LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Oldtimerrit organiseren: checklist voor start tot finish

Een oldtimerrit vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf ook vergunningen, start- en eindlocatie, kentekens, noodcontacten en een plan voor pech onderweg. Deze checklist helpt je de 71 taken in de juiste volgorde af te werken, van datum en route tot catering en de laatste deelnemersinformatie. Zo staan routekaarten, startnummers, controleposten en communicatiemiddelen klaar voordat de eerste oldtimer vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Startlocatie bevestigen

  • Eindlocatie bevestigen

  • Route op verkeersrisico's controleren

    2 personen

  • Alternatieve route bepalen

    2 personen

  • Routevergunningen controleren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Kentekens verzamelen

  • Noodcontacten verzamelen

  • Deelnemerslijst maken

  • Startnummers toewijzen

    2 personen

  • Routekaart ontwerpen

    2 personen

  • Routebestand exporteren

  • Routebeschrijving afdrukken

    2 personen

  • Pijlen en controleposten plannen

    2 personen

  • Pechhulp regelen

  • EHBO-materiaal controleren

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemers laatste informatie sturen

  • Oldtimers technisch controleren

    2 personen

  • Brandstof en olie controleren

    2 personen

  • Catering bestellen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Startnummers en routekaarten sorteren

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    3 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Materialen naar locatie brengen

    3 personen

Event

  • Startterrein afzetten

    3 personen

  • Inschrijftafel opstellen

    2 personen

  • Cateringbuffet opbouwen

    3 personen

  • Parkeerroute uitzetten

    3 personen

  • Controleposten inrichten

    4 personen

  • Veiligheidsbriefing geven

    2 personen

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Startnummers uitdelen

    2 personen

  • Routekaarten uitdelen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Oldtimers naar startvak begeleiden

    3 personen

  • Startsein geven

  • Vertrekvolgorde begeleiden

    3 personen

  • Controleposten bemannen

    4 personen

  • Pechgevallen registreren

    2 personen

  • Routeverkeer begeleiden

    2 personen

  • Tussenstop voorbereiden

    3 personen

  • Tussenstop bevoorraden

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Aankomst registreren

    2 personen

  • Parkeren bij aankomst begeleiden

    3 personen

  • Buffet klaarzetten

    3 personen

  • Diner serveren

    4 personen

  • Dessert serveren

    3 personen

  • Prijsuitreiking begeleiden

    2 personen

  • Laatste dranken bijvullen

    2 personen

Nazorg

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Buffet afbreken

    3 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Routepijlen verwijderen

    3 personen

  • Materialen inladen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Koelboxen en kratten reinigen

    2 personen

  • Restanten sorteren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Inschrijftafelsaantal 3
  • Buffettafelsaantal 6
  • Klapstoelenaantal 60
  • Partytentenaantal 3
  • Statafelsaantal 8
  • Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

  • Mobiele koelkastaantal 2
  • Koelboxenaantal 6
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Portofoonsaantal 8
  • Megafoon
  • Lamineerapparaat

Keuken

  • Warmhoudbakkenaantal 6
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks messenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkannenaantal 8
  • Flessenopenersaantal 4

Servies

  • Dinerbordenaantal 70
  • Dessertbordenaantal 70
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Drinkglazenaantal 100
  • Wijnglazenaantal 60
  • Messenaantal 70
  • Vorkenaantal 70
  • Lepelsaantal 70

Decoratie

  • Startnummersaantal 35
  • Routepijlenaantal 40
  • Pionnenaantal 24
  • Afzetlintaantal 4
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Startvlag
  • Nummerbordjesaantal 35

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Lichtslingersaantal 6

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 2
  • Veiligheidshesjesaantal 12
  • Zaklampenaantal 6
  • Brandblussersaantal 2

Route

  • Routekaartenaantal 40
  • Instructiekaartenaantal 40
  • Clipboardsaantal 8
  • Pennenaantal 30
  • Waterdichte mappenaantal 8

Gereedschap

  • Gereedschapskoffersaantal 2
  • Startkabelsaantal 2
  • Compressor
  • Sleepkabelaantal 2
  • Krikaantal 2

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Afwasteilaantal 3
  • Afwasborstelsaantal 4
  • Sponzenaantal 10
  • Microvezeldoekenaantal 12
  • Bezemaantal 2
  • Blikaantal 2
  • Dweilaantal 2
  • Emmersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg datum, start- en eindlocatie en route eerst vast. Controleer daarna verkeersrisico’s, routevergunningen en een alternatieve route; wijzigingen op het laatste moment werken door in routebestanden, pijlen en routebeschrijvingen.
  • Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om kentekens, dieetwensen en noodcontacten te verzamelen. Maak uiterlijk enkele dagen voor vertrek de deelnemerslijst en wijs startnummers toe, zodat de inschrijving niet ophoopt.
  • Plan pechhulp en EHBO vóór je de laatste informatie verstuurt. Zet portofoons klaar voor organisatie en controleposten en gebruik een megafoon bij de start; spreek vooraf af wie bij pech of een omleiding beslist.
  • Controleer oldtimers, brandstof en olie niet pas bij de start. Stuur deelnemers de laatste route-informatie en een routebeschrijving vooraf, en houd op de dag zelf een alternatief achter de hand voor afgesloten wegen.
  • Regel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en controleer de uitgifte op locatie. Voor koffie en water heb je naast servies ook thermoskannen, waterkannen, koffiezetapparaten of waterkokers, koelboxen en eventueel warmhoudbakken nodig; test stroompunten en verlengkabels vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een oldtimerrit organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Open daarna de inschrijving, zodat je uiterlijk 2 weken voor de rit deelnemersgegevens en catering aantallen kunt vastleggen.
Welke gegevens moet ik verzamelen voor een oldtimerrit?
Vraag minimaal naam, contactgegevens, kenteken, dieetwensen en een noodcontact. Sluit de inschrijving ongeveer 10 tot 14 dagen voor vertrek, zodat je startnummers, deelnemerslijst en catering kunt afronden.
Wanneer controleer ik de route van een oldtimerrit?
Controleer de route eerst bij het uitwerken en opnieuw 3 tot 7 dagen voor de rit op wegwerkzaamheden, verkeersrisico’s en afsluitingen. Bewaar een alternatieve route en exporteer het definitieve routebestand pas na die laatste controle.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de voorbereiding op de startdag?
Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor het opbouwen van inschrijftafels, bewegwijzering, controleposten, catering en communicatie. Plan bovendien een korte briefing vóór het eerste vertrek, zodat alle organisatoren hun taak en noodprocedure kennen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!