Checklist voor een goed voorbereide overvliegceremonie

Bij een overvliegceremonie regel je niet alleen een ceremonie, maar ook posten, opdrachten, begeleiding en een veilige route. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar het definitieve aantal deelnemers. Controleer materiaal zoals pionnen, touw, hoepels en opdrachtkaarten ruim vooraf. Plan daarnaast eten, drinken, techniek en een binnenprogramma, zodat een weersomslag niet op het laatste moment alles door elkaar gooit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie voor ceremonie reserveren
Vergunningen en afspraken controleren
Begeleiders voor posten indelen
2 personen
Overvliegers en ouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Programma en route delen
Eindgetal deelnemers bepalen
Boodschappenlijst aanpassen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekend materiaal reserveren
Ceremonietekst en opdrachten schrijven
2 personen
Postbegeleiders instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
Terrein veilig controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ceremonieposten uitzetten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Eten en drinken klaarzetten
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen

Event

Postbegeleiders naar posten sturen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid en contactgegevens controleren
2 personen
Programma en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Ceremonie openen
2 personen
Overvliegers langs opdrachten begeleiden
6 personen
Publiek bij de ceremonie begeleiden
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eten uitserveren
4 personen
Servies en tafels tussendoor opruimen
2 personen
Avondceremonie voorbereiden
3 personen
Avondceremonie uitvoeren
4 personen
Afscheid en bedankmoment verzorgen
2 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Deelnemers veilig uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Terrein schoon achterlaten
4 personen
Geluidsinstallatie en verlichting inpakken
2 personen
Materiaal terugbrengen
3 personen
Geleend materiaal retourneren
Herbruikbaar materiaal schoon opbergen
2 personen
Overgebleven eten veilig bewaren
2 personen
Foto’s met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Partytentenaantal 2
Biertafelsetsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 6
Scoutingvlaggenaantal 3
Ballonnenaantal 50
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwaantal 100
Houten palenaantal 12
Hoepelsaantal 6
Ballenaantal 6
Blinddoekenaantal 10
Opdrachtkaartenaantal 20
Pennenaantal 20
Medaillelintenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Kannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Sponsjesaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Desinfecterende gelaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het eindgetal deelnemers pas nadat de aanmeldingen binnen zijn. Pas daarna je boodschappen, aantal bekers, stoelen en opdrachtmateriaal aan; zo koop je niet te veel en kom je niet tekort.
Geef postbegeleiders niet alleen een route, maar ook een korte instructie per opdracht. Leg opdrachtkaarten, pennen en het benodigde materiaal per post klaar en controleer alles vóór de deelnemers arriveren.
Test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen op locatie voordat de ceremonie begint. Neem ook zaklampen en ledlampen mee als een deel van het programma in de schemering plaatsvindt.
Controleer het terrein op losse kabels, gladde plekken en onduidelijke overgangen tussen posten. Zet de route met pionnen uit en gebruik touw of houten palen alleen waar dit veilig kan worden geplaatst.
Maak uiterlijk de dag vóór het evenement een besluit over het weer. Zet een binnenprogramma klaar en bepaal wie de deelnemers en ouders informeert als de route buiten niet bruikbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een overvliegceremonie organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer dan ook de locatie, controleer vergunningen en vraag begeleiders voordat uitnodigingen uitgaan.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een overvliegceremonie?: Plan minimaal één begeleider per ceremoniepost en daarnaast één centrale coördinator. Bij meerdere groepen is een extra volwassene voor route, materiaal of onverwachte situaties praktisch; het exacte aantal hangt af van het aantal posten.
Wat moet ik bij slecht weer regelen voor een overvliegceremonie?: Maak uiterlijk 24 uur vooraf een keuze tussen buiten doorgaan en het binnenprogramma gebruiken. Zorg dat het alternatieve programma dezelfde opdrachten of onderdelen kan bevatten en informeer ouders en deelnemers direct over de wijziging.
Wanneer moet ik eten en drinken voor de overvliegceremonie inkopen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal gekoelde producten uiterlijk de dag ervoor. Koel dranken op tijd en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf, zodat ze vers blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.