Organiser la Semaine nationale du sport, étape par étape

Pour organiser la Semaine nationale du sport, commencez par fixer la date, le lieu et un programme réaliste. Contactez ensuite les clubs, vérifiez les autorisations et construisez un plan de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, répartir les bénévoles et contrôler le matériel. Prévoyez aussi un plan météo et une installation précise pour que les activités puissent démarrer à l’heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme sportif
3 personnes
3
Contacter les clubs sportifs
2 personnes
4
Faire les réservations
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
7
Créer le plan
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Confirmer les participants
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Finaliser le programme
2 personnes
17
Informer les bénévoles
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Récupérer le matériel
3 personnes
20
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Installer la table d'inscription
2 personnes
24
Contrôler le site
3 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
29
Préparer les stations de sport
6 personnes
30
Installer la signalisation
2 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Raccorder le matériel audio
2 personnes
33
Tester la musique
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
37
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

38
Ouvrir l’inscription
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Annoncer l'ouverture
2 personnes
41
Accompagner les cliniques sportives
8 personnes
42
Distribuer le matériel de jeu
3 personnes
43
Guider les flux de participants
4 personnes
44
Tenir les points d’eau
2 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Compléter le matériel sportif
2 personnes
50
Réaménager le programme de l’après-midi
5 personnes
51
Encadrer les activités du soir
8 personnes
52
Suivre les scores du match
2 personnes
53
Gérer la musique
54
Annoncer les pauses
55
Encadrer la finale
4 personnes
56
Assurer la remise des prix
3 personnes
57
Annoncer la clôture
2 personnes
58
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

59
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
60
Rassembler le matériel sportif
5 personnes
61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Stocker les restes
2 personnes
72
Archiver les données d'inscription
73
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Poubellesqté 10

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Volley-ballqté 6
Ballons de handballqté 8
Balles de tennisqté 24
Raquettes de tennisqté 12
Raquettes de badmintonqté 12
Navettesqté 24
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Cônesqté 40
Équipements de street hockeyqté 4
Balles de hockeyqté 12
Témoins de relaisqté 10
Rubansqté 40
Médaillesqté 30
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Siffletsqté 10
Tapis de yogaqté 20
Élastiques de sportqté 12
Coussinets d’équilibreqté 8
Tissu parachute
Tiges de cônesqté 12
Supports de filetqté 4
Chasubles sportivesqté 40
Pompes à mainqté 4
Ballons de rechangeqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Carafes d’eauqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Tabletteqté 2
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’inscription
Étiquettes nominativesqté 150
Marqueursqté 20
Panneaux d’information A4qté 15

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gantsqté 20
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les clubs : gardez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les réservations, les autorisations et les confirmations nécessaires.
Construisez le programme par créneaux plutôt que par activité isolée. Prévoyez 10 à 15 minutes entre deux ateliers pour déplacer les groupes et remettre le matériel en place.
Répartissez les bénévoles par fonction, pas seulement par zone : inscription, accueil, sécurité, activités et rangement doivent avoir un responsable identifié au moins 7 jours avant.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et faites les achats après la confirmation des participants. Gardez une marge d’environ 10 % pour les encas et les boissons.
La veille, vérifiez la météo, les ballons, filets, chronomètres, sifflets et panneaux de score. Installez les tentes, les tables et la table d’inscription suffisamment tôt pour garder au moins 60 minutes de marge.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser la Semaine nationale du sport ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, contacter les clubs, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il contacter les clubs sportifs ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont définis, de préférence 6 semaines avant l’événement. Confirmez leur créneau et leurs besoins en matériel au plus tard 10 jours avant.
Quand faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant la manifestation. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et établir la répartition des groupes.
Que faire si la météo est mauvaise le jour de l’événement ?: Vérifiez les prévisions 72 heures puis 24 heures avant. Définissez à l’avance les activités pouvant être déplacées sous les tentes ou annulées, et informez les bénévoles au moins la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.