Zo organiseer je een paaldansworkshop

Begin met de datum, het programma en de reservering van de locatie en workshop. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en vervoersinformatie, zodat je de groepsgrootte en maaltijd kunt vastleggen. Controleer enkele dagen vooraf de workshopbevestiging, boodschappen en materialen. Op de dag zelf richt je de ruimte veilig in met palen, crashmatten en yogamatten, test je muziek en verlichting en houd je water en handdoeken beschikbaar.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2
Locatie en workshop reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vervoer en route delen
7
Definitieve deelnemerslijst maken
8
Maaltijd en boodschappen plannen
9
Workshopbevestiging controleren
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
13
Hapjes voorbereiden
2 personen
14
Wraps en maaltijd voorbereiden
2 personen
15
Materialen naar locatie brengen
2 personen
16
Workshopruimte controleren
2 personen
17
Palen en matten opstellen
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
19
Decoratie ophangen
2 personen
20
Muziek en verlichting testen

Event

21
Deelnemers ontvangen
2 personen
22
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
23
Workshopuitleg verzorgen
24
Paaldansworkshop begeleiden
2 personen
25
Water en handdoeken bijvullen
26
Groepsfoto maken
27
Aperitief en hapjes serveren
2 personen
28
Maaltijd klaarzetten
2 personen
29
Maaltijd en drank serveren
2 personen
30
Dranken en snacks bijvullen
31
Muziek verzorgen

Nazorg

32
Afval verzamelen
2 personen
33
Servies en glazen afwassen
2 personen
34
Palen en matten afbreken
2 personen
35
Ruimte schoonmaken
2 personen
36
Materialen inpakken
2 personen
37
Geleende spullen retourneren
38
Overgebleven boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Danspalenaantal 4
Crashmattenaantal 4
Gripdoekjesaantal 12
Handdoekenaantal 16
Yogamattenaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 3
Stoelenaantal 14
Kledingrek
Kledinghangersaantal 14

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 16
Besteksetsaantal 16
Wijnglazenaantal 16
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Mengkommenaantal 3
Opscheptangenaantal 3

Apparatuur

Draagbare speaker
Oplaadkabelsaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 30
Slingersaantal 4
Fotopropsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en workshop voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer daarbij hoeveel danspalen en deelnemersplaatsen beschikbaar zijn en hoeveel tijd je nodig hebt voor opbouw en opruimen.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de workshop. Verzamel tegelijk dieetwensen en deel de route, vervoersinformatie en praktische kledinginstructies, zodat niemand op het laatste moment hoeft te zoeken.
Plan de maaltijd pas nadat het aantal deelnemers bekend is. Bereid wraps en hapjes vooraf en koel de dranken op tijd; reken bij een ontvangst van één uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.
Controleer de workshopruimte vóór aankomst van de groep. Zet rond iedere paal een crashmat, leg gripdoekjes en handdoeken klaar en houd voldoende vrije ruimte tussen de palen en tafels.
Test muziek, verlichting en speaker vóór de deelnemers arriveren. Leg oplaadkabels, water en extra handdoeken op een vaste plek en controleer na afloop afvalbakken, tafels en de vloer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paaldansworkshop reserveren?: Reserveer de locatie en workshop bij voorkeur minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Zo houd je ruimte voor uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en het regelen van vervoer.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een paaldansworkshop op te bouwen?: Plan minstens 60 tot 90 minuten voor de opbouw. Daarin controleer je de ruimte, plaats je palen en crashmatten, zet je tafels en stoelen neer en test je muziek en verlichting.
Wat moet ik klaarleggen voor een paaldansworkshop?: Leg per deelnemer toegang tot een paal, een crashmat en een handdoek klaar; zorg daarnaast voor extra handdoeken, water en gripdoekjes. Houd ook minstens één draagbare speaker en de benodigde oplaadkabels beschikbaar.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een paaldansworkshop doen?: Controleer de boodschappenlijst zodra de definitieve deelnemerslijst klaar is en doe de boodschappen uiterlijk één dag vooraf. Koel de dranken en bereid hapjes en wraps zo veel mogelijk vóór de workshopdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.