Zo organiseer je een oogstfeest zonder last-minute stress

Begin een oogstfeest niet met boodschappen doen, maar met datum, programma en locatie. Daarna regel je vergunningen, leveranciers en vrijwilligers, zodat je weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Werk vervolgens de gastenlijst, dieetwensen, terreinindeling en bewegwijzering uit. Plan de praktische voorbereiding pas daarna: koeling, buffet, decoratie, versproducten en een regenplan. De laatste controle draait om het terrein, de voorraad en een duidelijke contactlijst voor de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Leveranciers reserveren
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma naar gasten sturen
11
Weersverwachting controleren
12
Alternatief regenplan klaarzetten
2 personen
13
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
14
Contactlijst uitwerken
15
Plattegrond van terrein maken
2 personen
16
Programma- en routeborden maken
2 personen
17
Decoratie voorbereiden
3 personen
18
Materialen inventariseren
2 personen
19
Koelkasten en koelboxen controleren
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Versproducten ophalen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
25
Terrein maaien en controleren
2 personen
26
Opbouwploeg instrueren
2 personen
27
Terrein afzetten
3 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Buffetruimte inrichten
3 personen
32
Drankpunt inrichten
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Salades en bijgerechten maken
4 personen
37
Warm eten voorbereiden
4 personen
38
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
39
Buffetkaarten plaatsen
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Verlichting ophangen
3 personen
42
Muziek aansluiten
2 personen
43
Stroomvoorziening testen
2 personen
44
Toiletten controleren
2 personen
45
Afvalpunten plaatsen
2 personen
46
Ingang en ontvangsttafel inrichten
2 personen
47
Garderobe inrichten
2 personen
48
Vrijwilligersbriefing houden
4 personen

Event

49
Bezoekers ontvangen
3 personen
50
Programma toelichten
51
Oogstproducten tentoonstellen
2 personen
52
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
53
Oogstspel begeleiden
2 personen
54
Proeverij verzorgen
3 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Buffet openen
2 personen
59
Buffet bedienen
4 personen
60
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
61
Tafels afruimen
3 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
64
Muziek en verlichting bedienen
65
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

66
Eten veilig afdekken
3 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Servies verzamelen
3 personen
69
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
72
Terrein grof opruimen
4 personen
73
Keuken schoonmaken
3 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
76
Partytenten afbreken
4 personen
77
Terrein schoon opleveren
3 personen
78
Materialen opslaan
3 personen
79
Huurmaterialen retourneren
2 personen
80
Overgebleven voorraad verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Soepkommenaantal 110
Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Buffetbakkenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Kookpannenaantal 4
Braadpannenaantal 3
Serveertangenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Jute tafellopersaantal 12
Rieten mandenaantal 10
Houten kratjesaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Strobalenaantal 12
Tafelbordjesaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Sportmateriaal

Houten spelkistenaantal 4
Ringwerpsetsaantal 3
Blikwerpsetsaantal 3
Touwtrektouwenaantal 2
Houten lepelsaantal 12
Aardappelzakkenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Geef gasten het programma uiterlijk een week vooraf, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en verwachte aantallen tijdig kunt verwerken.
Reserveer partytenten, tafels, stoelen en buffettafels zodra de locatie vaststaat. Controleer minimaal twee weken voor het feest of alle materialen compleet zijn en passen binnen je terreinindeling.
Plan vrijwilligers in blokken van twee tot drie uur en zet per onderdeel één aanspreekpunt op de contactlijst. Zo blijft er tijdens ontvangst, buffet en opruimen altijd iemand beschikbaar voor vragen.
Maak naast de plattegrond een regenplan met een concrete plek voor het buffet, de zitplaatsen en het programma. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas de indeling aan voordat leveranciers of vrijwilligers arriveren.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf, haal versproducten op de dag ervoor of dezelfde ochtend en koel dranken minimaal 12 uur. Controleer koelkasten, koelboxen, warmhoudbakken en serveermateriaal voordat je het terrein opbouwt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oogstfeest organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Regel vergunningen, leveranciers en vrijwilligers bij voorkeur uiterlijk 6 weken voor het feest.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een oogstfeest?: Verstuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest. Dan heb je nog tijd om dieetwensen, porties en zitplaatsen te verwerken.
Wanneer controleer je het terrein voor een oogstfeest?: Doe een eerste terreincontrole ongeveer 2 weken vooraf en controleer het terrein opnieuw 1 tot 2 dagen voor de start. Maai, verwijder obstakels en zet route- en programmaborden pas na de laatste indelingscontrole neer.
Hoeveel tijd heb je nodig om een oogstfeest op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor tenten, tafels, buffet, bewegwijzering en decoratie. Plan daarnaast 30 minuten voor een gezamenlijke veiligheids- en taakbriefing met de vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.