Organiser une fête des récoltes sans rien oublier

Une fête des récoltes se prépare dans un ordre précis : commencez par la date, le lieu et le programme, puis verrouillez les autorisations et les fournisseurs. Les inscriptions permettent ensuite d’estimer les repas, les boissons, les places assises et les besoins alimentaires. Prévoyez aussi l’organisation du terrain, des bénévoles et du plan pluie avant la dernière semaine. Le jour venu, contrôlez d’abord le matériel, le froid et la signalétique avant de récupérer les produits frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et le terrain
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Réserver les fournisseurs
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer le programme aux invités
11
Vérifier les prévisions météo
12
Préparer un plan pluie de rechange
2 personnes
13
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
14
Établir la liste de contacts
15
Créer le plan du site
2 personnes
16
Créer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
17
Préparer la décoration
3 personnes
18
Inventorier le matériel
2 personnes
19
Vérifier les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
25
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
26
Briefer l'équipe de montage
2 personnes
27
Balisage du site
3 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Aménager l’espace buffet
3 personnes
32
Installer le point boissons
2 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Préparer les salades et les accompagnements
4 personnes
37
Préparer les plats chauds
4 personnes
38
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
39
Placer les cartes du buffet
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Installer l'éclairage
3 personnes
42
Brancher la musique
2 personnes
43
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
46
Aménager l’entrée et le bureau d’accueil
2 personnes
47
Aménager le vestiaire
2 personnes
48
Animer le briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Présenter le programme
51
Exposer les produits de la récolte
2 personnes
52
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
53
Animer le jeu de la récolte
2 personnes
54
Assurer une dégustation
3 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Ouvrir le buffet
2 personnes
59
Assurer le service du buffet
4 personnes
60
Servir les repas diététiques
2 personnes
61
Dégager les tables
3 personnes
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
64
Gérer la musique et l'éclairage
65
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

66
Couvrir les aliments de manière sécurisée
3 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Rassembler la vaisselle
3 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Collecter et trier les déchets
4 personnes
72
Nettoyer grossièrement le terrain
4 personnes
73
Nettoyer la cuisine
3 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
76
Démonter les tentes de fête
4 personnes
77
Rendre le terrain propre
3 personnes
78
Stocker le matériel
3 personnes
79
Retourner les matériels de location
2 personnes
80
Répartir le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Bol à soupeqté 110
Verres à boireqté 160
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Bacs à buffetqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Casserolesqté 4
Sauteusesqté 3
Pinces de serviceqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Chemins de table en juteqté 12
Paniers en osierqté 10
Caisses en boisqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Balles de pailleqté 12
Pancartes de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12

Matériel de sport

Caisses en bois pour jeuxqté 4
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Jeux de lancer de boîtesqté 3
Cordes de tir à la cordeqté 2
Cuillères en boisqté 12
Sacs de pommes de terreqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le terrain, les tentes, les tables et les fournisseurs.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant la fête. Vous pourrez ainsi ajuster les quantités et le contenu du buffet.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne référente pour l’accueil, le buffet, les boissons et le rangement. Préparez une liste de contacts unique, imprimée et disponible sur téléphone.
Ne repoussez pas le plan pluie à la veille : définissez au moins 7 jours avant quelles activités passent sous les tentes et comment vous déplacez les tables, les chaises et le buffet.
Faites l’inventaire du matériel 3 à 5 jours avant, puis refroidissez les boissons la veille. Récupérez les produits frais le jour même et vérifiez le terrain après la tonte, avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête des récoltes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les fournisseurs, d’obtenir les autorisations, d’envoyer les invitations et de recruter les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une fête des récoltes ?: Envoyez-les environ 5 semaines avant la date, avec le programme provisoire et une date limite d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant l’événement.
Quand prévoir un plan pluie pour la fête ?: Préparez-le au moins 7 jours à l’avance, puis vérifiez les prévisions à J-3 et la veille. Notez précisément les activités déplacées, les emplacements sous tente et les personnes chargées du changement.
Quand acheter les aliments et refroidir les boissons ?: Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant et récupérez les produits frais le jour de la fête ou la veille selon leur conservation. Mettez les boissons au frais la veille pour avoir plusieurs heures de refroidissement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.