Zo organiseer je een goed voorbereide Open Monumentendag
Begin met het monument en het programma, niet met de catering. Bevestig eerst met de monumentbeheerder welke ruimtes open kunnen, hoeveel bezoekers je verwacht en welke rondleidingen haalbaar zijn. Leg daarna openingstijden, toegangsroute, vluchtroutes en parkeerinformatie vast. Pas als de bezoekersstroom duidelijk is, regel je vrijwilligers, drukwerk, toiletvoorzieningen en eten en drinken. Zo voorkom je dat bezoekers voor een gesloten deur staan of dat rondleidingen vastlopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Programma en rondes vastleggen
2 personen
- 2
Monumentbeheerder benaderen
- 3
Openings- en sluitingstijden bevestigen
- 4
Rondleidingen reserveren
- 5
Toegangsroute controleren
2 personen
- 6
Vluchtroutes controleren
2 personen
- 7
Parkeerinformatie verzamelen
- 8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Vrijwilligers werven
2 personen
- 13
Rondleiders bevestigen
- 14
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
- 15
Toiletvoorzieningen reserveren
- 16
Drukwerk bestellen
- 17
Routebordjes ontwerpen
2 personen
- 18
Programmafolders opmaken
2 personen
- 19
Bewegwijzering printen
2 personen
- 20
Infoborden voorbereiden
2 personen
- 21
Rondleidingen inhoudelijk voorbereiden
3 personen
- 22
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 23
Contactgegevens delen
- 24
Boodschappen doen
2 personen
- 25
Dranken koelen
2 personen
- 26
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 27
Programmafolders bundelen
2 personen
- 28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 29
Locatie openen
2 personen
- 30
Ruimtes controleren
2 personen
- 31
Tafels opstellen
4 personen
- 32
Stoelen plaatsen
4 personen
- 33
Informatiebalie inrichten
2 personen
- 34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 35
Versiering ophangen
2 personen
- 36
Routebordjes plaatsen
3 personen
- 37
Verlichting testen
2 personen
- 38
Rondleiders briefen
4 personen
- 39
Gastvrouwen en gastheren briefen
4 personen
Event
- 40
Registratiebalie bemannen
2 personen
- 41
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 42
Programmafolders uitdelen
2 personen
- 43
Eerste rondleiding geven
2 personen
- 44
Tweede rondleiding geven
2 personen
- 45
Derde rondleiding geven
2 personen
- 46
Vierde rondleiding geven
2 personen
- 47
Historische toelichting verzorgen
2 personen
- 48
Koffie en thee serveren
2 personen
- 49
Hapjes serveren
2 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Buffettafels schoonhouden
2 personen
- 52
Afvalbakken legen
2 personen
- 53
Toiletten controleren
2 personen
- 54
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
- 55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 56
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 57
Resterende catering afdekken
2 personen
- 58
Servies verzamelen
3 personen
- 59
Afval verzamelen
3 personen
- 60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 61
Versiering verwijderen
2 personen
- 62
Borden en linten verwijderen
3 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Ruimtes schoonmaken
3 personen
- 65
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 66
Materialen controleren
2 personen
- 67
Materialen terugbrengen
3 personen
- 68
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 69
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
- 70
Gevonden voorwerpen registreren
- 71
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 4
- Statafelsaantal 4
- Tafelkleedjesaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveertraysaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Nederlandse vlaggenaantal 4
- Bloemstukkenaantal 6
- Krijtbordenaantal 6
- Tafelbordjesaantal 12
Apparatuur
- Megafonenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Buitenlampenaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Sponzenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 20
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zakelijke hesjesaantal 10
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
Catering
- Informatiebalie
- Kassabox
- Naamstickersaantal 150
- Programmafoldersaantal 200
- Notitieblokkenaantal 10
- Balpennenaantal 30
- Boodschappen
Tips
- Plan rondleidingen in vaste rondes en houd ruimte tussen de groepen. Zo kunnen bezoekers aansluiten zonder dat een rondleider tegelijk een volle zaal en een vertrekkende groep moet begeleiden.
- Controleer de route ter plaatse minstens één week vooraf. Let niet alleen op de ingang, maar ook op drempels, smalle doorgangen, vluchtroutes en de plek waar routebordjes en infoborden komen.
- Maak het vrijwilligersrooster per tijdsblok en deel contactgegevens vooraf. Zorg per bezoekersstroom voor een aanspreekpunt, een rondleider en iemand die onverwachte drukte of vragen opvangt.
- Bestel drukwerk pas nadat programma en openingstijden definitief zijn. Print routebordjes, programmafolders en tafelbordjes minimaal drie dagen voor het evenement, zodat je nog fouten kunt herstellen.
- Bereken catering op basis van piekmomenten, niet alleen op het totaal aantal aanmeldingen. Zet koffie, thee en water klaar in thermoskannen en koel dranken vooraf; regel ook dieetwensen uiterlijk een week tevoren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je Open Monumentendag organiseren?
- Benader de monumentbeheerder bij voorkeur minimaal acht weken vooraf. Leg het programma, de openingstijden, rondleidingen en veiligheidsroute uiterlijk vier weken voor de dag vast. Drukwerk en vrijwilligersroosters kunnen daarna definitief worden gemaakt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor Open Monumentendag?
- Reken minimaal één vrijwilliger per publieksfunctie per tijdsblok: ontvangst, routebewaking en rondleiding. Bij meerdere monumenten of gelijktijdige rondes komt daar per locatie minstens één coördinator bij. Maak het rooster in blokken van ongeveer twee tot drie uur.
- Hoeveel bezoekers kan een rondleiding aan?
- Houd de groepsgrootte aan die de monumentbeheerder en rondleider veilig en verstaanbaar vinden; plan liever meerdere rondes dan één grote groep. Laat minimaal 10 tot 15 minuten tussen rondleidingen voor uitloop en het wisselen van bezoekers.
- Wanneer moet je bewegwijzering en programmafolders regelen?
- Bestel of print bewegwijzering en folders minimaal drie dagen vooraf, nadat tijden, routes en locaties zijn gecontroleerd. Leg ze op de dag zelf minstens één uur voor opening klaar, inclusief reserve-exemplaren voor onverwachte bezoekers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!