Checklist pour organiser un salon du cheval
Un salon du cheval demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, démonstrations et logistique. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les inscriptions, le plan des stands et les autorisations. Les derniers jours servent surtout à vérifier les livraisons, le matériel, les badges et l’accueil. Cette checklist rassemble les étapes dans un ordre pratique pour éviter les oublis qui se découvrent trop tard, notamment autour de l’électricité, de la sécurité et des besoins alimentaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Planifier les démonstrations équestres
2 personnes
Coordonner les livraisons
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier les informations d'assurance
Imprimer le plan
Préparer la signalétique
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Tester le terminal de paiement
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Marquer les stands
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Délimiter le ring de démonstration
4 personnes
Aménager les stands
6 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Encaisser l’entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Annoncer le programme
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Encadrer les activités poneys
3 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier le bien-être animal
2 personnes
Encadrer le parking
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Finaliser la dernière partie du programme
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Démonter les stands
5 personnes
Démonter l’anneau de démonstration
4 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Traiter les paiements des fournisseurs
Envoyer les messages de remerciement
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 24
- Tablesqté 12
- Chaises pliantesqté 80
- Tabourets de barqté 12
- Portants à vêtementsqté 8
- Barrières de sécuritéqté 40
- Cônesqté 24
- Tabouretsqté 10
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 20
- Louchesqté 12
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 6
Équipement
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Enceintes portablesqté 2
- Microphonesqté 2
- Mégaphonesqté 2
- Éclairageqté 12
- Chargeurs de batterieqté 4
Décoration
- Affiches de chevauxqté 20
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Chemins de table en tissuqté 20
- Ballonsqté 100
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux indicateursqté 16
- Panneaux du programmeqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux d’officeqté 6
- Verres doseursqté 3
- Couverts de serviceqté 12
- Conteneurs réfrigérésqté 4
- Papier aluminiumqté 4
- Film alimentaireqté 4
- Corbeilles à painqté 8
Nettoyage
- Balaisqté 4
- Poubellesqté 12
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Balais à mainqté 6
- Balayette et pelleqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 8
- Lampes de pocheqté 6
- Extincteursqté 4
- Couvertures de premiers secoursqté 4
Inscription
- Comptoir d'inscription
- Badges nominatifsqté 150
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 10
- Braceletsqté 300
- Caisses à monnaieqté 2
- Rouleaux de paiementqté 6
Matériel pour animaux
- Bacs à eau pour chevauxqté 8
- Filets à foinqté 8
- Longesqté 4
- Sacs à crottes pour chevauxqté 300
- Brouettesqté 2
- Fourches à foinqté 4
- Licols d’écurieqté 8
- Rouleaux de cordeqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le lieu au moins 3 à 6 mois à l’avance si plusieurs exposants et démonstrations sont prévus. Vérifie dès ce moment les autorisations nécessaires, l’assurance et les conditions d’accès pour les livraisons.
- Demande aux exposants leurs besoins précis dès l’inscription : dimensions du stand, tables, prises électriques, horaires d’arrivée et besoins alimentaires. Prévois une date limite située 3 à 4 semaines avant le salon pour figer le plan.
- Pour les démonstrations équestres, établis un déroulé avec les horaires, les zones séparées par des barrières et les personnes responsables. Contrôle la circulation avec des cônes et une signalétique visible avant l’ouverture.
- Teste les terminaux de paiement, les rallonges, les multiprises, les microphones et les enceintes au moins la veille. Prépare aussi les chargeurs et un équipement de premiers secours accessible, plutôt que de les chercher pendant l’accueil.
- Le matin même, ouvre le lieu assez tôt pour marquer les stands, installer les affiches et vérifier les livraisons. Refroidis les boissons, prépare les encas et garde une personne disponible pour les exposants en retard ou les changements de dernière minute.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon du cheval ?
- Prévois au minimum 3 mois pour un salon avec plusieurs exposants et démonstrations. Commence 6 mois à l’avance si le lieu, les autorisations ou les livraisons sont complexes.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon du cheval ?
- Envoie une première invitation 6 à 8 semaines avant la date, puis un rappel 10 à 14 jours avant. Ferme les inscriptions environ 2 à 3 semaines avant l’événement pour finaliser les badges et le plan des stands.
- Quand faut-il préparer le plan des stands ?
- Établis un premier plan dès que les premiers exposants sont confirmés, puis arrête la version définitive 7 à 10 jours avant le salon. Garde une copie imprimée sur place pour l’équipe et l’accueil.
- Combien de temps avant faut-il vérifier le matériel et les livraisons ?
- Fais une vérification complète 24 à 48 heures avant l’ouverture. Contrôle le mobilier, les barrières, l’éclairage, les appareils électriques, les terminaux de paiement et les livraisons prévues le jour même.
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