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Journée portes ouvertes : la checklist pour tout organiser

Une journée portes ouvertes demande de coordonner les visiteurs, les activités, l’accueil et la logistique au même moment. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, de la fixation de la date jusqu’à la fermeture du lieu. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, panneaux de direction, autorisations, météo et répartition des bénévoles. Le plan comprend 75 tâches et 67 éléments à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Vérifier le lieu et les espaces

    2 personnes

  • Définir les activités pour les visiteurs

    3 personnes

  • Rédiger les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Distribuer les flyers

    3 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Calculer les quantités de catering

    2 personnes

  • Vérifier la liste d’achats

    2 personnes

  • Vérifier le matériel d'activités

    2 personnes

  • Créer le plan

  • Préparer les panneaux d’information

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Créer des panneaux de direction

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer la restauration longue conservation

    2 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    4 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier la sécurité du site

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer le comptoir d'information

    2 personnes

  • Installer la table d’inscription

    2 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer les postes d’activités

    5 personnes

  • Préparer le matériel de jeu

    3 personnes

  • Installer la table traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

Événement

  • Ouvrir les portes et l’accueil

    4 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Présenter le programme

    2 personnes

  • Fournir les informations

    2 personnes

  • Accompagner les visites guidées

    3 personnes

  • Encadrer l'activité créative

    3 personnes

  • Encadrer les activités de jeux

    3 personnes

  • Assurer les démonstrations

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes à intervalles réguliers

    2 personnes

  • Vérifier les stocks

  • Allumer l’éclairage

    2 personnes

  • Encadrer le programme du soir

    3 personnes

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Clore les activités

    3 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre l'installation sonore

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Ranger le matériel d'activités

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Retourner les matériels

    3 personnes

  • Stocker les objets restants

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 12
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tables de bièreqté 4
  • Nappesqté 12
  • Tables hautesqté 4
  • Portant à vêtements
  • Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 100
  • Plateauxqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Fourchettes à gâteauqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Louchesqté 12
  • Petits bolsqté 20
  • Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 6
  • Pinces de serviceqté 8
  • Verres doseursqté 2
  • Bacs alimentairesqté 12
  • Papier aluminiumqté 4
  • Film alimentaireqté 4

Équipement

  • Système de sonorisation mobile
  • Microphoneqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Batteries externes rechargeablesqté 4
  • Ordinateur portable
  • Imprimante
  • Laminatrice

Décoration

  • Ballonsqté 200
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Décoration de tableqté 12
  • Badges nominatifsqté 150
  • Stylosqté 40
  • Ruban adhésifqté 8
  • Attaches-câblesqté 200
  • Panneaux en ardoiseqté 8
  • Marqueurs craieqté 12

Matériel de sport

  • Cônesqté 30
  • Cordes à sauterqté 8
  • Ballonsqté 12
  • Cerceauxqté 8
  • Jeuxqté 10
  • Nappes pour table de bricolageqté 6
  • Crayons de couleurqté 20
  • Coloriagesqté 150
  • Tabliersqté 12

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 6
  • Lanternes LEDqté 10

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Supports de sacs poubelleqté 8
  • Balaiqté 3
  • Éléments pharesqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
  • Gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date et le programme avant de rédiger les invitations : les visiteurs doivent connaître les horaires, les activités proposées et les modalités d’inscription dès le premier envoi.
  • Traitez les inscriptions au fil de l’eau et recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Cela vous permet de calculer les quantités de restauration et d’éviter les achats de dernière minute.
  • Prévoyez un responsable par zone : accueil, activités, restauration et circulation. Une répartition écrite des bénévoles doit être prête avant l’ouverture, avec les horaires de prise de poste.
  • Installez la signalétique avant l’arrivée du public : badges nominatifs, panneaux d’information et panneaux de direction doivent être visibles depuis l’entrée et aux changements de parcours.
  • Vérifiez la météo et la sécurité du site la veille, puis acheminer le matériel suffisamment tôt le jour même. Les tentes, tables, chaises, sonorisation et équipements de restauration doivent être en place avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le programme, envoyer les invitations, traiter les inscriptions, réserver le matériel et répartir les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue, puis faites un rappel 7 jours avant. Les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être clôturés quelques jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 par activité et 1 personne pour la restauration ou la logistique. Ajoutez une personne coordinatrice dès que plusieurs espaces fonctionnent en parallèle.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?
Vérifiez les autorisations, la météo, la sécurité du site, le plan d’installation et la liste des achats. Contrôlez aussi les boissons à refroidir, la restauration longue conservation, les badges et toute la signalétique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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