Checklist voor een goed georganiseerde natuurfietstocht

Een natuurfietstocht staat of valt met een route die je vooraf echt hebt gereden. Regel eerst de startlocatie en route, daarna de deelnemersinformatie, vrijwilligers en materialen. In de laatste week controleer je het weer, de route en alle fiets- en veiligheidsmiddelen opnieuw. Op de dag zelf draait het om een duidelijke start, zichtbare routeborden, een ingericht rustpunt en een snelle registratie van deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route selecteren
2 personen
Startlocatie reserveren
Route volledig verkennen
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Routekaart en GPX maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Fietscontrole-instructie versturen
Weersverwachting controleren
Route opnieuw controleren
2 personen
Routeborden klaarmaken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Materialen per post inpakken
2 personen

Event

Routeborden plaatsen
3 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Startlocatie opbouwen
5 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Fietsveiligheid controleren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Fietsgroepen laten vertrekken
3 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Hapjes en dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Route achteraan controleren
2 personen
Terugkerende fietsers opvangen
3 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Verlichting inschakelen
Fietsenstalling bewaken

Nazorg

Routeborden verzamelen
3 personen
Locatie afbouwen
5 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Kapstokkenaantal 2
Fietsenrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Verkeerskegelsaantal 20
Fietspompenaantal 2
Reparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 8
Reflectievestenaantal 8
Routekaartenaantal 50

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 3
Mobiele geluidsbox

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Start- en finishbannersaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Kantoor

Aanmeldformulierenaantal 60
Pennenaantal 12
Clipboardsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route ruim vóór de tocht en bepaal meteen een alternatieve route. Leg beide versies vast op een routekaart en in een GPX-bestand, zodat je bij een afgesloten pad niet ter plaatse hoeft te improviseren.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, locatie, route-informatie, fietscontrole-instructie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan de laatste routecontrole de dag vóór de tocht. Controleer dan ook of routepijlen, verkeerskegels, reflectievesten, routekaarten, fietspompen en reparatiesets compleet en bruikbaar zijn.
Richt het rustpunt vóór de eerste deelnemers vertrekken in. Zet eten, water, koffie en thee klaar met thermoskannen, koffiezetapparaten of waterkokers en houd rekening met de verzamelde dieetwensen.
Maak de startlocatie overzichtelijk met een aanmeldtafel, fietsenrekken en duidelijke start- en finishbanners. Leg EHBO-koffers, nooddekens en zaklampen op een vaste plek en wijs vrijwilligers daar vóór opening op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een natuurfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de route, startlocatie en uitnodigingen. Plan de routeverkenning uiterlijk 3 weken voor de tocht, zodat er nog tijd is voor een alternatief en aanpassingen.
Wanneer stuur ik de informatie voor een natuurfietstocht naar deelnemers?: Stuur de praktische informatie 3 tot 5 dagen vóór de tocht. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen eerder, bij voorkeur uiterlijk 1 week vooraf, zodat je eten en materialen kunt afstemmen.
Hoe vaak moet ik de fietsroute controleren?: Verken de route eerst volledig en controleer haar opnieuw in de laatste week. Doe daarnaast een korte laatste controle 1 dag vooraf op wegwerkzaamheden, ontbrekende routeborden en onveilige passages.
Wat moet ik klaarzetten voor pech onderweg tijdens een natuurfietstocht?: Neem per begeleidend team minimaal 1 fietspomp, 1 reparatieset en meerdere reserve binnenbanden mee. Zorg daarnaast voor EHBO-koffers, reflectievesten en een telefoonnummer voor noodgevallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.