Checklist voor een goed georganiseerde museumfietstocht

Een museumfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je moet musea en tijdsloten op elkaar afstemmen, de fietsroute op veiligheid controleren en deelnemers op tijd duidelijke informatie geven. Regel ook een alternatieve route, controleer fietsen en banden en leg tickets per bezoekmoment klaar. Op de dag zelf helpen routekaarten, pijlborden, een registratietafel en reparatiemateriaal om vertraging en zoekwerk te voorkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en musea selecteren
2 personen
Musea en tijdsloten reserveren
Startlocatie vastleggen
Fietsroute op veiligheid controleren
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Museumbezoeken bevestigen
Weersverwachting controleren
Routekaarten afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Fietsen en banden controleren
2 personen
Reparatiemateriaal verzamelen
Materialen klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Startpunt schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Pijlen langs de route plaatsen
2 personen
Museumtickets sorteren
Pauze- en eetpunten controleren
2 personen
EHBO-set en telefoon klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchpakketten klaarzetten
3 personen
Teambriefing houden
5 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Fietsenstalling aanwijzen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstuitleg geven
Veiligheidsinstructies geven
Groepen indelen
2 personen
Fietstocht begeleiden
4 personen
Achterrijdersfunctie uitvoeren
2 personen
Musea ontvangen en begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes uitdelen
2 personen
Groepsfoto maken
Fietsen veilig stallen
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken tijdens diner bijvullen
Afsluiting en bedankwoord geven
Feedbackformulieren uitdelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
2 personen
Fietspijlen verwijderen
2 personen
Servies en bestek afwassen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Materialen controleren en inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
Feedback verzamelen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 6
Fietsenrekkenaantal 6
Partytentenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 45
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Powerbanksaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4

Sportmateriaal

Fietsreparatiesetsaantal 3
Fietspompenaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 8
Fietsverlichtingssetsaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8
Fietsslotenaantal 6
Routekaarthoudersaantal 6
Waterflessenaantal 50

Evenementmateriaal

Routekaartenaantal 50
Deelnemersbadgesaantal 50
Clipboardsaantal 3
Balpennenaantal 20
Polsbandjesaantal 50
Pijlbordenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Krijtaantal 6
Naamstickersaantal 60

Veiligheid

EHBO-setsaantal 2
Nooddekensaantal 4
Zaklampenaantal 4
Fluitjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikaantal 2
Afwasteiltjesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer musea en tijdsloten zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat. Houd per museum extra tijd vrij voor parkeren, tickets sorteren en het verzamelen van de groep.
Controleer de route minstens één keer volledig op kruisingen, wegwerkzaamheden en lastige fietspaden. Leg daarnaast uiterlijk een week vooraf een alternatieve route vast voor slecht weer of afgesloten wegen.
Stuur deelnemersinformatie minimaal 7 dagen voor vertrek. Vermeld het startpunt, vertrektijd, routeafstand, museumbezoeken, pauze- en eetpunten en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan de fietscontrole niet pas op de ochtend zelf. Controleer fietsen en banden 1 à 2 dagen vooraf en leg fietspompen, fietsreparatiesets en reservebinnenbanden klaar bij het startpunt.
Richt het startpunt ten minste 60 minuten voor vertrek in. Zet de registratietafel, deelnemerslijst, badges, routekaarten en pijlborden klaar en controleer of dranken gekoeld zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een museumfietstocht organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met route, musea en tijdsloten. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken voor vertrek, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en museumtickets op tijd kunt verwerken.
Hoeveel tijd moet ik rekenen per museum tijdens een museumfietstocht?: Plan per museum minimaal 60 tot 90 minuten, exclusief de fietstocht ernaartoe. Voeg per bezoek ongeveer 15 minuten toe voor fietsen stallen, tickets controleren en de groep weer bij elkaar brengen.
Wanneer controleer ik de fietsen voor een museumfietstocht?: Controleer fietsen en banden 1 à 2 dagen voor de tocht en doe op de ochtend zelf nog een korte controle. Neem per groep minstens één fietspomp, een fietsreparatieset en meerdere reservebinnenbanden mee.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een museumfietstocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur voor vertrek. Gebruik de vooraf bepaalde alternatieve route en informeer deelnemers uiterlijk de avond ervoor over eventuele wijzigingen in starttijd, pauze- of eetpunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.