Oogstfeest organiseren: checklist en planning

Een oogstfeest vraagt vooral om een strakke planning rond eten, buitenruimte en vrijwilligers. Leg eerst datum en locatie vast, werk daarna het programma en de uitnodigingen uit. Verzamel dieetwensen ruim op tijd en controleer enkele dagen vooraf het weer, de meubels en het servies. Op de dag zelf houd je houdbare en verse boodschappen gescheiden, bouw je de partytenten op en controleer je paden, verlichting en taakverdeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Buurtbewoners herinneren
Weersverwachting controleren
Tafels en stoelen reserveren
Partytenten reserveren
Koelboxen controleren
Servies en bestek tellen
Verlichting testen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Spelactiviteiten selecteren
2 personen
Oogstproducten verzamelen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
Verse boodschappen koelen
2 personen
Taakverdeling bevestigen
Contactlijst medewerkers delen
Weersplan klaarleggen
2 personen
Locatie en paden controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels klaarzetten
2 personen
Decoratietafels plaatsen
2 personen
Oogstdisplay opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtlijnen ophangen
2 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades bereiden
3 personen
Soep opwarmen
2 personen
Broodmanden vullen
2 personen
Dessertporties klaarzetten
2 personen
Allergenenkaarten plaatsen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Medewerkers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
Oogstdisplay toelichten
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Oogstspel begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten veilig afdekken
2 personen
Dranken opruimen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Afval scheiden
2 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Decoratie veilig verwijderen
2 personen
Lichtlijnen verwijderen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Spelmaterialen opruimen
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Klapbankenaantal 4
Kledinghangersaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Schenkkanaantal 4
Thermoskanaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Serveerschotelsaantal 8
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 6

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare accu'saantal 2

Decoratie

Hooibalenaantal 8
Pompoenenaantal 20
Kalebassenaantal 15
Jute tafellopersaantal 8
Houten kratjesaantal 12
Kunstbladerenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 6
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 6
Glazen windlichtenaantal 12
Tafellantaarnsaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 12
Batterijlampenaantal 6

Sportmateriaal

Houten werpringenaantal 6
Houten kegelsaantal 10
Jute zakkenaantal 8
Touwtrektouw
Houten lepelsaantal 12
Kunststof eierenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Handvegeraantal 2
Handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het menu pas nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Reken per gerecht uit hoeveel porties nodig zijn en controleer daarna of je voldoende soepkommen, glazen, bestek en serveerschalen hebt.
Controleer de buitenopstelling uiterlijk 2 dagen vooraf. Tel tafels, stoelen en klapbanken, test de verlichting en bepaal waar de buffettafels en partytenten komen te staan.
Maak voor vrijwilligers één contactlijst met taken en telefoonnummers. Bevestig de taakverdeling uiterlijk de dag voor het oogstfeest, zodat niemand bij aankomst nog moet uitzoeken wie tenten, eten of koffie regelt.
Zet houdbare boodschappen eerder apart en koel verse producten direct na aankoop. Controleer op de ochtend zelf de koelboxen en koelelementen voordat eten en drinken naar de locatie gaan.
Leg naast het programma ook een weersplan klaar. Spreek vooraf af wanneer je de partytenten opbouwt, waar activiteiten bij regen doorgaan en wie buurtbewoners over een wijziging informeert.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een oogstfeest versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het feest, zodat je porties, boodschappen en zitplaatsen kunt plannen.
Wanneer controleer ik het weer voor een oogstfeest buiten?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf voor een eerste beslissing en opnieuw 48 uur vooraf. Leg uiterlijk de dag ervoor vast of je de partytenten en het alternatieve programma nodig hebt.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een oogstfeest?: Tel voor iedere aangemelde gast minimaal 1 bord, 1 kom, 1 glas en 1 volledige set bestek. Voor koffie en thee heb je daarnaast 1 kopje per gast nodig; leg bij buffet en drankpunt ongeveer 10 procent extra klaar.
Wanneer bouw ik de partytenten en richt ik de locatie in?: Bouw de partytenten bij voorkeur op de ochtend van het oogstfeest, zodra de ondergrond en weersomstandigheden gecontroleerd zijn. Reserveer daarvoor minimaal 2 uur en controleer daarna de paden, tafels, stoelen en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.