Nationales Picknick organisieren: die Checkliste

Ein Nationales Picknick braucht mehr Vorbereitung als Decken, Salate und gutes Wetter. Kläre zuerst Termin, Gelände und Genehmigung, bevor du Einladungen verschickst oder Lieferanten buchst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Programm und die Einteilung der Helfer. In den letzten Tagen zählen Teilnehmerzahl, Wetterprognose, Einkauf, Kühltransport und ein übersichtlicher Aufbauplan. Die Checkliste führt dich durch alle 76 Aufgaben und 57 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigung für den Veranstaltungsort einholen
Picknickgelände inspizieren
2 Personen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Lieferanten und Geschäfte auswählen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerzahl bestätigen
2 Personen
Diätübersicht prüfen
2 Personen
Einkaufsliste finalisieren
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Kühltransport organisieren
Programm an Teilnehmer senden
Einkaufen gehen
4 Personen
Frische Produkte prüfen
2 Personen
Gemüse und Obst waschen
3 Personen
Salate vorbereiten
4 Personen
Brot und Belag bereitstellen
3 Personen
Desserts portionieren
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Picknickdeckenbereiche abstecken
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichterketten befestigen
3 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Musik testen
2 Personen
Buffettische einrichten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Kalte Speisen bereitstellen
4 Personen
Getränkestation einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Infotafel aufstellen
2 Personen
Welcome-Team einweisen
2 Personen

Event

Besucher begrüßen
4 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Buffet eröffnen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet auffüllen
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Picknickaktivitäten begleiten
5 Personen
Kinderspiele betreuen
3 Personen
Musik organisieren
Tische abräumen
4 Personen
Abfallstationen leeren
3 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Lichtpunkte prüfen
2 Personen
Verabschiedung der Besucher begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Speisereste sicher verpacken
3 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
Gelände sauber übergeben
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Kühlboxen und Kisten reinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Kaution und Schlüssel abwickeln
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Unbrauchbare Lebensmittel wegwerfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 100
PicknicktischeAnz. 8
PicknickdeckenAnz. 30
BuffetischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 14
TransportkistenAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 20
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
KühlelementeAnz. 30
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
EislöffelAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
TischdekorationAnz. 14
InfotafelnAnz. 4
WegweiserAnz. 12

Sportmaterial

FrisbeesAnz. 10
BadmintonsätzeAnz. 4
FußbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 2
SpringseileAnz. 8
Kubb-SpielAnz. 2
SpielkartenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 6
AbfallgreiferAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
ReinigungsbürstenAnz. 6
BesenAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
SpülwannenAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchrollenAnz. 12
Einkäufe

Tipps

Besichtige das Gelände mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und prüfe Wege, Schatten, Strom, Toiletten sowie den Platz für Buffet- und Picknicktische. Halte diese Punkte im Geländeplan fest.
Verschicke die Einladungen früh genug, damit du spätestens 7 Tage vor dem Picknick eine verlässliche Teilnehmerzahl und alle Ernährungswünsche hast. Ohne diese Frist wird die Mengenplanung unnötig unsicher.
Plane die Kühlkette rückwärts: Frische Produkte erst kurz vor dem Termin einkaufen, Kühlboxen und Kühlelemente am Vortag bereitstellen und Salate sowie Desserts möglichst am Veranstaltungstag fertig portionieren.
Teile die Freiwilligen in konkrete Schichten ein, etwa für Aufbau, Buffet, Getränke und Abbau. Für ein größeres Picknick sollte die Einteilung spätestens 3 Tage vorher verschickt werden.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und entscheide dann über Partyzelte, zusätzliche Sitzplätze und den Schutz der Speisen. Plane außerdem Transportkisten ein, damit Geschirr, Küchenzubehör und Tischmaterial getrennt ankommen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Nationales Picknick planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Genehmigung. Einladungen, Anmeldungen und Helferplanung brauchen danach mehrere Wochen Vorlauf.
Wann soll ich die Teilnehmerzahl für das Picknick bestätigen?: Bestätige die Zahl spätestens 7 Tage vor dem Termin. So kannst du Mengen, Geschirr, Sitzplätze, Getränke und Ernährungswünsche noch rechtzeitig anpassen.
Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Gelände, Tische, Decken, Buffet, Getränke, Technik und Beschilderung ein. Bei Lieferung oder vielen Helfern sollte eine verantwortliche Person den Aufbau koordinieren.
Wann sollte ich Salate und frische Produkte vorbereiten?: Wasche Gemüse und Obst möglichst am Vortag und bereite Salate am Veranstaltungstag mit ausreichender Kühlung vor. Frische Produkte kaufst du am besten 1 Tag vorher oder am selben Morgen ein.

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