Zo organiseer je een paardenbeurs

Begin met de datum en locatie, en werk daarna meteen de voorwaarden voor standhouders en deelnemers uit. Regel vervolgens de aanmeldingen, vergunningen, verzekering en het programma met paardendemonstraties. Een duidelijke standindeling, goede bewegwijzering en afgestemde leveringen voorkomen de meeste problemen op de beursdag. Plan de opbouw ruim vooraf: stands markeren, betaalapparatuur testen en catering voorbereiden kosten meer tijd dan je vooraf verwacht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Standhouders benaderen
2 personen
3
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Sociale media publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Standindeling maken
2 personen
9
Paardendemonstraties plannen
2 personen
10
Leveringen afstemmen
11
Reserveringen maken
12
Vergunningen controleren
13
Verzekeringsgegevens controleren
14
Plattegrond afdrukken
15
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Betaalapparaat testen
18
EHBO-materialen controleren
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Stands markeren
3 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Partytenten opzetten
4 personen
29
Demonstratiering afzetten
4 personen
30
Stands inrichten
6 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
33
Licht controleren
2 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Toiletten controleren
37
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

38
Standhouders ontvangen
3 personen
39
Bezoekers registreren
3 personen
40
Entree innen
2 personen
41
Bezoekers informeren
2 personen
42
Programma omroepen
43
Demonstraties begeleiden
3 personen
44
Ponyactiviteiten begeleiden
3 personen
45
Catering serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet aanvullen
2 personen
48
Servies afruimen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten tussentijds controleren
51
Dierenwelzijn controleren
2 personen
52
Parkeerterrein begeleiden
2 personen
53
Verloren voorwerpen registreren
54
Laatste programmaonderdeel afronden
2 personen
55
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

56
Kassa afsluiten
2 personen
57
Standhouders uitchecken
3 personen
58
Stands afbreken
5 personen
59
Demonstratiering afbreken
4 personen
60
Meubilair opruimen
4 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Materialen controleren
2 personen
65
Huurmaterialen retourneren
3 personen
66
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
67
Gevonden voorwerpen afhandelen
68
Leveranciersbetalingen verwerken
69
Bedankberichten versturen
70
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 24
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 8
Afzethekkenaantal 40
Pionnenaantal 24
Krukkenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Megafonenaantal 2
Verlichtingaantal 12
Acculadersaantal 4

Decoratie

Paardenpostersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Stoffen tafellopersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 16
Programmabordenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveerbestekaantal 12
Koelcontainersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Broodmandenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 6
Stoffer en blikaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4
EHBO-dekensaantal 4

Registratie

Registratiebalie
Naamkaartjesaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Polsbandjesaantal 300
Geldkistjesaantal 2
Betaalrollenaantal 6

Dierenmateriaal

Waterbakken voor paardenaantal 8
Hooinettenaantal 8
Longeerlijnenaantal 4
Poepzakken voor paardenaantal 300
Kruiwagensaantal 2
Hooivorkenaantal 4
Stalhalstersaantal 8
Touwrollenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling uiterlijk een week voor de beurs vast. Houd ruimte vrij voor looppaden, afzethekken, pionnen en een veilige zone rond paardendemonstraties.
Plan demonstraties met vaste tijdblokken van bijvoorbeeld 20 tot 30 minuten en zet microfoons, draagbare speakers en een plattegrond klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Controleer vergunningen en verzekeringsgegevens minimaal 4 weken vooraf. Vraag standhouders ook op tijd naar hun levermoment, zodat voertuigen niet tegelijk bij de ingang staan.
Maak naamkaartjes, bewegwijzering en plattegronden niet pas op de ochtend zelf. Druk de plattegronden vooraf af en test betaalterminals, verlengkabels en stekkerdozen op de locatie.
Bereken de catering per bezoekerspiek: koel dranken vooraf, zet koffiezetapparaten en thermoskannen klaar en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Controleer de weersverwachting de dag ervoor als je partytenten of buitenstands gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paardenbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Standhouders, vergunningen, demonstraties en leveringen vragen meestal meer afstemming dan alleen de publieksuitnodigingen.
Wanneer moet ik standhouders voor een paardenbeurs benaderen?: Benader standhouders bij voorkeur 8 weken voor de beurs en sluit de aanmeldingen 2 tot 3 weken vooraf. Dan houd je nog tijd over voor de standindeling, deelnemersvoorwaarden en naamkaartjes.
Hoe plan je paardendemonstraties op een beurs?: Maak 3 tot 4 weken vooraf een programma met vaste blokken van 20 tot 30 minuten. Plan tussen twee demonstraties minstens 10 minuten voor wisselen, toelichting en het veilig vrijmaken van de ruimte.
Wanneer moet je de paardenbeurs opbouwen?: Open de locatie minstens 3 uur voor de ontvangst van bezoekers. Markeer eerst de stands en looppaden, plaats daarna tafels, kramen, afzethekken en bewegwijzering en test als laatste geluid en betalingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.