Open dag organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een open dag organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Reserveer eerst de sportvelden en open het aanmeldformulier, zodat je weet hoeveel deelnemers en begeleiders je kunt verwachten. Daarna regel je communicatie, groepsindeling, trainers, vrijwilligers en het demoprogramma. In de laatste week draait alles om materiaal, route, ontvangstbalie, hapjes, dranken en techniek. Deze checklist helpt je controleren wat vaak te laat wordt geregeld, zoals dieetwensen, naamkaartjes, EHBO en duidelijke bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Sportvelden reserveren
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag publiceren
Scholen en buurt informeren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
Trainers per activiteit inplannen
2 personen
Vrijwilligersinstructies maken
Demoprogramma opstellen
2 personen
Plattegrond en route maken
Inschrijfformulieren printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Materialen per sport verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Muziek afspeellijst klaarzetten
Contactgegevens printen
EHBO-koffer controleren

Event

Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmateriaal klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
Buffet en hapjes klaarzetten
4 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Inschrijftafel bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Proeflessen begeleiden
8 personen
Sportdemonstraties verzorgen
6 personen
Bezoekers naar activiteiten wijzen
2 personen
Foto's maken
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Servies verzamelen
2 personen
Ledeninformatie uitdelen
2 personen
Aanmeldingen voor lidmaatschap noteren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal opruimen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Vloeren schoonmaken
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Materialen droog opbergen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Aanmeldgegevens verwerken
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Naamkaartjesaantal 200
Pijlbordenaantal 12
Informatiebannersaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Volleybalnetaantal 2
Volleyballenaantal 8
Tennisracketsaantal 12
Tennisballenaantal 30
Pionnenaantal 40
Sporthoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Trainingshesjesaantal 30
Scorebordenaantal 4
Startfluitjesaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Broodmandenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Bouwlampenaantal 3
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
EHBO-koffer

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra de sportvelden zijn gereserveerd en sluit de inventarisatie uiterlijk enkele dagen voor de open dag. Dan kun je deelnemersgroepen indelen, dieetwensen verzamelen en trainers per activiteit plannen.
Maak de plattegrond en route niet pas op de dag zelf. Zet pijlborden en informatiebanners op logische kruispunten en controleer vooraf of bezoekers vanaf de ingang zonder uitleg bij de juiste sportactiviteit komen.
Plan per sport voldoende materiaal en controleer het minstens één week vooraf. Verzamel materialen per sport apart, zodat trainers niet tijdens de ontvangst nog moeten zoeken naar ontbrekende spullen.
Bouw de ontvangstbalie vóór de start volledig op met inschrijfformulieren, naamkaartjes en geprinte contactgegevens. Leg ook een mobiele telefoon en de gecontroleerde EHBO-koffer binnen handbereik.
Test speakers, draadloze microfoons, microfoonstandaards, verlengkabels en stekkerdozen vooraf op de locatie. Zet dranken koud en bereid hapjes zo dat de ontvangst niet stilvalt wanneer de eerste groepen binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een open dag organiseren en promoten?: Reserveer de sportvelden en open het aanmeldformulier zodra de datum vaststaat. Stuur uitnodigingen en informeer scholen en buurt minimaal 3 tot 4 weken vooraf, zodat je tijd hebt om aanmeldingen te verwerken en groepen te maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een open dag klaar te zetten?: Plan minstens 2 tot 3 uur voor de opbouw van ontvangstbalie, tafels, stoelen, partytenten, routeborden en apparatuur. Controleer sportmateriaal, EHBO en techniek al 5 tot 7 dagen vooraf; op de dag zelf doe je alleen een korte eindcontrole.
Hoe deel ik deelnemers in voor een open dag?: Verwerk de aanmeldingen enkele dagen vóór het evenement en deel deelnemers in groepen per activiteit en tijdslot in. Houd rekening met dieetwensen, beschikbare trainers en de capaciteit van de sportvelden, zodat elke groep een duidelijk programma krijgt.
Wat moet ik niet vergeten voor de ontvangst op een open dag?: Leg inschrijfformulieren, naamkaartjes, contactgegevens, pennen en route-informatie klaar bij de ontvangstbalie. Zorg daarnaast voor een EHBO-koffer, afvalbakken, garderoberekken en voldoende herbruikbare bekers; controleer dit uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.