Oogstfeest organiseren: een checklist die werkt

Een oogstfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten en eten inkopen. Je regelt eerst datum, programma, locatie en meldingen, daarna de gasten, leveranciers en vrijwilligers. In de laatste week verschuift de aandacht naar dieetwensen, weersverwachting, voorraad en activiteiten voor kinderen. Op de dag zelf helpen een afgedrukt draaiboek, duidelijke contactlijst en vaste opbouwvolgorde om het terrein en buffet op tijd klaar te hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst maken
Weersvoorspelling controleren
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst finaliseren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Activiteitenmateriaal sorteren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Menukaarten printen
Terrein vegen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Podiumvrije speelruimte maken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
Stroom en kabels beveiligen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Spelstations klaarzetten
4 personen
Knutseltafels klaarzetten
2 personen
Eetwaren voorbereiden
4 personen
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
Fruit en salades snijden
3 personen
Toiletten controleren

Event

Entree en registratie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
Oogsttafel demonstreren
2 personen
Kinderspellen begeleiden
4 personen
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
Speurtocht begeleiden
3 personen
Pompoenactiviteiten begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Warme gerechten uitserveren
4 personen
Eettafels afruimen
3 personen
Muziek verzorgen
Dansactiviteit begeleiden
2 personen
Avondactiviteit begeleiden
3 personen
Licht en terrein controleren
2 personen
Laatste ronde afval verzamelen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Eten en drinken veilig afsluiten
2 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad terugpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 140
Kommetjesaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Jute tafellopersaantal 12
Strobalenaantal 20
Houten kratjesaantal 16
Lege glazen pottenaantal 30
Kunstbladerenaantal 60
Vlaggenlijnenaantal 12
Welkomstbord
Menubordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 150
Krijtbordstiftenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Dunschillersaantal 3
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Aluminium bakplatenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Koelmattenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Sportmateriaal

Hoepelsaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Pionnenaantal 24
Springtouwenaantal 8
Kruiwagensaantal 2
Houten lepelsaantal 20
Aardappelzakkenaantal 12
Speurtochtbakjesaantal 20
Prijzenbekersaantal 30

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het oogstfeest in drie fasen: leg programma en locatie enkele weken vooraf vast, verwerk aanmeldingen en dieetwensen in de laatste twee weken en rond boodschappen en leveranciers uiterlijk 2 dagen van tevoren af.
Controleer het terrein minstens 7 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Kijk niet alleen naar ruimte voor tafels en stoelen, maar ook naar de plek van partytenten, buffet en kinderactiviteiten.
Tel servies en glazen op basis van het definitieve aantal gasten en plan per persoon minimaal 1 bord, 1 kom, 1 drinkglas en 1 bestekset. Voeg voor het buffet extra opscheplepels, serveerkommen en dienbladen toe.
Koel dranken pas nadat de voorraad is gecontroleerd en reserveer daarvoor minstens 4 uur. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zorg dat water apart bereikbaar blijft.
Druk het draaiboek, de contactlijst, naamkaartjes en menukaarten uiterlijk de avond ervoor af. Deel vrijwilligers per taak in vóór de opbouw, zodat tafels, stoelen, buffet en activiteiten niet op één persoon terechtkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oogstfeest organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Regel meldingen, reserveringen en leveranciers daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor het feest de uitnodigingen en aanmeldingen kunt verwerken.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een oogstfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een feest van 4 uur komt dat neer op ongeveer 6 tot 8 drankjes per gast; controleer daarnaast de voorraad water en houd rekening met kinderen en niet-alcoholische opties.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een oogstfeest verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie 10 tot 14 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden uiterlijk 3 dagen voor het feest door aan degene die de boodschappen of verse producten regelt.
Wanneer controleer ik het weer voor een oogstfeest buiten?: Bekijk de weersverwachting 7 dagen vooraf voor de grote beslissingen en opnieuw 48 uur en 4 uur voor aanvang. Gebruik die laatste controles om partytenten, tafelschikking, kledingadvies en eventuele aanpassingen aan het programma definitief te maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.