Zo organiseer je een museumfietstocht

Een museumfietstocht staat of valt met een route die haalbaar is binnen de openingstijden en gereserveerde tijdsloten. Begin daarom met de musea, afstanden en startlocatie; pas daarna nodig je deelnemers uit. Controleer de route op veiligheid, plan een alternatief en leg vooraf vast waar de groep pauzeert en eet. Op de dag zelf draait het om een vlotte registratie, duidelijke routekaarten en fietsen die klaar zijn voor vertrek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en musea selecteren
2 personen
2
Musea en tijdsloten reserveren
3
Startlocatie vastleggen
4
Fietsroute op veiligheid controleren
2 personen
5
Alternatieve route bepalen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Museumbezoeken bevestigen
11
Weersverwachting controleren
12
Routekaarten afdrukken
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Fietsen en banden controleren
2 personen
15
Reparatiemateriaal verzamelen
16
Materialen klaarzetten
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
19
Startpunt schoonmaken
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Routeborden plaatsen
2 personen
23
Pijlen langs de route plaatsen
2 personen
24
Museumtickets sorteren
25
Pauze- en eetpunten controleren
2 personen
26
EHBO-set en telefoon klaarleggen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Lunchpakketten klaarzetten
3 personen
29
Teambriefing houden
5 personen

Event

30
Deelnemers ontvangen
3 personen
31
Aanwezigheid registreren
2 personen
32
Fietsenstalling aanwijzen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Welkomstuitleg geven
35
Veiligheidsinstructies geven
36
Groepen indelen
2 personen
37
Fietstocht begeleiden
4 personen
38
Achterrijdersfunctie uitvoeren
2 personen
39
Musea ontvangen en begeleiden
2 personen
40
Dranken bijvullen
41
Pauzehapjes uitdelen
2 personen
42
Groepsfoto maken
43
Fietsen veilig stallen
2 personen
44
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
45
Diner serveren
3 personen
46
Dranken tijdens diner bijvullen
47
Afsluiting en bedankwoord geven
48
Feedbackformulieren uitdelen
49
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

50
Routeborden ophalen
2 personen
51
Fietspijlen verwijderen
2 personen
52
Servies en bestek afwassen
2 personen
53
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
55
Startlocatie schoonmaken
2 personen
56
Materialen controleren en inpakken
2 personen
57
Geleende materialen retourneren
2 personen
58
Overgebleven boodschappen opruimen
59
Feedback verzamelen
60
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 6
Fietsenrekkenaantal 6
Partytentenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 45
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Powerbanksaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4

Sportmateriaal

Fietsreparatiesetsaantal 3
Fietspompenaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 8
Fietsverlichtingssetsaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8
Fietsslotenaantal 6
Routekaarthoudersaantal 6
Waterflessenaantal 50

Evenementmateriaal

Routekaartenaantal 50
Deelnemersbadgesaantal 50
Clipboardsaantal 3
Balpennenaantal 20
Polsbandjesaantal 50
Pijlbordenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Krijtaantal 6
Naamstickersaantal 60

Veiligheid

EHBO-setsaantal 2
Nooddekensaantal 4
Zaklampenaantal 4
Fluitjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikaantal 2
Afwasteiltjesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer musea en tijdsloten voordat je uitnodigingen verstuurt. Tel reistijd, parkeren van fietsen en minstens 15 minuten uitloop per museumbezoek bij de planning op.
Controleer de fietsroute niet alleen op afstand, maar ook op kruisingen, smalle paden en wegwerkzaamheden. Leg uiterlijk de dag ervoor een alternatieve route vast voor slecht weer of een afgesloten weg.
Stuur deelnemersinformatie minimaal 3 dagen vooraf met het startpunt, vertrektijd, routeafstand, pauze- en eetpunten en wat ze zelf moeten meenemen. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat je niet op de dag zelf hoeft te improviseren.
Maak bij de start één registratietafel met deelnemerslijst, badges, routekaarten en museumtickets. Sorteer tickets vooraf per tijdslot en leg routekaarten klaar in een routekaarthouder of map.
Plan een fietscontrole vóór de groep arriveert. Controleer banden en verlichting en leg fietspompen, reparatiesets en reservebinnenbanden klaar; neem ook powerbanks en telefoons mee voor route- of noodcontact.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig voor een museumfietstocht?: Reken per museum op 60 tot 90 minuten, plus 15 tot 30 minuten fietstijd tussen locaties. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor registratie en een pauze van 30 tot 45 minuten.
Wanneer moet je musea reserveren voor een museumfietstocht?: Reserveer musea en tijdsloten zodra je route en groepsgrootte bekend zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig de reserveringen nogmaals 3 tot 5 dagen voor vertrek.
Hoe ver van tevoren stuur je de informatie naar deelnemers?: Stuur de volledige deelnemersinformatie minimaal 3 dagen voor de tocht. Vermeld daarin de starttijd, route, musea, pauzeplaatsen, weersverwachting en eventuele fiets- of dieetafspraken.
Wat neem je mee voor pech onderweg tijdens een museumfietstocht?: Neem per groep minstens één fietsreparatieset, fietspomp en twee reservebinnenbanden mee. Controleer vóór vertrek ook fietsverlichting, fietssloten en de telefoons of powerbanks voor noodgevallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.