Erntedankfest organisieren: Die komplette Checkliste

Ein Erntedankfest wirkt oft unkompliziert, bis Zelte, Sitzplätze, warme Speisen und Helfer gleichzeitig gebraucht werden. Mit dieser Checkliste legst du zuerst Termin und Ort fest, planst danach Programm und Verpflegung und prüfst kurz vor dem Fest die Ausstattung. Besonders leicht vergessen werden Ernährungswünsche, Kühlmöglichkeiten, Beleuchtung und ein belastbarer Wetterplan. So weißt du rechtzeitig, was reserviert, eingekauft, gekühlt oder aufgebaut werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anwohner erinnern
Wettervorhersage prüfen
Tische und Stühle reservieren
Partyzelte reservieren
Kühlboxen kontrollieren
Geschirr und Besteck zählen
Beleuchtung testen
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
Spielaktivitäten auswählen
2 Personen
Ernteprodukte sammeln
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
Frische Einkäufe kühlen
2 Personen
Aufgabenverteilung bestätigen
Mitarbeiterkontaktliste teilen
Wetterplan bereitlegen
2 Personen
Gelände und Wege prüfen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet-Tische aufstellen
2 Personen
Dekorationstische aufstellen
2 Personen
Ernte-Display aufbauen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichtschläuche aufhängen
2 Personen
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Spielmaterial bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Salate zubereiten
3 Personen
Suppe aufwärmen
2 Personen
Brotkörbe füllen
2 Personen
Dessertportionen bereitstellen
2 Personen
Allergenkarten auslegen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
Mitarbeiter einweisen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Willkommensgetränke ausschenken
2 Personen
Ernte-Display erläutern
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Erntespiel begleiten
2 Personen
Musik organisieren
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Dessert servieren
2 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Beleuchtung einschalten
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Speisen sicher abdecken
2 Personen
Getränke wegräumen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
Dekoration sicher entfernen
2 Personen
Lichtlinien entfernen
2 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Spielmaterial aufräumen
2 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
KlappbänkeAnz. 4
KleiderbügelAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
SuppenschalenAnz. 70
GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12
KaraffeAnz. 4
ThermoskanneAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
SuppenkesselAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KühlelementeAnz. 16
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
KüchenzangenAnz. 6

Ausstattung

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschineAnz. 2
Tragbarer Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
AkkusAnz. 2

Dekoration

HeuballenAnz. 8
KürbisseAnz. 20
KürbisseAnz. 15
Jute-TischläuferAnz. 8
HolzkistenAnz. 12
KunstblätterAnz. 10
WimpelkettenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 6
Gläserne WindlichterAnz. 12
TischlaternenAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 12
BatterielampenAnz. 6

Sportmaterial

HolzwurfringeAnz. 6
HolzkegelAnz. 10
JutesäckeAnz. 8
Tauziehseil
HolzlöffelAnz. 12
KunststoffeierAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 6
SpülbürstenAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
WischmoppAnz. 2
HandfegerAnz. 2
HandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Reserviere Festzelt, Tische, Stühle und Bänke erst danach, damit die benötigte Anzahl zur Fläche und zur erwarteten Gästezahl passt.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Fest. Plane warme Speisen in Suppenkesseln oder Warmhaltebehältern und lagere haltbare Lebensmittel getrennt von frischen Einkäufen.
Zähle Geschirr und Besteck nicht erst am Aufbautag. Rechne pro angemeldeter Person mindestens einen Teller, eine Schale, ein Glas, eine Tasse sowie Messer, Gabel und Löffel ein; für Buffet und Nachschlag brauchst du zusätzliches Servierbesteck.
Prüfe die Wettervorhersage 7 Tage, 3 Tage und am Veranstaltungstag. Lege fest, wann Partyzelte aufgebaut werden, wie Wege trocken und sicher bleiben und wer bei Regen die Änderungen an Gäste und Helfer weitergibt.
Bestätige die Aufgabenverteilung spätestens 3 Tage vorher und teile die Kontaktliste der Mitarbeitenden. Teste am Vortag Beleuchtung, Kaffeemaschine, Wasserkocher und Kühlboxen, statt technische Probleme während des Festes zu lösen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erntedankfest organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Reservierungen für Zelte, Tische und Stühle sowie Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Fest abgeschlossen sein.
Wie viel Geschirr braucht man für ein Erntedankfest?: Plane pro Gast mindestens einen Mehrweg-Teller, eine Suppenschale, ein Glas, eine Kaffeetasse sowie Messer, Gabel und Löffel ein. Rechne zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve und ausreichend Servierbesteck für das Buffet ein.
Wann sollte man die Wettervorhersage für das Erntedankfest prüfen?: Prüfe sie erstmals 7 Tage vorher, erneut 3 Tage vorher und am Veranstaltungstag. Der Wetterplan sollte spätestens 3 Tage vorher feststehen, damit Zelte, Wege, Beleuchtung und die Information der Gäste organisiert werden können.
Wann müssen Ernährungswünsche für ein Erntedankfest abgefragt werden?: Frage sie direkt mit der Einladung ab und schließe die Erfassung spätestens 10 Tage vor dem Fest. So kannst du Mengen, Zutaten und getrennte Servierschalen rechtzeitig anpassen.

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