Boodschappenlijst voor een open dag

Voor een open dag heb je meer nodig dan koffie en een paar tafels. Bezoekers moeten hun jas kwijt kunnen, weten waar ze heen moeten en zonder wachten iets kunnen drinken of deelnemen aan activiteiten. Denk daarom naast catering ook aan naamkaartjes, routebordjes, informatieborden, mobiele geluidsapparatuur en materiaal om alles veilig klaar te zetten. Gebruik de lijst hieronder als controle voordat je boodschappen doet en spullen naar de locatie brengt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Statafelsaantal 4
Kledingrek
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Laptop
Printer
Lamineerapparaat

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballonnenpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Pennenaantal 40
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 8
Ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Spelletjesaantal 10
Knutseltafelkledenaantal 6
Kleurpotlodenaantal 20
Kleurplatenaantal 150
Schortenaantal 12

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemaantal 3
Blikvangersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfecterende handgelaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Thee - 6 dozen
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Chocolademelk - 8 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 10 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- IJsblokjes - 12 zakken
- Waterijsjes - 100 stuks
- Miniwater - 100 flesjes
- Koffiemelk - 4 kuipjes
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Theelepels - 150 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Kaneelkoekjes - 4 pakken
- Mini-muffins - 150 stuks
- Appeltaart - 4 taarten
- Slagroom - 6 spuitbussen
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Popcorn - 6 zakken
- Pinda's - 4 zakken
- Rozijnen - 4 zakken
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Druiven - 8 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 6 kilogram
- Worteltjes - 5 kilogram
- Paprika's - 20 stuks
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 8 bakjes
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Vegetarische spreads - 12 bakjes
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte broodjes - 150 stuks
- Mini-pistolets - 150 stuks
- Boter - 4 pakken
- Margarine - 4 kuipjes
- Kipfiletbeleg - 3 kilogram
- Ham - 3 kilogram
- Kaasplakken - 3 kilogram
- Jam - 4 potten
- Pindakaas - 4 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Augurken - 2 potten
- Olijven - 2 potten
- Kruidenboter - 8 bakjes
- Kruidenkaas - 8 bakjes
- Wraps - 100 stuks
- Falafel - 4 kilogram
- Pastasalade - 8 kilogram
- Aardappelsalade - 6 kilogram
- Groene salade - 6 kilogram
- Druivensuiker - 100 tabletten
- Servetten - 500 stuks
- Papieren rietjes - 200 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Vershoudbakjes - 40 stuks
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Toiletpapier - 48 rollen
- Vloeibare handzeep - 6 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Papieren tafellopers - 12 rollen
- Batterijen - 24 stuks
- Balpennen - 50 stuks

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en houd daarna ongeveer 1 drankje per uur aan. Zet gekoelde dranken apart klaar van koffie, thee en water.
Plan per 10 bezoekers minimaal 1 tafel of duidelijk afgebakende plek voor informatie, inschrijving of activiteiten. Leg naamkaartjes, pennen en programmamateriaal daar direct bij.
Voor koffie heb je naast koffiezetapparaten ook kopjes, schotels, lepels, thermoskannen en suiker of melk nodig. Zet minstens 1 reservekan of waterkoker klaar als meerdere groepen tegelijk arriveren.
Controleer 1 dag vooraf of partytenten, tafels, stoelen, kledingrekken en kapstokken compleet zijn. Neem bij buitengebruik extra bevestigingsmateriaal mee en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf.
Test de mobiele geluidsset en microfoon uiterlijk 2 uur voor opening op de plek waar je spreekt. Leg routebordjes, informatieborden en een plattegrond klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bekers heb ik nodig voor een open dag?: Reken op 2 tot 3 bekers per bezoeker als je herbruikbare bekers gebruikt en niet tussendoor afwast. Voor 100 bezoekers betekent dat 200 tot 300 bekers, plus ongeveer 10 procent reserve.
Hoeveel koffie moet ik inkopen voor een open dag?: Houd rekening met 1 tot 2 koppen koffie per volwassen bezoeker wanneer de open dag 2 tot 3 uur duurt. Voor 100 volwassenen heb je dus ongeveer 100 tot 200 koppen nodig; controleer daarbij of je genoeg koffiezetcapaciteit en thermoskannen hebt.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een open dag doen?: Koop houdbare catering, servies en verbruiksartikelen uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf. Haal gekoelde producten en vers eten bij voorkeur op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder, zodat koeling en houdbaarheid beheersbaar blijven.
Hoeveel tafels en stoelen heb ik nodig voor een open dag?: Voor een korte informele open dag kun je rekenen op 1 tafel per 8 tot 10 bezoekers voor informatie, catering of activiteiten. Zet alleen stoelen neer waar bezoekers langer blijven en plan daarvoor ongeveer 1 stoel per 3 bezoekers; pas dit aan op het programma en de beschikbare ruimtes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.