Paardenbeurs organiseren: checklist en planning

Een paardenbeurs vraagt om meer voorbereiding dan alleen stands en bezoekers uitnodigen. Je regelt tegelijk standhouders, deelnemersvoorwaarden, demonstraties, leveringen, catering, betalingen en veiligheid. Begin met datum en locatie, werk daarna naar aanmeldingen en standindeling toe en plan de laatste controles voor de beursdag. Deze checklist helpt je de volgorde aan te houden, zodat materialen, bewegwijzering en praktische voorzieningen op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Paardendemonstraties plannen
2 personen
Leveringen afstemmen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Plattegrond afdrukken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Betaalapparaat testen
EHBO-materialen controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Stands markeren
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Demonstratiering afzetten
4 personen
Stands inrichten
6 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
Licht controleren
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Entree innen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Programma omroepen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Ponyactiviteiten begeleiden
3 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Dierenwelzijn controleren
2 personen
Parkeerterrein begeleiden
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste programmaonderdeel afronden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Stands afbreken
5 personen
Demonstratiering afbreken
4 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Leveranciersbetalingen verwerken
Bedankberichten versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 24
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 8
Afzethekkenaantal 40
Pionnenaantal 24
Krukkenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Megafonenaantal 2
Verlichtingaantal 12
Acculadersaantal 4

Decoratie

Paardenpostersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Stoffen tafellopersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 16
Programmabordenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveerbestekaantal 12
Koelcontainersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Broodmandenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 6
Stoffer en blikaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4
EHBO-dekensaantal 4

Registratie

Registratiebalie
Naamkaartjesaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Polsbandjesaantal 300
Geldkistjesaantal 2
Betaalrollenaantal 6

Dierenmateriaal

Waterbakken voor paardenaantal 8
Hooinettenaantal 8
Longeerlijnenaantal 4
Poepzakken voor paardenaantal 300
Kruiwagensaantal 2
Hooivorkenaantal 4
Stalhalstersaantal 8
Touwrollenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling vast zodra de aanmeldingen binnen zijn. Reserveer ruimte voor looppaden, afzethekken, demonstraties en leveringen; pas daarna de plattegrond en bewegwijzering aan.
Plan paardendemonstraties met een concreet tijdschema en stem de geluidsinstallatie vooraf af. Test microfoons, draagbare speakers en eventuele megafonen vóór opening, niet tijdens het eerste programmaonderdeel.
Controleer vergunningen, verzekeringsgegevens en voorwaarden uiterlijk enkele weken voor de beurs. Zo houd je tijd over om ontbrekende documenten of aanvullende afspraken te regelen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bepaal daarna hoeveel hapjes, koffie en drank nodig zijn. Koel dranken pas op het laatste moment, zodat ze tijdens opbouw en opening gekoeld blijven.
Maak voor de opbouw een korte controle met stands markeren, materialen verzamelen, betaalterminals testen en EHBO-materialen nalopen. Controleer ook de weersverwachting en zet partytenten, pionnen en afzethekken klaar als het terrein daarom vraagt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en standhouders. Plan de standindeling en demonstraties uiterlijk 2 weken voor de beurs, zodat je plattegrond en communicatie nog kunt aanpassen.
Wat moet ik regelen voor standhouders op een paardenbeurs?: Stel deelnemersvoorwaarden op, verzamel aanmeldingen en leg per stand de beschikbare ruimte en voorzieningen vast. Bevestig leveringen en reserveringen minimaal 7 dagen vooraf en stuur de definitieve indeling daarna naar alle standhouders.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een paardenbeurs?: Reken minstens 3 uur voor marktkramen, tafels, bewegwijzering, techniek, catering en veiligheidsmaterialen. Open de locatie vroeg genoeg om stands te markeren en betaalapparaten, microfoons en verlichting vóór bezoekersaankomst te testen.
Wat mag ik niet vergeten op de dag van een paardenbeurs?: Controleer vóór opening de EHBO-materialen, plattegrond, afzethekken, pionnen, betaalterminals en stroomvoorziening. Zet koffie, gekoelde dranken en hapjes klaar en wijs één persoon aan voor leveringen en praktische vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.