So organisierst du eine Pferdemesse
Eine Pferdemesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Ort, Datum und Teilnahmebedingungen festlegen, dann Standbetreiber gewinnen und Anmeldungen bearbeiten. Danach planst du Standaufteilung, Pferdedemonstrationen, Lieferungen und Reservierungen. Plane außerdem früh für Genehmigungen, Versicherungsdaten und wetterabhängige Bereiche. Kurz vor der Messe zählen ein gedruckter Lageplan, getestete Kartenterminals, gekühlte Getränke und eine geöffnete Location zur richtigen Zeit.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 3
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
In sozialen Medien veröffentlichen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 9
Pferdedemonstrationen planen
2 Personen
- 10
Lieferungen abstimmen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Genehmigungen prüfen
- 13
Versicherungsdaten prüfen
- 14
Lageplan drucken
- 15
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
- 16
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 17
Bezahlterminal testen
- 18
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
- 19
Wettervorhersage prüfen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Stände markieren
3 Personen
- 26
Tische aufstellen
4 Personen
- 27
Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 29
Demonstrationsring absperren
4 Personen
- 30
Stände einrichten
6 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Tonanlage aufbauen
2 Personen
- 33
Licht prüfen
2 Personen
- 34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 35
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 36
Toiletten kontrollieren
- 37
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Event
- 38
Aussteller empfangen
3 Personen
- 39
Besucher registrieren
3 Personen
- 40
Eintritt kassieren
2 Personen
- 41
Besucher informieren
2 Personen
- 42
Programm durchsagen
- 43
Vorführungen betreuen
3 Personen
- 44
Pony-Aktivitäten betreuen
3 Personen
- 45
Catering ausgeben
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Buffet auffüllen
2 Personen
- 48
Geschirr abräumen
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 51
Tierschutz kontrollieren
2 Personen
- 52
Parkplatz einweisen
2 Personen
- 53
Verlorene Gegenstände erfassen
- 54
Letzten Programmpunkt abschließen
2 Personen
- 55
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Kasse abschließen
2 Personen
- 57
Standbetreiber auschecken
3 Personen
- 58
Stände abbauen
5 Personen
- 59
Demonstrationsring abbauen
4 Personen
- 60
Möbel wegräumen
4 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Location reinigen
4 Personen
- 64
Materialien prüfen
2 Personen
- 65
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
- 66
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 67
Fundsachen bearbeiten
- 68
Lieferantenzahlungen abwickeln
- 69
Dankesnachrichten versenden
- 70
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 24
- TischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 8
- AbsperrgitterAnz. 40
- KegelAnz. 24
- HockerAnz. 10
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KartenterminalsAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MegafoneAnz. 2
- BeleuchtungAnz. 12
- AkkuladegeräteAnz. 4
Dekoration
- PferdeposterAnz. 20
- WimpelkettenAnz. 12
- Stoff-TischläuferAnz. 20
- BallonsAnz. 100
- BlumenarrangementsAnz. 8
- WegweiserAnz. 16
- ProgrammschilderAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- ServierbesteckAnz. 12
- KühlcontainerAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
- BrotkörbeAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 4
- MülleimerAnz. 12
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- HandfegerAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 6
- FeuerlöscherAnz. 4
- Erste-Hilfe-DeckenAnz. 4
Registrierung
- Registrierungstheke
- NamensschilderAnz. 150
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 10
- ArmbänderAnz. 300
- GeldkassettenAnz. 2
- ZahlungsrollenAnz. 6
Tierbedarf
- Wassertröge für PferdeAnz. 8
- HeunetzeAnz. 8
- LongierleinenAnz. 4
- PferdekotbeutelAnz. 300
- SchubkarrenAnz. 2
- HeugabelnAnz. 4
- StallhalfterAnz. 8
- SeilrollenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Standflächen erst fest, wenn die Anmeldungen belastbar sind. Markiere jeden Stand vor dem Einlass mit Kegeln oder Absperrgittern und gib Ausstellern den Lageplan vorab.
- Prüfe Genehmigungen und Versicherungsdaten mindestens 4 Wochen vor dem Messetag. Das betrifft besonders Pferdedemonstrationen, Zelte, Lautsprecher und die geplante Besucherführung.
- Plane die Versorgung nicht nur für den Messetag: Kühle Getränke am Vortag und rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Ergänze Kaffee, Wasser und Snacks an einem festen Ausgabepunkt.
- Teste Kartenterminals, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Verlängerungskabeln. Lade Akkus vollständig und halte ein Megafon für Durchsagen bereit.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Zelte, Beleuchtung und Sitzbereiche. Stelle Lageplan, Beschilderung und Namensschilder am Aufbauort bereit, damit der Einlass nicht wegen Kleinigkeiten wartet.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Pferdemesse organisieren?
- Beginne mindestens 3 bis 4 Monate vorher mit Datum, Ort und Standbetreibern. Genehmigungen, Versicherungsdaten und Pferdedemonstrationen sollten spätestens 4 Wochen vor der Messe geklärt sein.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Pferdemesse?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Wasserreserven einplanen und Kühlboxen frühzeitig bestücken.
- Wann sollte die Standaufteilung fertig sein?
- Erstelle einen ersten Entwurf nach den ersten Anmeldungen und bestätige die Standaufteilung spätestens 2 Wochen vor der Messe. Drucke den Lageplan zusätzlich am Vortag, falls sich Zufahrten oder Standflächen ändern.
- Was muss man am Tag vor einer Pferdemesse prüfen?
- Teste Kartenterminals, Mikrofone, Lautsprecher, Kaffeemaschinen und Beleuchtung am Vortag. Kontrolliere außerdem Wetter, Lieferzeiten, Erste-Hilfe-Materialien, Beschilderung und die geladenen Akkus, damit der Aufbau nicht ins Programm rutscht.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!