Nationale Sportweek organiseren: checklist
Een Nationale Sportweek vraagt meer dan een programma met verschillende sporten. Je legt eerst datum, locatie en reserveringen vast en werkt daarna het sportaanbod, de veiligheid en de bezetting uit. Denk ook aan vergunningen, een plattegrond en een duidelijke registratie op locatie. In de laatste week bevestig je deelnemers en vrijwilligers, controleer je de weersverwachting en maak je materialen, dranken en hapjes klaar. Zo voorkom je dat sportmateriaal, tenten of informatie voor deelnemers pas op de ochtend zelf geregeld worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sportprogramma samenstellen
3 personen
Sportverenigingen benaderen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Vergunningen controleren
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Weersverwachting controleren
Programma definitief maken
2 personen
Vrijwilligers informeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportstations klaarzetten
6 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Registratie openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Opening aankondigen
2 personen
Sportclinics begeleiden
8 personen
Spelmateriaal uitdelen
3 personen
Deelnemersstromen begeleiden
4 personen
Waterpunten bemannen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sportmateriaal aanvullen
2 personen
Middagprogramma ombouwen
5 personen
Avondactiviteiten begeleiden
8 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Muziek bedienen
Pauzes aankondigen
Finale begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afsluiting aankondigen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Nazorg
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Sportmateriaal verzamelen
5 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Registratiegegevens archiveren
Bedankbericht versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Afvalbakkenaantal 10
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 12
- Basketballenaantal 8
- Volleybalaantal 6
- Handballenaantal 8
- Tennisballenaantal 24
- Tennisracketsaantal 12
- Badmintonracketsaantal 12
- Shuttlesaantal 24
- Springtouwenaantal 12
- Hoepelsaantal 12
- Pionnenaantal 40
- Streethockeysetsaantal 4
- Hockeyballenaantal 12
- Estafettestokkenaantal 10
- Lintenaantal 40
- Medaillesaantal 30
- Stopwatchesaantal 6
- Scorebordenaantal 6
- Fluitjesaantal 10
- Yoga-mattenaantal 20
- Sportelastiekenaantal 12
- Balanspadsaantal 8
- Parachutedoek
- Pionnenstokkenaantal 12
- Nethoudersaantal 4
- Sporthesjesaantal 40
- Handpompenaantal 4
- Reserveballenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkannenaantal 10
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptop
- Tabletaantal 2
- Powerbanksaantal 4
- Portofoonsaantal 8
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 150
- Pijlbordenaantal 12
- Registratiebord
- Naamstickersaantal 150
- Stiftenaantal 20
- A4-informatiebordenaantal 15
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Blik en vegeraantal 4
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handschoenenaantal 20
- Eerstehulpkoffer
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of je voor het terrein een vergunning nodig hebt en reserveer sportaccommodaties, partytenten, klaptafels en klapstoelen voordat je deelnemers uitnodigt.
- Maak het sportprogramma uiterlijk 3 weken vooraf definitief. Plan per onderdeel tijd, ruimte en begeleiding; controleer daarna of je voor voetbal, basketbal, volleybal, tennis, badminton en andere onderdelen genoeg materiaal hebt.
- Wacht niet met vrijwilligers werven tot het programma klaar is. Maak minimaal 2 weken vooraf een indeling voor ontvangst, sportbegeleiding, materiaalbeheer, catering en opruimen en stuur iedere vrijwilliger zijn taak en begintijd.
- Richt de registratie- en informatieplek de dag ervoor of minimaal 2 uur voor de start in. Leg deelnemerslijsten, programma, linten of andere herkenning en eventuele dieetinformatie klaar, zodat aanmelden niet tussen de sportactiviteiten door hoeft.
- Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en het terrein. Bouw partytenten op tijd op, zet afvalbakken neer en leg sportmateriaal per onderdeel klaar; bewaar ballen, rackets, shuttles, pionnen, fluitjes en stopwatches niet in één onoverzichtelijke stapel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Nationale Sportweek organiseren?
- Leg datum, locatie en reserveringen bij voorkeur 8 weken vooraf vast. Start uiterlijk 6 weken vooraf met sportverenigingen en vrijwilligers, zodat je 3 weken voor de activiteit het programma kunt bevestigen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Nationale Sportweek?
- Reken per gelijktijdige sportactiviteit op minimaal 1 begeleider en plan daarnaast 2 mensen voor registratie, materiaal en praktische hulp. Bij 6 gelijktijdige onderdelen kom je dus uit op minimaal 8 vrijwilligers, exclusief een coördinator.
- Wanneer moet ik het programma van de Nationale Sportweek definitief maken?
- Maak het programma uiterlijk 3 weken voor de activiteit definitief. Bevestig deelnemers en informeer vrijwilligers daarna uiterlijk 7 dagen vooraf over tijden, locaties, taken en eventuele wijzigingen.
- Wat moet ik de dag voor de Nationale Sportweek controleren?
- Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, het terrein, de reserveringen en de aanwezigheid van sportmateriaal. Zet registratiebenodigdheden klaar en plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor tenten, tafels, stoelen en afvalbakken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!