Checklist pour organiser une journée portes ouvertes

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un enchaînement précis : réserver les terrains, attirer les participants, répartir les groupes et préparer l’accueil. Pour ce format sportif, il faut aussi coordonner les entraîneurs, le matériel de chaque activité et les démonstrations. Cette checklist rassemble 69 tâches et 59 fournitures, de l’ouverture des inscriptions jusqu’au rangement. Elle vous aide à repérer les éléments souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les badges ou les consignes destinées aux bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver les terrains de sport
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes
Informer les écoles et le voisinage
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de participants
2 personnes
Planifier les entraîneurs par activité
2 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
Établir le programme de démonstration
2 personnes
Créer le plan et l'itinéraire
Imprimer les formulaires d’inscription
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Rassembler le matériel par sport
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la playlist
Imprimer les coordonnées
Vérifier la trousse de premiers secours

Événement

Installer le bureau d’accueil
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Installer le matériel de sport
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le point café et thé
3 personnes
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Tenir la table d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Encadrer les cours d’essai
8 personnes
Assurer les démonstrations sportives
6 personnes
Guider les visiteurs vers les activités
2 personnes
Prendre des photos
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Distribuer les informations aux membres
2 personnes
Noter les inscriptions à l'adhésion
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Ranger le matériel sportif
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les sols
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Ranger le matériel au sec
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Traiter les données d’inscription
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Sauvegarder les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6
Plateauxqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Badges nominatifsqté 200
Panneaux indicateursqté 12
Bannières d’informationqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Multiprisesqté 6
Téléphone mobileqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Filet de volley-ballqté 2
Ballons de volleyqté 8
Raquettes de tennisqté 12
Balles de tennisqté 30
Cônesqté 40
Cerceaux de sportqté 12
Cordes à sauterqté 12
Chasubles d’entraînementqté 30
Panneaux de scoreqté 4
Sifflets de départqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Projecteurs de chantierqté 3
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription assez tôt pour connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires avant de répartir les groupes. Prévoyez une date limite claire, idéalement 7 jours avant la journée portes ouvertes.
Réservez les terrains avant de publier le programme. Sans créneaux confirmés, il devient difficile de planifier les entraîneurs, les démonstrations et l’itinéraire entre les activités.
Préparez les consignes des bénévoles au moins 3 jours avant l’événement. Indiquez qui tient le bureau d’accueil, qui accompagne les groupes et qui sait utiliser le téléphone en cas de problème.
Regroupez le matériel sport par sport plutôt que de tout déposer au même endroit. Faites la vérification des stocks et du matériel au plus tard la veille, puis préparez les encas et mettez les boissons au frais.
Installez le bureau d’accueil avant l’arrivée du premier participant. Gardez à portée de main les formulaires, les badges nominatifs, les coordonnées, l’itinéraire et la trousse de premiers secours.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la date prévue. Fermez-les environ 7 jours avant afin de traiter les demandes, recueillir les besoins alimentaires et former les groupes.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 3 semaines pour réserver les terrains, informer les écoles et le voisinage, envoyer les invitations et gérer les inscriptions. Commencez la préparation pratique du matériel 3 à 7 jours avant.
Que faut-il préparer pour l’accueil le jour J ?: Préparez un bureau avec les formulaires, les badges, les panneaux indicateurs, l’itinéraire et les coordonnées utiles. Installez-le au moins 30 minutes avant l’ouverture pour tester l’organisation et orienter les premiers arrivants.
Quand vérifier le matériel sportif et les boissons ?: Vérifiez le matériel sportif et les stocks la veille, après avoir rassemblé les éléments par activité. Mettez les boissons au frais le jour précédent et préparez les encas le matin ou quelques heures avant l’accueil.

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