Organiser une cérémonie de survol sans rien oublier

Une cérémonie de survol demande une préparation précise : le programme, les autorisations, les participants et les postes doivent être coordonnés avant l’installation sur place. Cette checklist suit l’ordre utile, des premières réservations au briefing des accompagnateurs. Elle inclut aussi les points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, le matériel manquant, la sonorisation et le plan intérieur en cas de pluie. Utilise-la pour suivre les 55 tâches et les 42 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu de la cérémonie
Vérifier les autorisations et les accords
Répartir les accompagnateurs sur les postes
2 personnes
Inviter les participants du survol et leurs parents
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager le programme en route
Déterminer le nombre final de participants
Modifier la liste de courses
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Réserver le matériel manquant
Rédiger le texte de la cérémonie et les consignes
2 personnes
Briefer les accompagnateurs de poste
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les postes de cérémonie
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer la nourriture et les boissons
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes

Événement

Envoyer les accompagnateurs aux postes
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier la présence et les coordonnées
2 personnes
Expliquer le programme et les règles de sécurité
2 personnes
Ouvrir la cérémonie
2 personnes
Accompagner les participants en vol le long des missions
6 personnes
Accompagner le public à la cérémonie
2 personnes
Encadrer les séances photo
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les repas
4 personnes
Ranger la vaisselle et les tables entre-temps
2 personnes
Préparer la cérémonie du soir
3 personnes
Organiser la cérémonie du soir
4 personnes
Organiser le moment d’adieu et de remerciement
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Raccompagner les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laisser le site propre
4 personnes
Emballer l’installation sonore et l’éclairage
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
Ranger le matériel réutilisable proprement
2 personnes
Conserver les restes en toute sécurité
2 personnes
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 2
Ensembles de tables de bièreqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlande de fanionsqté 6
Drapeaux de scoutsqté 3
Ballonsqté 50
Nappesqté 6

Matériel de sport

Cônesqté 20
Cordeqté 100
Poteaux en boisqté 12
Cerceauxqté 6
Ballonsqté 6
Masquesqté 10
Cartes de missionqté 20
Stylosqté 20
Rubans de médailleqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Carafesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Épongesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Gel désinfectantqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant d’inviter les participants : prévois ensuite un délai d’au moins deux semaines pour recueillir les inscriptions, les accords parentaux et les besoins alimentaires.
Détermine le nombre final de participants quelques jours avant la cérémonie, puis ajuste immédiatement les achats, les gobelets, les assiettes, les chaises et les en-cas.
Vérifie le matériel au moins une semaine avant : les haut-parleurs, le microphone, les rallonges, les multiprises, les glacières et les thermos sont difficiles à remplacer au dernier moment.
Prépare un briefing écrit pour chaque accompagnateur de poste. Indique les horaires, les consignes, le matériel à utiliser et la personne à prévenir en cas de problème.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Si le programme extérieur devient impraticable, les tentes, les lampes LED et le programme intérieur doivent déjà être prévus.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une cérémonie de survol ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, répartir les accompagnateurs et recueillir les inscriptions.
Quand confirmer le nombre de participants ?: Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant la cérémonie. Confirme le nombre final 3 à 5 jours avant pour modifier la liste de courses et l’installation des tables et des chaises.
Combien de temps prévoir pour installer le site ?: Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Il faut acheminer le matériel, vérifier la sécurité, installer les postes, les tables, les chaises, la décoration et tester la sonorisation.
Quand vérifier la météo pour une cérémonie de survol ?: Fais une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Le programme intérieur de rechange doit être décidé avant cette dernière vérification, pas après l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.