Einen Poledance-Workshop Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Poledance-Workshop entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles ruhig läuft. Lege zuerst Termin, Programm und Workshop-Location fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Informationen zur Anreise. Kurz vor dem Termin prüfst du die Buchungsbestätigung, erledigst die Einkäufe und bereitest Raum, Stangen, Matten, Handtücher und Musik vor.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
- 2
Location und Workshop reservieren
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Transport und Route teilen
- 7
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
- 8
Mahlzeit und Einkäufe planen
- 9
Workshop-Bestätigung prüfen
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke kühlen
- 13
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 14
Wraps und Mahlzeit vorbereiten
2 Personen
- 15
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 16
Workshopraum prüfen
2 Personen
- 17
Pfosten und Matten aufstellen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
2 Personen
- 19
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 20
Musik und Beleuchtung testen
Event
- 21
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 22
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 23
Workshop-Erklärung geben
- 24
Poledance-Workshop begleiten
2 Personen
- 25
Wasser und Handtücher auffüllen
- 26
Gruppenfoto machen
- 27
Aperitif und Häppchen servieren
2 Personen
- 28
Mahlzeit bereitstellen
2 Personen
- 29
Speisen und Getränke servieren
2 Personen
- 30
Getränke und Snacks auffüllen
- 31
Musik organisieren
Nachbereitung
- 32
Abfall sammeln
2 Personen
- 33
Geschirr und Gläser abwaschen
2 Personen
- 34
Stangen und Matten abbauen
2 Personen
- 35
Raum reinigen
2 Personen
- 36
Materialien einpacken
2 Personen
- 37
Geliehene Sachen zurückgeben
- 38
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Sportmaterial
- TanzstangenAnz. 4
- CrashmattenAnz. 4
- Greif-TücherAnz. 12
- HandtücherAnz. 16
- YogamattenAnz. 12
Mobiliar
- TischeAnz. 3
- StühleAnz. 14
- Kleiderständer
- KleiderbügelAnz. 14
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 30
- TellerAnz. 16
- BestecksetsAnz. 16
- WeingläserAnz. 16
- ServierschalenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 3
- ServierzangenAnz. 3
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- LadekabelAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 30
- GirlandenAnz. 4
- FotopropsAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 8
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Location und Workshop zuerst und verschicke die Einladungen erst danach. Prüfe die Workshop-Bestätigung spätestens 7 Tage vor dem Termin erneut, damit Uhrzeit, Raum und Teilnehmerzahl übereinstimmen.
- Setze für Anmeldungen eine feste Frist, zum Beispiel 10 Tage vor dem Workshop. Erstelle anschließend eine endgültige Teilnehmerliste und gib die Zahl an Location und Verpflegung weiter.
- Teile die Route und Transportinformationen mindestens 3 Tage vorher. Bei einer unbekannten Location sollte in der Nachricht auch stehen, wann die Teilnehmenden eintreffen und wo sie sich umziehen können.
- Plane Getränke und Wasser getrennt von den Willkommensgetränken. Stelle pro Person mindestens eine Wasserflasche oder ein großes Glas für die Workshopzeit bereit und fülle Wasser sowie Handtücher währenddessen nach.
- Baue den Raum vor dem Eintreffen der Gäste vollständig auf: Tanzstangen, Crashmatten, Yogamatten, Tische und Stühle. Teste Lautsprecher, Ladekabel und Beleuchtung mindestens 30 Minuten vor Beginn, statt diese Technik erst beim Empfang anzuschließen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Poledance-Workshop buchen?
- Buche Location und Workshop idealerweise 4 bis 8 Wochen vor dem Termin. Spätestens 2 Wochen vorher sollten Programm, Teilnehmerzahl und Raumaufbau bestätigt sein.
- Wie viele Personen passen in einen Poledance-Workshop?
- Die maximale Zahl hängt von der Anzahl der Tanzstangen und der freien Mattenfläche ab. Plane pro Person einen sicheren Bewegungsbereich ein und bestätige die Teilnehmerzahl spätestens 7 Tage vor dem Workshop mit der Location.
- Was muss man zu einem Poledance-Workshop mitbringen?
- Für den Ablauf brauchst du unter anderem Tanzstangen, Crashmatten, Handtücher, Wasser und gegebenenfalls Greif-Tücher. Lege diese Materialien mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit und prüfe, ob alle Stangen sicher stehen.
- Wann sollte man Essen und Getränke für den Workshop vorbereiten?
- Erledige den Einkauf 1 bis 2 Tage vorher und kühle die Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig. Snacks sowie Wraps oder die Mahlzeit sollten vor dem Eintreffen der Gäste fertig portioniert oder servierbereit sein.
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