Nationale picknick organiseren: checklist en planning

Een Nationale picknick vraagt meer voorbereiding dan alleen kleedjes, brood en salade regelen. Je moet eerst de locatie en toestemming vastleggen, daarna deelnemers, dieetwensen, vrijwilligers en het programma organiseren. In de laatste dagen draait alles om aantallen bevestigen, boodschappen, koeling en de weersverwachting. Deze checklist bevat 76 taken en 57 spullen, zodat je van de eerste reservering tot het klaarzetten van desserts en buffettafels niets op het laatste moment hoeft uit te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Toestemming voor locatie regelen
Picknickterrein inspecteren
2 personen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Leveranciers en winkels selecteren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersaantal bevestigen
2 personen
Dieetoverzicht controleren
2 personen
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Koeltransport regelen
Programma naar deelnemers sturen
Boodschappen doen
4 personen
Verse producten controleren
2 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Salades voorbereiden
4 personen
Brood en beleg klaarzetten
3 personen
Desserts portioneren
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein controleren
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Picknickkleedzones uitzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtslingers bevestigen
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Muziek testen
2 personen
Buffettafels inrichten
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Koude gerechten klaarzetten
4 personen
Drankenstation inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Informatiebord plaatsen
2 personen
Welkomstteam instrueren
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma toelichten
2 personen
Buffet openen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Picknickactiviteiten begeleiden
5 personen
Kinderspellen begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
Tafels afruimen
4 personen
Afvalpunten legen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Lichtpunten controleren
2 personen
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

Restvoedsel veilig verpakken
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
6 personen
Partytenten afbouwen
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Onbruikbaar voedsel weggooien
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Picknicktafelsaantal 8
Picknickkleedjesaantal 30
Buffettafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Transportkrattenaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Snijplankenaantal 6
Koks## messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
IJslepelsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 14
Informatiebordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 10
Badmintonsetsaantal 4
Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Springtouwenaantal 8
Kubbspelaantal 2
Spelkaartenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakborstelsaantal 6
Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Afwasteilenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekrollenaantal 12
Boodschappen

Tips

Leg de locatie vroeg vast en controleer het terrein daarna opnieuw: noteer waar partytenten, picknicktafels, buffettafels, stoelen en koelboxen komen te staan. Een eenvoudige plattegrond voorkomt dat je op de dag zelf nog moet schuiven.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en maak uiterlijk vóór de definitieve boodschappenlijst één overzicht. Controleer dat overzicht nogmaals wanneer je het deelnemersaantal bevestigt, vooral voor salades, brood en beleg en desserts.
Plan de koeling als apart onderdeel van de voorbereiding. Regel transportkratten, koelboxen en voldoende koelelementen voordat je boodschappen doet; verse producten kunnen anders tijdens vervoer of opbouw te warm worden.
Verdeel vrijwilligers per taak en tijdstip, niet alleen per naam. Zorg bijvoorbeeld voor aparte bezetting voor opbouw, buffet, drank met waterkannen en thermoskannen, programma en opruimen.
Controleer de weersverwachting kort voor de picknick en koppel daar een concreet besluitmoment aan. Partytenten, tafelkleden en picknickkleedjes zijn pas praktisch als je ook weet wie ze vervoert, opbouwt en na afloop terugbrengt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Nationale picknick organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur enkele weken vooraf vast, omdat toestemming, reserveringen en vrijwilligers tijd kosten. Verstuur uitnodigingen zodra de locatie bevestigd is en sluit het deelnemersaantal enkele dagen vóór de picknick af.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een Nationale picknick?: Gebruik het bevestigde deelnemersaantal als basis en verdeel het aanbod over brood en beleg, salades, groenten en fruit en desserts. Maak de boodschappenlijst pas definitief nadat dieetwensen zijn gecontroleerd, bij voorkeur uiterlijk één à twee dagen vóór de picknick.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een picknick controleren?: Controleer de verwachting eerst enkele dagen vooraf en nogmaals op de ochtend vóór de opbouw. Neem dan een besluit over partytenten, tafelkleden, picknickkleedjes en de plaats van servies en buffet.
Hoe houd ik eten koud tijdens een Nationale picknick?: Regel koeltransport vóór het boodschappen doen en gebruik koelboxen met koelelementen en transportkratten. Zet verse producten na aankoop direct gekoeld weg en houd salades, desserts en andere gekoelde gerechten zo kort mogelijk buiten de koeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.