Liste de courses pour une journée portes ouvertes de la commune

Une journée portes ouvertes de la commune demande surtout du matériel facile à oublier : badges, plans, gobelets, rallonges et panneaux de direction. Prévoyez le nécessaire pour l’accueil, les visites guidées, les stands d’information et les activités pour enfants. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les emprunts avant l’installation. Comptez aussi les consommables selon le nombre de visiteurs attendus, plutôt que selon le nombre d’agents présents.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Accueil
Tabourets de barqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 6
Plateauxqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de bureauqté 8

Décoration

Drapeaux de la communeqté 6
Arches de ballonsqté 3
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 12
Supports de badges nominatifsqté 40
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 300

Matériel de sport

Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Coloriagesqté 150
Blocs de constructionqté 4
Machine à bullesqté 12
Cordes à sauterqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Sachets de thé - 300 pièces
- Café décaféiné - 2 paquets
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilos
- Biscuits au café - 12 paquets
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rood - 3 caisses
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 sacs
- Mini-sandwichs - 500 pièces
- Wraps complets - 80 pièces
- Wraps blancs - 80 pièces
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 4 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais aux herbes - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Saumon fumé - 2 kilos
- Concombre - 15 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Salade - 12 laitues
- Poivrons - 4 kilos
- Oignon rouge - 2 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 4 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Mandarines - 8 kilos
- Mini muffins - 300 pièces
- Brownies - 250 pièces
- Chips nature - 12 sachets
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Salsa - 8 pots
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Mélange d'épices - 4 sachets
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Serviettes en papier - 1000 pièces
- Gobelets en papier - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Pailles - 300 pièces
- Sachets de sucre - 500 pièces
- Fourchettes à dessert jetables - 300 pièces
- Serviettes jetables - 500 pièces
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Sacs poubelle compostables - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 24 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Nettoyant multi-usages - 6 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 3 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 12 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires

Conseils

Pour le café et les boissons, prévoyez au minimum deux tasses ou verres par visiteur attendu si la journée comprend plusieurs créneaux. Ajoutez une réserve de 10 % pour les visiteurs non inscrits et la casse.
Préparez les badges nominatifs au moins 48 heures avant l’ouverture. Imprimez-en quelques-uns vierges sur place pour les agents remplacés ou les visiteurs ajoutés au dernier moment.
Pour chaque espace accueillant du public, prévoyez une rallonge et une multiprise adaptées, puis testez les projecteurs, écrans, microphones et enceintes la veille. Les câbles doivent être fixés ou protégés sur les passages.
Imprimez les plans et programmes en fonction du nombre de foyers, pas uniquement du nombre de personnes inscrites : prévoyez environ un exemplaire par foyer et 10 % de réserve. Placez la signalétique avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Réservez les tables, chaises, tentes et poteaux de balisage au moins deux semaines à l’avance si le mobilier est loué ou partagé. Gardez une zone de stockage séparée pour le catering longue conservation et faites livrer le frais le jour même.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez deux verres ou tasses par visiteur pour une journée avec accueil et pauses, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 200 visiteurs, prévoyez donc environ 440 unités au total.
Combien de programmes faut-il imprimer pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez un programme par foyer attendu, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 150 foyers, imprimez environ 165 programmes afin de couvrir les inscriptions tardives et les pertes.
Quand préparer les badges nominatifs ?: Imprimez les badges définitifs 48 heures avant l’événement, après la confirmation des informations visiteurs. Gardez au moins 10 badges vierges et un marqueur à l’accueil pour les changements de dernière minute.
Quand aller chercher le catering frais ?: Récupérez le catering frais le jour de l’événement, idéalement deux à quatre heures avant l’ouverture. Le catering longue conservation peut être trié la veille, dans un espace propre et séparé.

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