Checklist pour organiser une course d’obstacles

Une course d’obstacles demande plus qu’un parcours et quelques épreuves. Il faut sécuriser le site, gérer les autorisations, répartir les départs et préparer un dispositif clair pour les bénévoles et les participants. Cette checklist regroupe 70 tâches et 87 équipements, des premières réservations au balisage de l’arrivée. Utilisez-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les toilettes, les contacts d’urgence, les dossards et le ravitaillement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver le site
Tracer le parcours et les obstacles
3 personnes
Vérifier les risques de sécurité
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier la couverture d'assurance
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver les obstacles
Réserver les toilettes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les obstacles
3 personnes
Trier le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Balisage de la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les obstacles
8 personnes
Couvrir les zones de chute
4 personnes
Installer les points d’eau
3 personnes
Installer les tables d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir l’enregistrement des participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Faire partir les groupes de départ
4 personnes
Gérer les obstacles
12 personnes
Accompagner les participants
6 personnes
Assurer les points d’eau
4 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Remettre les médailles
2 personnes
Rendre les bagages
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Fournir la musique
Animer la remise des prix
3 personnes
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes

Suivi

Délimiter la zone d'arrivée
3 personnes
Démonter les obstacles
8 personnes
Rassembler le matériel
5 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les installations sanitaires
2 personnes
Rendre le site
2 personnes
Rendre le matériel emprunté
3 personnes
Restituer les obstacles
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 8
Comptoir d’accueilqté 2
Porte-bagagesqté 6

Matériel de sport

Barres d’obstaclesqté 8
Filets d’escaladeqté 3
Échelles de cordeqté 3
Cordes d’escaladeqté 4
Pneusqté 30
Poutres en boisqté 12
Tunnels de crawlqté 3
Bacs à boueqté 4
Sacs de sableqté 20
Bacs à eauqté 4
Tapis de chuteqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 30
Rubans de départqté 4
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Siffletsqté 15
Rubans de médailleqté 120
Ceintures de dossardqté 120
Porte-dossardsqté 120
Bidons d'eauqté 8
Distributeurs d’eau potableqté 8
Sets de serpillièreqté 4
Pellesqté 6
Râteauxqté 4
Brouettesqté 3
Marteaux en caoutchoucqté 6
Sangles d'arrimageqté 20
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Gants de travailqté 20
Gilets réfléchissantsqté 25
Panneaux de parcoursqté 20
Panneaux indicateursqté 30
Tableaux blancsqté 3
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 50
Dossardsqté 140
Cartes d'itinéraireqté 140
Trophéesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Packs de froidqté 20
Brancard
Stations de lavage des mainsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Plaques de cuisinierqté 6
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 30

Équipement

Lampes sur batterieqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 6
Lampes frontalesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arche de départ
Arche d'arrivée
Blocs de podiumqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 15
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 5
Raclettes de solqté 4
Seauxqté 8
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le site, les obstacles et les toilettes plusieurs semaines à l’avance : les disponibilités partent souvent avant que les inscriptions soient ouvertes.
Ne validez pas le parcours sans une vérification de sécurité sur place. Contrôlez chaque obstacle, les zones de chute, les passages boueux et les accès pour les secours.
Fixez une date limite pour les inscriptions et demandez dès le formulaire les contacts d’urgence ainsi que les besoins alimentaires. Ces informations servent à préparer les groupes et le catering.
Prévoyez un responsable par zone et donnez aux bénévoles des talkies-walkies ou un autre moyen de communication. Un briefing de 15 minutes avant le départ permet de rappeler les consignes et les signaux d’arrêt.
La veille, vérifiez la météo, triez le matériel et préparez les glacières. Le matin même, balisez séparément le départ et l’arrivée et placez les points d’eau avant l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’obstacles ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le site et les obstacles, obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour la météo, les achats et la préparation du matériel.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant la course, puis un rappel la veille. Indiquez l’heure de convocation, le groupe de départ, l’itinéraire, les vêtements conseillés et les consignes de sécurité.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’obstacles ?: Comptez au minimum 1 bénévole par obstacle ou zone sensible, plus 2 à 3 personnes pour l’accueil et 2 personnes pour l’arrivée. Ajoutez 1 coordinateur pour environ 10 bénévoles afin de transmettre rapidement les consignes.
Quelle quantité d’eau prévoir pour une course d’obstacles ?: Prévoyez au minimum 500 ml par participant pour la course, davantage par temps chaud, et de l’eau supplémentaire pour les bénévoles. Installez les distributeurs d’eau au départ, sur le parcours si nécessaire et à l’arrivée, puis remplissez les bidons avant l’ouverture de l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.