Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes demande plus qu’un espace accueillant et quelques boissons. Il faut prévoir le mobilier d’accueil, la vaisselle, le café, le matériel de restauration, la signalétique et l’équipement audio. Les oublis les plus fréquents concernent les gobelets réutilisables, les badges, les panneaux directionnels et le refroidissement des boissons. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel avant l’ouverture, en tenant compte du nombre de visiteurs attendus et des activités prévues.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 12
Tables hautesqté 4
Portant à vêtements
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Laminatrice

Décoration

Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 150
Stylosqté 40
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Matériel de sport

Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 8
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 8
Jeuxqté 10
Nappes pour table de bricolageqté 6
Crayons de couleurqté 20
Coloriagesqté 150
Tabliersqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Balaiqté 3
Éléments pharesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Lait chocolaté - 8 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 12 sacs
- Sucettes glacées - 100 pièces
- Miniwater - 100 bouteilles
- Crème pour café - 4 pots
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Cuillères à thé - 150 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Biscuits à la cannelle - 4 paquets
- Mini-muffins - 150 pièces
- Tarte aux pommes - 4 tartes
- Crème fouettée - 6 bombes
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Popcorn - 6 sachets
- Arachides - 4 sachets
- Raisins secs - 4 sacs
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 6 kilogrammes
- Carottes - 5 kilogrammes
- Poivrons - 20 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Tartinades végétariennes - 12 barquettes
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 150 pièces
- Mini-pistolets - 150 pièces
- Beurre - 4 paquets
- Margarine - 4 barquettes
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Tranches de fromage - 3 kilogrammes
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 4 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Cornichons - 2 pots
- Olives - 2 bocaux
- Beurre aux herbes - 8 pots
- Fromage aux herbes - 8 barquettes
- Wraps - 100 pièces
- Falafel - 4 kilogrammes
- Salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 6 kilogram
- Salade verte - 6 kilogrammes
- Dextrose - 100 comprimés
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Boîtes hermétiques - 40 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Chemins de table en papier - 12 rouleaux
- Piles - 24 pièces
- Stylos-billes - 50 pièces

Conseils

Prévoyez au moins une assise par visiteur présent en même temps, puis ajoutez quelques tables pliantes pour les inscriptions, les activités et la restauration. Les tables hautes sont utiles dans les zones où les visiteurs restent peu de temps.
Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture et gardez une glacière de réserve sur place.
Pour le café, prévoyez une tasse par service et au moins un thermos de secours. Les machines à café, bouilloires, louches, pinces de service et plateaux sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’accueil des premiers visiteurs.
Préparez les badges nominatifs, les panneaux d’information et les panneaux de direction au moins la veille. Emportez du matériel de fixation et installez les indications avant l’arrivée du public, surtout si le lieu comporte plusieurs espaces.
Réservez une zone séparée pour les manteaux et les vêtements, avec un portant et des porte-manteaux. Transportez la vaisselle, les bacs alimentaires, le film alimentaire et le papier aluminium dans des contenants fermés pour éviter les pertes et la salissure.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum deux gobelets réutilisables par visiteur attendu, et trois si les visiteurs restent plusieurs heures. Ajoutez une réserve de 10 % pour les gobelets égarés ou utilisés simultanément.
Combien de chaises faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez une chaise par personne assise au même moment, et non par visiteur total sur la journée. Pour un accueil avec ateliers, prévoyez généralement une chaise par participant à chaque activité, plus 10 % de marge.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les boissons et les produits non périssables deux à trois jours avant l’événement. Les produits frais peuvent être pris la veille, puis les boissons doivent être mises au frais plusieurs heures avant l’ouverture.
Quand préparer les panneaux et les badges nominatifs ?: Préparez les panneaux, les badges et le plan du lieu au moins 24 heures avant la journée portes ouvertes. Gardez quelques badges vierges et une solution d’écriture pour les inscriptions de dernière minute.

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