Open dag organiseren: een praktische checklist

Een open dag vraagt om meer dan een datum en een uitnodiging. Je regelt tegelijk het programma, de route door de locatie, activiteiten, catering en de inzet van vrijwilligers. Begin met de indeling van de dag en werk daarna terug naar uitnodigingen, reserveringen en inkopen. In de laatste week controleer je materialen, dieetwensen, bewegwijzering en de weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om een veilige start, een duidelijke ontvangst en voldoende mensen op vaste plekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes controleren
2 personen
Activiteiten voor bezoekers bepalen
3 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Flyers verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen maken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Inkooplijst controleren
2 personen
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Plattegrond maken
Informatieborden voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routebordjes maken
2 personen
Vergunningen controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Activiteitenstations inrichten
5 personen
Spelmateriaal klaarleggen
3 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deuren en ontvangst openen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
Demonstraties verzorgen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Voorraad controleren
Verlichting inschakelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Activiteiten afsluiten
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Activiteitenmateriaal opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen retourneren
3 personen
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Statafelsaantal 4
Kledingrek
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Laptop
Printer
Lamineerapparaat

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballonnenpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Pennenaantal 40
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 8
Ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Spelletjesaantal 10
Knutseltafelkledenaantal 6
Kleurpotlodenaantal 20
Kleurplatenaantal 150
Schortenaantal 12

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemaantal 3
Blikvangersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfecterende handgelaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de bezoekersroute uiterlijk vier weken vooraf vast. Zo weet je hoeveel ruimtes, informatieborden, routebordjes en vrijwilligers je nodig hebt.
Plan de catering op basis van het verwachte aantal bezoekers en houd rekening met pieken rond ontvangst en pauzes. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en zet allergenen herkenbaar bij het eten.
Maak per activiteit een materiaalbak en controleer die minimaal twee dagen vooraf. Zo ontdek je ontbrekende materialen nog voordat alles naar de locatie moet worden gebracht.
Wijs vrijwilligers vaste rollen en tijdvakken toe, bijvoorbeeld voor ontvangst, activiteiten, catering en afsluiting. Plan per plek minstens één aanspreekpunt en geef iedereen de plattegrond.
Controleer op de ochtend zelf eerst het terrein en de ruimtes op veiligheid, looproutes en stroompunten. Zet daarna pas tafels, stoelen, tenten, geluidsset en informatieborden op hun definitieve plaats.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een open dag organiseren?: Begin minimaal zes weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en rond vrijwilligersindeling, catering en materiaalcontrole in de laatste twee weken af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Reken minimaal één vrijwilliger per actieve bezoekerszone en één extra persoon voor ontvangst of vragen. Bij vier activiteiten en een aparte cateringplek kom je al snel uit op zes vrijwilligers, exclusief opbouw en afsluiting.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een open dag?: Stuur de uitnodiging ongeveer vier weken vooraf. Stuur zeven tot tien dagen voor de open dag een herinnering en gebruik de aanmeldingen om catering, naamkaartjes en de inzet van vrijwilligers bij te werken.
Hoeveel koffie en drinken moet je voorzien op een open dag?: Reken voor een bezoeker die ongeveer twee uur blijft op twee warme dranken en één tot twee koude dranken. Koop daarnaast ongeveer 10 procent extra bekers en drinken voor vrijwilligers, morsen en onverwachte bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.