Obstakelrun organiseren: checklist en planning

Een obstakelrun vraagt meer voorbereiding dan alleen een route met hindernissen. Je regelt tegelijk terrein, veiligheid, vergunningen, deelnemers, vrijwilligers en materiaal voor start en finish. Begin met datum en locatie, werk daarna de route en risico’s uit en leg pas vervolgens de praktische uitvoering vast. Plan extra tijd voor hindernissen, toiletten, deelnemersinformatie en weersmaatregelen: juist die onderdelen worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Terrein reserveren
Route en hindernissen uitzetten
3 personen
Veiligheidsrisico's controleren
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Verzekeringsdekking controleren
Deelnemersformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Hindernissen reserveren
Toiletten reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Startnummers maken
2 personen
Routekaarten afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Hindernissen ophalen
3 personen
Materiaal sorteren
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Start- en finishgebied markeren
4 personen
Hindernissen opbouwen
8 personen
Valzones afdekken
4 personen
Waterpunten opbouwen
3 personen
Inschrijftafels opstellen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemersregistratie openen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Bagage innemen
2 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Startgroepen laten vertrekken
4 personen
Hindernissen bemannen
12 personen
Deelnemers begeleiden
6 personen
Waterpunten bedienen
4 personen
EHBO verlenen
2 personen
Finishers registreren
2 personen
Medals uitdelen
2 personen
Bagage teruggeven
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziek verzorgen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Finishgebied afzetten
3 personen
Hindernissen afbouwen
8 personen
Materialen verzamelen
5 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Sanitaire voorzieningen reinigen
2 personen
Terrein opleveren
2 personen
Geleende materialen terugbrengen
3 personen
Hindernissen retourneren
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Startbalieaantal 2
Bagagerekkenaantal 6

Sportmateriaal

Hindernisrekkenaantal 8
Klimnettenaantal 3
Touwladdersaantal 3
Klimtouwenaantal 4
Bandenaantal 30
Houten balkenaantal 12
Kruiptunnelsaantal 3
Modderbakkenaantal 4
Zandzakkenaantal 20
Waterbakkenaantal 4
Valmattenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 30
Startlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 12
Fluitjesaantal 15
Medaillelintenaantal 120
Startnummerriemenaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Waterjerrycansaantal 8
Drinkwaterdispensersaantal 8
Dweilsetsaantal 4
Scheppenaantal 6
Harkenaantal 4
Kruiwagensaantal 3
Rubberen hamersaantal 6
Spanbandenaantal 20
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Werkhandschoenenaantal 20
Reflectievestenaantal 25
Parcoursbordenaantal 20
Pijlbordenaantal 30
Whiteboardsaantal 3
Stiftenaantal 12
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 50
Startnummervellenaantal 140
Routekaartenaantal 140
Prijstrofeeënaantal 6
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Koelpacksaantal 20
Brancard
Handwasstationsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksbordjesaantal 6
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 30

Apparatuur

Acculampenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

Lichtslangenaantal 8
Bouwlampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Startboog
Finishboog
Podiumblokkenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 15
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 5
Vloertrekkersaantal 4
Emmersaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal 2 keer: eerst op papier en daarna op het terrein. Markeer kruisingen, smalle passages en plekken waar verkeerskegels of afzethekken nodig zijn.
Plan vrijwilligers per onderdeel en geef de ploeg bij de start, hindernissen en finish een portofoon of fluitje. Zorg dat iedereen uiterlijk 30 minuten voor de eerste start op zijn post staat.
Verzamel dieetwensen, noodcontacten en aanmeldingen vóór je de startgroepen indeelt. Stuur de deelnemersinformatie en routekaart uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat vragen nog tijdig kunnen worden beantwoord.
Maak een aparte laad- en loslijst voor hindernisrekken, klimnetten, touwladders, modderbakken, waterbakken en valmatten. Controleer bij aankomst elk onderdeel voordat je het terrein opbouwt.
Bereken water en catering per startgroep in plaats van alleen op het totaal aantal deelnemers. Vul koelboxen en waterjerrycans op de wedstrijddag opnieuw zodra een voorraad nog ongeveer één derde bevat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een obstakelrun organiseren?: Leg datum en terrein bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Regel vergunningen, verzekering, hindernissen, toiletten en vrijwilligers daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor de run alleen nog controleert en aanvult.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een obstakelrun?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per bemande hindernis, plus mensen voor start, finish, registratie, water en veiligheid. Bij 10 hindernissen kom je daardoor al snel uit op 15 tot 20 vrijwilligers, afhankelijk van de route en het aantal startgroepen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een obstakelrun controleren?: Controleer de verwachting 7 dagen, 48 uur en opnieuw op de ochtend van de run. Neem bij regen extra dweilsets en scheppen mee; bij warmte plan je extra drinkwater en controleer je modder- en waterbakken op veiligheid.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste opbouwen?: Begin 3 tot 4 uur voor de eerste start met start- en finishgebied, afzettingen en route-markering. Bouw daarna hindernissen en veiligheidsvoorzieningen op, test portofoons en stopwatches en houd minstens 30 minuten over voor een laatste terreinronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.