Boodschappenlijst voor een open dag van de gemeente

Een open dag van de gemeente vraagt om meer dan koffie en folders. Bezoekers bewegen tussen informatietafels, presentaties, rondleidingen en kinderactiviteiten, dus ontvangst, techniek en bewegwijzering moeten tegelijk klaarstaan. Regel houdbare catering eerder en haal verse producten pas vlak voor de open dag op. Gebruik deze boodschappenlijst naast je programma en stem aantallen af op het verwachte bezoekersaantal, de openingsduur en het aantal ruimtes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Ontvangstbalie
Barkrukkenaantal 6
Partytentenaantal 3
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Bureaulampenaantal 8

Decoratie

Gemeentevlaggenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 3
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 40
Naambadgesaantal 120
Polsbandjesaantal 300

Sportmateriaal

Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Kleurplatenaantal 150
Bouwblokkenaantal 4
Bellenblaasaantal 12
Springtouwenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Stoffer en blikaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Theezakjes - 300 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 2 kilo
- Koffiekoekjes - 12 pakken
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Ice tea - 18 flessen
- Spa Blauw - 8 kratten
- Spa Rood - 3 kratten
- Appelsap - 12 pakken
- Sinaasappelsap - 12 pakken
- Bier - 6 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- IJsblokjes - 20 zakken
- Mini sandwiches - 500 stuks
- Volkoren wraps - 80 stuks
- Witte wraps - 80 stuks
- Jonge kaas - 5 kilo
- Belegen kaas - 4 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Kruidenroomkaas - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 3 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Komkommer - 15 stuks
- Tomaten - 5 kilo
- Sla - 12 kroppen
- Paprika - 4 kilo
- Rode ui - 2 kilo
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Worteltjes - 4 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 12 kilo
- Bananen - 8 kilo
- Mandarijnen - 8 kilo
- Mini muffins - 300 stuks
- Brownies - 250 stuks
- Naturelchips - 12 zakken
- Paprikachips - 12 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Salsa - 8 potten
- Mayonaise - 4 flessen
- Ketchup - 4 flessen
- Mosterd - 3 potten
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 kilo
- Peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Kruidenmix - 4 zakjes
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 3 rollen
- Papieren servetten - 1000 stuks
- Papieren bekers - 500 stuks
- Houten roerstaafjes - 500 stuks
- Rietjes - 300 stuks
- Suikerzakjes - 500 stuks
- Wegwerpgebaksvorkjes - 300 stuks
- Wegwerpservetten - 500 stuks
- Afvalzakken - 60 stuks
- Composteerbare afvalzakken - 30 stuks
- Keukenpapier - 24 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Allesreiniger - 6 flessen
- Glasreiniger - 3 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Desinfectiedoekjes - 12 pakken
- Sponzen - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar

Tips

Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per bezoeker. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen en koffiekopjes bij de ontvangstbalie klaar, zodat de catering niet door het programma heen loopt.
Voorzie elke informatietafel van een plattegrond, programmafolder, naamkaartjes en duidelijke bewegwijzering. Print minimaal 10% extra exemplaren; bezoekers nemen folders mee en enkele stuks raken beschadigd.
Test laptops, projectoren, projectieschermen en draadloze microfoons uiterlijk de dag ervoor. Leg per presentatieruimte een verlengkabel, stekkerdoos en USB-stick klaar; zonder reserve-aansluiting valt techniek snel stil.
Maak voor rondleidingen een aparte route met afzetpalen en bordjes. Houd per groep enkele extra klapstoelen beschikbaar voor bezoekers die niet lang kunnen staan en zet de route ook op de plattegrond.
Zet partytenten, LED-lichtsnoeren en gemeentevlaggen alleen klaar als de buitenruimte dat vereist. Controleer uiterlijk de avond ervoor of tafels, stoelen en ontvangstbalie op de juiste plek staan en of de doorgangen vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie en drinken heb ik nodig voor een open dag van de gemeente?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per bezoeker. Bij een open dag van vier uur kun je als richtlijn vier tot zes drinkmomenten per bezoeker aanhouden, afhankelijk van het programma en het weer.
Hoeveel programmafolders moet ik printen voor een open dag?: Print het verwachte aantal bezoekers plus ongeveer 10% reserve. Verwacht je 300 bezoekers, leg dan circa 330 folders klaar en verdeel ze over de ontvangstbalie en de informatietafels.
Wanneer moet ik verse catering ophalen voor een open dag?: Haal verse catering op de dag zelf op, bij voorkeur één tot drie uur voor de ontvangst. Houdbare producten kun je eerder sorteren, zodat je op de evenementdag alleen nog hoeft te koelen, klaar te zetten en aan te vullen.
Wanneer test ik de techniek voor een open dag van de gemeente?: Test laptops, projectoren, microfoons, mobiele speakers en aansluitingen uiterlijk één dag vooraf. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van 15 minuten per presentatieruimte, inclusief USB-sticks en verlengkabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.