Organiser une fête des récoltes sans rien oublier

Une fête des récoltes réussie repose sur une préparation étalée dans le temps, surtout si elle se déroule sur un terrain extérieur. Ce plan rassemble 72 tâches et 70 fournitures pour suivre les réservations, les autorisations, les inscriptions, les repas et l’installation. Tu peux avancer dans l’ordre, puis ajuster le programme selon la météo et le nombre de participants. Les derniers jours servent surtout à confirmer les fournisseurs, récupérer les produits frais et répartir les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Sélectionner les activités pour enfants
2 personnes
Imprimer le déroulé
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer une liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les stocks
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier le matériel d’activités
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les menus
Balayer le site
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Créer un espace de jeu sans podium
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Sécuriser l’alimentation et les câbles
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place les stations de jeu
4 personnes
Installer les tables de bricolage
2 personnes
Préparer les aliments
4 personnes
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
3 personnes
Couper les fruits et les salades
3 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Assurer l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
Faire une démonstration de la table de récolte
2 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
Encadrer les activités sur les citrouilles
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les plats chauds
4 personnes
Dégager les tables à manger
3 personnes
Fournir la musique
Animer l’activité danse
2 personnes
Animer l’activité du soir
3 personnes
Vérifier l’éclairage et le terrain
2 personnes
Collecter les déchets pour le dernier tour
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Sécuriser la nourriture et les boissons
2 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Récupérer les stocks
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Tables de logeqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 140
Petits bolsqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 160
Verres à vinqté 60
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Plateauxqté 8

Décoration

Nappesqté 18
Chemins de table en juteqté 12
Balles de pailleqté 20
Caisses en boisqté 16
Bocaux en verre videsqté 30
Feuilles artificiellesqté 60
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux de menuqté 4
Badges nominatifsqté 150
Feutres pour tableau noirqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Éplucheursqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Plaques de cuisson en aluminiumqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Thermosqté 6

Matériel de sport

Cerceauxqté 8
Balles souplesqté 12
Cônesqté 24
Cordes à sauterqté 8
Brouettesqté 2
Cuillères en boisqté 20
Sacs de pommes de terreqté 12
Paniers de chasse au trésorqté 20
Coupes de prixqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 48

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme dès le début, puis vérifie le lieu, le terrain et les autorisations avant d’envoyer les invitations. Une réservation ou une déclaration oubliée peut bloquer toute l’organisation.
Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions et arrête la liste des courses au moins 5 jours avant la fête. Garde ensuite une marge pour les produits frais et les portions supplémentaires.
Prévois le refroidissement des boissons la veille : pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne et par heure, selon la durée et le public. Vérifie aussi les verres, les tasses et les ustensiles avant les achats.
Répartis les bénévoles sur des créneaux précis, par exemple installation, accueil, buffet et rangement. Imprime le déroulé et la liste de contacts afin que chacun sache qui appeler sans chercher les informations le jour J.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis encore le matin même. Les tentes, les tables, les chaises, les nappes et la signalétique doivent être installées avant l’arrivée des invités, même si le temps semble stable.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête des récoltes ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les fournisseurs, de gérer les autorisations, d’envoyer les invitations et de traiter les inscriptions.
Combien de temps avant envoyer les invitations ?: Envoie-les environ 4 semaines avant la fête, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Tu pourras ainsi estimer les repas, les boissons, les badges nominatifs et le nombre de chaises.
Quand vérifier la météo pour une fête en extérieur ?: Fais une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin de l’événement. Prépare les tentes et adapte l’installation des tables, des activités et du buffet avant l’arrivée des participants.
Que préparer la veille d’une fête des récoltes ?: La veille, refroidis les boissons, vérifie les stocks, trie le matériel d’activités, prépare les badges et imprime les menus et le déroulé. Récupère les produits frais le plus tard possible, idéalement le jour même, pour préserver leur qualité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.