de dag van de paasbingo als eerste doen?: Begin 2 tot 3 uur voor de ontvangst met tafels, stoelen, buffet en drankpunt. Test daarna de geluidsapparatuur, leg formulieren en markers klaar, zet de prijzen op de prijstafel en controleer de ontvangst- en informatietafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.