Muziekquiz organiseren: checklist en planning

Een muziekquiz staat of valt met voorbereiding: de fragmenten moeten werken, de antwoorden kloppen en de techniek moet vóór de ontvangst getest zijn. Plan eerst de ruimte en datum, verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen en werk de quizrondes uit. In de laatste week regel je printwerk, boodschappen en teamindeling. Op de dag zelf richt je tafels, quiztafel en ontvangst in en test je beeld en geluid voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Quizdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Quizrondes samenstellen
2 personen
Muziekfragmenten selecteren
2 personen
Antwoorden controleren
2 personen
Quizbestanden opmaken
Teams indelen
Apparatuur reserveren
Boodschappen doen
2 personen
Quizmateriaal printen
Dranken koud zetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Quiztafel inrichten
2 personen
Apparatuur aansluiten
2 personen
Geluid en beeld testen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams naar tafels wijzen
2 personen
Quizrondes presenteren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Winnaars bekendmaken
Afscheid van deelnemers
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur retourneren
2 personen
Materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelaantal 2
Garderoberek

Apparatuur

Laptop
Draagbare speakersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoon
HDMI-kabelaantal 2
Stekkerdozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
USB-stick
Keukentimeraantal 2

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Serveerplankenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Teamtafelkaartenaantal 8
Welkomstbord
Prijzenaantal 3

Kantoorartikelen

Antwoordbladenaantal 60
Pennenaantal 60
Scoreformulierenaantal 10
Plakbandaantal 2
Schaaraantal 2
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Test laptop, speakers, beamer, microfoon, HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels samen vóór de quiz begint. Controleer ook een reservekopie op USB-stick, zodat je niet afhankelijk bent van één apparaat.
Maak de muziekfragmenten en antwoorden uiterlijk 3 dagen vooraf definitief. Luister elk fragment helemaal na en controleer spelling, artiesten en titels voordat je de quizbestanden opmaakt.
Zet teams en teamtafelkaarten vóór de ontvangst klaar. Zo kun je deelnemers direct naar hun tafel wijzen en voorkom je opstoppingen bij de ingang.
Zet dranken minimaal 1 uur voor de start koud en richt de ontvangsttafel eerder in dan de quiztafel. Hapjes, glazen, borden en bestek blijven zo buiten de techniekzone.
Reserveer op de dag zelf minstens 90 minuten voor openen, tafels en stoelen opstellen, apparatuur aansluiten en een volledige geluids- en beeldtest. Houd antwoordbladen en een timer klaar voordat de eerste ronde begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekquiz organiseren?: Reserveer de ruimte en bevestig de datum bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de quiz, zodat je teams en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een muziekquiz klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten op locatie voor tafels, stoelen, ontvangst, apparatuur en een volledige test. Begin liever 2 uur vooraf als je met een beamer, speakers en microfoon werkt.
Wanneer moet ik de muziekfragmenten en antwoorden controleren?: Maak de rondes uiterlijk 3 dagen vooraf definitief en controleer elk fragment en antwoord daarna nog één keer. Test op de dag zelf ook het volume en de afspeelvolgorde.
Wanneer zet ik drankjes en hapjes klaar voor een muziekquiz?: Zet dranken ongeveer 1 uur voor de start koud. Zet hapjes pas kort voor de ontvangst klaar, zodat ze niet uitdrogen en de quizapparatuur niet in de weg staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.