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Nationale Sportwoche organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Nationalen Sportwoche müssen Sportprogramm, Vereine, Genehmigungen und Helfer früh zusammenpassen. Plane zuerst Datum und Ort, danach Angebote, Sicherheitsabläufe und Reservierungen. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Material und die Einteilung der Freiwilligen. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Wege für Registrierung, Sportstationen, Getränke, Snacks und Abfall.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Sportprogramm zusammenstellen

    3 Personen

  • Sportvereine ansprechen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Sicherheitsplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Freiwillige informieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    3 Personen

  • Sportmaterial prüfen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Gelände kontrollieren

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Sportplätze abstecken

    4 Personen

  • Sportstationen aufbauen

    6 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Registrierung öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Eröffnung ankündigen

    2 Personen

  • Sportclinics betreuen

    8 Personen

  • Spielmaterial ausgeben

    3 Personen

  • Teilnehmerströme lenken

    4 Personen

  • Wasserstellen besetzen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Sportmaterial auffüllen

    2 Personen

  • Nachmittagsprogramm umbauen

    5 Personen

  • Abendaktivitäten begleiten

    8 Personen

  • Spielstände erfassen

    2 Personen

  • Musik bedienen

  • Pausen ankündigen

  • Finale betreuen

    4 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Abschluss ankündigen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    4 Personen

Nachbereitung

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Sportgeräte sammeln

    5 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Registrierungsdaten archivieren

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 10

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 12
  • BasketbälleAnz. 8
  • VolleyballAnz. 6
  • HandbälleAnz. 8
  • TennisbälleAnz. 24
  • TennisschlägerAnz. 12
  • BadmintonschlägerAnz. 12
  • ShuttlesAnz. 24
  • SpringseileAnz. 12
  • ReifenAnz. 12
  • KegelAnz. 40
  • Street-Hockey-SetsAnz. 4
  • HockeybälleAnz. 12
  • StaffelstäbeAnz. 10
  • BänderAnz. 40
  • MedaillenAnz. 30
  • StoppuhrenAnz. 6
  • AnzeigetafelnAnz. 6
  • PfeifenAnz. 10
  • Yoga-MattenAnz. 20
  • FitnessbänderAnz. 12
  • BalancepadsAnz. 8
  • Fallschirmtuch
  • PionenstangenAnz. 12
  • NetzhalterAnz. 4
  • SportwestenAnz. 40
  • HandpumpenAnz. 4
  • ErsatzbälleAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 10
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Laptop
  • TabletAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 150
  • WegweiserAnz. 12
  • Anmeldebrett
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • StifteAnz. 20
  • A4-InfotafelnAnz. 15

Reinigung

  • BesenAnz. 4
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • HandschuheAnz. 20
  • Erste-Hilfe-Koffer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei, ob alle Sportflächen, Partyzelte, Klapptische und Klappstühle gleichzeitig verfügbar sind.
  • Stelle das Sportprogramm nicht erst nach den Anmeldungen zusammen. Frage Sportvereine früh an und reserviere benötigte Flächen, damit Fußball, Basketball, Volleyball, Tennis und weitere Stationen nicht kollidieren.
  • Kläre Genehmigungen und Sicherheitsplan mindestens 4 Wochen vorher. Ein Lageplan mit Sportflächen, Registrierungstisch, Erste-Hilfe-Punkt, Zelten und Fluchtwegen verhindert hektische Änderungen am Veranstaltungstag.
  • Teile Freiwillige spätestens 7 Tage vorher festen Aufgaben und Uhrzeiten zu. Plane zusätzlich mindestens 2 Personen für Registrierung und Teilnehmerfragen während der ersten Stunde ein.
  • Prüfe am Vortag Wetter, Sportmaterial und Kühlmöglichkeiten. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt, Snacks vorbereitet und Material wie Bälle, Schläger, Pfeifen, Stoppuhren und Anzeigetafeln vollständig abgeholt sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Nationale Sportwoche organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Sportprogramm und Vereinsanfragen. Genehmigungen, Reservierungen und Sicherheitsplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Nationale Sportwoche?
Plane mindestens 2 Personen für die Registrierung und je eine verantwortliche Person pro parallel laufender Sportstation ein. Für Aufbau, Getränke, Snacks und Abbau kommen meist weitere 3 bis 5 Helfer hinzu.
Wann verschicke ich Einladungen und bestätige Teilnehmer?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist rund 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Teilnehmer, Ernährungswünsche und endgültige Gruppeneinteilungen bestätigst du danach innerhalb von 3 Tagen.
Was muss ich am Tag vor der Nationalen Sportwoche prüfen?
Kontrolliere Wettervorhersage, Gelände, Sportmaterial, Beschilderung und den Lageplan. Hole fehlendes Material ab, kühle Getränke und lege Registrierung, Snacks sowie die Einteilung der Freiwilligen für den nächsten Morgen bereit.

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