Zo organiseer je een Nationale Sportweek

Begin met één centraal sportprogramma en werk daarna pas de onderdelen uit. Leg eerst datum, locatie en reserveringen vast, benader sportverenigingen en controleer vergunningen. Vervolgens regel je vrijwilligers, deelnemers, veiligheid en materiaal in een vaste volgorde. Plan de laatste controle op de dag zelf: weersverwachting, terrein, sportmateriaal, registratie en catering. Met 73 taken en 70 benodigdheden helpt dit plan je om niets over het hoofd te zien.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sportprogramma samenstellen
3 personen
3
Sportverenigingen benaderen
2 personen
4
Reserveringen maken
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
7
Plattegrond maken
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Promotie publiceren
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Deelnemers bevestigen
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Programma definitief maken
2 personen
17
Vrijwilligers informeren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Materialen ophalen
3 personen
20
Sportmateriaal controleren
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Terrein controleren
3 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Sportvelden uitzetten
4 personen
29
Sportstations klaarzetten
6 personen
30
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
33
Muziek testen
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
EHBO-materiaal klaarleggen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

38
Registratie openen
3 personen
39
Bezoekers ontvangen
4 personen
40
Opening aankondigen
2 personen
41
Sportclinics begeleiden
8 personen
42
Spelmateriaal uitdelen
3 personen
43
Deelnemersstromen begeleiden
4 personen
44
Waterpunten bemannen
2 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Sportmateriaal aanvullen
2 personen
50
Middagprogramma ombouwen
5 personen
51
Avondactiviteiten begeleiden
8 personen
52
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
53
Muziek bedienen
54
Pauzes aankondigen
55
Finale begeleiden
4 personen
56
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
57
Afsluiting aankondigen
2 personen
58
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

59
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
60
Sportmateriaal verzamelen
5 personen
61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Materialen terugbrengen
3 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven eten opslaan
2 personen
72
Registratiegegevens archiveren
73
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 10

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Volleybalaantal 6
Handballenaantal 8
Tennisballenaantal 24
Tennisracketsaantal 12
Badmintonracketsaantal 12
Shuttlesaantal 24
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 40
Streethockeysetsaantal 4
Hockeyballenaantal 12
Estafettestokkenaantal 10
Lintenaantal 40
Medaillesaantal 30
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 6
Fluitjesaantal 10
Yoga-mattenaantal 20
Sportelastiekenaantal 12
Balanspadsaantal 8
Parachutedoek
Pionnenstokkenaantal 12
Nethoudersaantal 4
Sporthesjesaantal 40
Handpompenaantal 4
Reserveballenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkannenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Tabletaantal 2
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Pijlbordenaantal 12
Registratiebord
Naamstickersaantal 150
Stiftenaantal 20
A4-informatiebordenaantal 15

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handschoenenaantal 20
Eerstehulpkoffer

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en sportprogramma eerst vast. Benader sportverenigingen voordat je het programma publiceert, zodat je onderdelen niet later hoeft te wijzigen.
Controleer vergunningen en werk het veiligheidsplan uit voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem ook een plattegrond op met sportvelden, registratietafel, tenten en looproutes.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en bevestig hun taak uiterlijk enkele dagen vooraf. Wijs per sportonderdeel één aanspreekpunt aan voor materiaal en tijdschema.
Maak de aanmeldingen uiterlijk één week voor de sportweek definitief. Verzamel dan ook dieetwensen, bevestig deelnemers en pas het programma aan op de verwachte aantallen.
Doe de laatste terrein- en materiaalcontrole op de dag zelf. Bouw partytenten en tafels op, richt de registratie in, koel dranken en controleer ballen, rackets, pionnen, fluitjes en scoreborden vóór de eerste activiteit.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Nationale Sportweek organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, sportprogramma en verenigingen. Regel vergunningen en reserveringen zo vroeg mogelijk; plan de definitieve deelnemers en het programma in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Nationale Sportweek?: Reken op minimaal één begeleider per sportonderdeel en één persoon bij registratie. Bij gelijktijdige activiteiten heb je daarnaast een coördinator en reservevrijwilliger nodig; plan diensten van 2 tot 3 uur.
Wanneer moet ik het sportprogramma definitief maken?: Maak een voorlopig programma zodra de sportverenigingen zijn benaderd en leg het definitief vast ongeveer één week vooraf. Controleer daarna nog de weersverwachting en informeer alle vrijwilligers over wijzigingen.
Wat moet ik op de dag van de Nationale Sportweek als eerste controleren?: Controleer vóór de opbouw het terrein, de weersverwachting en de veiligheid. Leg daarna registratie, sportmateriaal, scoreborden, fluitjes, drinkpunten en afvalbakken klaar voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.