Zo organiseer je een nachtelijke wandeltocht

Begin met de route en werk daarna pas de inschrijving en aankleding uit. Controleer kruisingen, donkere stukken en rustpunten bij daglicht én opnieuw in het donker. Regel tijdig een startlocatie, vergunning, vrijwilligers en duidelijke communicatie voor deelnemers. Op de dag zelf draait alles om een overzichtelijke check-in, zichtbaarheid onderweg en een alternatief als het weer of de route tegenvalt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routevoorstel uitwerken
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Vergunning aanvragen
4
Route controleren op veiligheid
3 personen
5
Alternatieve route vastleggen
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
EHBO-materiaal controleren
14
Communicatieplan maken
15
Weersverwachting volgen
16
Route opnieuw inspecteren
3 personen
17
Routeborden voorbereiden
2 personen
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Polsbandjes sorteren
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Routekaarten afdrukken
24
Snacks per deelnemer verpakken
3 personen
25
Weerbericht definitief controleren

Event

26
Startterrein openen
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Incheckbalie inrichten
2 personen
30
Verzorgingspost inrichten
2 personen
31
Routeborden plaatsen
4 personen
32
Reflectiemarkeringen aanbrengen
3 personen
33
Verkeersposten bemannen
4 personen
34
Lichtpunten controleren
2 personen
35
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
36
Incheckbalie bemannen
3 personen
37
Deelnemers registreren
3 personen
38
Polsbandjes uitdelen
2 personen
39
Routekaarten uitdelen
2 personen
40
Reflectievesten uitdelen
2 personen
41
Deelnemers welkom heten
2 personen
42
Veiligheidsinstructie geven
43
Startvakken begeleiden
3 personen
44
Eerste wandelgroep starten
45
Laatste wandelgroep starten
46
Verzorgingspost bemannen
3 personen
47
Water en snacks uitdelen
3 personen
48
Dranken bijvullen
49
Achterhoede begeleiden
2 personen
50
Routeposten bemannen
6 personen
51
Verdwaalde deelnemers helpen
2 personen
52
Incidenten registreren
53
Aankomende deelnemers afmelden
2 personen
54
Medaille of aandenken uitdelen
2 personen
55
Finishverlichting bewaken
2 personen
56
Laatste deelnemer binnenhalen
2 personen

Nazorg

57
Routeborden verwijderen
4 personen
58
Reflectiemarkeringen verwijderen
3 personen
59
Tafels en tenten afbreken
4 personen
60
Overgebleven eten koelen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Startlocatie schoonmaken
3 personen
63
Materialen tellen en sorteren
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Gevonden voorwerpen registreren
66
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
67
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 4
Hoofdlampenaantal 12
Zaklampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 48

Veiligheid

Reflectievestenaantal 30
Fluitjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
Nooddekensaantal 10
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 6

Routeaanduiding

Routebordenaantal 35
Pijlenaantal 50
Reflectietapeaantal 6
Pionnenaantal 30
Routekaartenaantal 110

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Inschrijving

Incheckbordenaantal 3
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Polsbandjesaantal 120
Startnummersaantal 120
Badgehoudersaantal 20

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Herbruikbare bekersaantal 150
Servettenhouderaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Waterkannenaantal 8
Boodschappen

Servies

Mokkenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Decoratie

Finishvlaggenaantal 4
Startvlaggenaantal 4
Bannersaantal 6

Tips

Werk eerst een routevoorstel uit en leg meteen een alternatieve route vast. Inspecteer de route minimaal twee keer: overdag voor obstakels en ’s avonds voor verlichting, zichtbaarheid en onveilige oversteekplaatsen.
Reserveer de startlocatie en vraag de vergunning vroeg aan; houd hiervoor bij voorkeur minstens 6 tot 8 weken voorbereiding aan. Controleer ook waar partytenten, klaptafels en incheckborden kunnen staan zonder de doorgang te blokkeren.
Open de aanmeldingen pas wanneer de route, starttijd en praktische informatie vaststaan. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf, zodat snacks per deelnemer en eventuele drankkeuzes niet op het laatste moment geregeld hoeven te worden.
Plan vrijwilligers per taak en per routegedeelte in. Zorg bij donkere of drukke punten voor reflectievesten, fluitjes, portofoons en duidelijke routeborden met pijlen; controleer reservebatterijen en powerbanks vóór vertrek.
Maak op de dag zelf een definitieve deelnemerslijst, sorteer polsbandjes en controleer het weerbericht nog één keer. Pak routekaarten, EHBO-koffers, nooddekens en extra verlichting apart in, zodat de startploeg niet door alle materialen hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nachtelijke wandeltocht organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voorbereiding. In die periode regel je de startlocatie en vergunning, controleer je de route, werf je vrijwilligers en open je de inschrijving.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een nachtelijke wandeltocht?: Dat hangt af van de groepsgrootte en het aantal kruisingen, maar plan minimaal één coördinator bij de start en één vrijwilliger per belangrijk routepunt. Voeg een mobiele achterwacht toe voor uitvallers, vragen en noodgevallen.
Wanneer controleer je de route van een nachtelijke wandeltocht?: Controleer de route eerst bij daglicht en daarna minimaal één keer in het donker. Doe de laatste inspectie kort voor het evenement, bij voorkeur binnen 24 uur, zodat tijdelijke afsluitingen en gladde of slecht verlichte stukken worden meegenomen.
Wat moet je voor deelnemers klaarzetten bij de start?: Zet een duidelijke inschrijftafel klaar met deelnemerslijst, klemborden, pennen, polsbandjes en startnummers. Zorg daarnaast voor routekaarten, zichtbare verlichting en per deelnemer een snack en passende drankvoorraad.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.