Motorrit organiseren: checklist en planning

Een motorrit staat of valt met een route die vooraf is gereden en een duidelijke taakverdeling onderweg. Regel eerst de startlocatie, vergunning en aanmeldingen; leg daarna de route, tankstop en begeleiding vast. In de laatste week controleer je het weer, deel je de route digitaal en maak je routekaarten en borden klaar. Vergeet ook de ontvangst en barbecue niet: tafels, stoelen, koeling, stroom en EHBO moeten vóór vertrek op hun plek staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Routevoorstel uitwerken
2 personen
Startlocatie reserveren
Routevergunning controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Route digitaal uitwerken
2 personen
Route digitaal delen
Voorrijder aanwijzen
Achterrijder aanwijzen
Begeleiders indelen
2 personen
Tankstop vastleggen
Route vooraf rijden
2 personen
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers herinneren
Boodschappen doen
3 personen
Routekaarten printen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Barbecue voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeerskegels plaatsen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Motoren opstellen
4 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Groepsrit begeleiden
6 personen
Tankstop begeleiden
4 personen
Routecommunicatie onderhouden
3 personen
Deelnemers bij aankomst opvangen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Barbecue bedienen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Barbecue veilig uitdoven
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Routeborden ophalen
3 personen
Verkeerskegels ophalen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materiaal reinigen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Inschrijftafel

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Draagbare speaker
Megafoon
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Barbecuesaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4

Routeaanduiding

Routebordenaantal 20
Routekaartenaantal 60
Routebordstandaardsaantal 20
Klembordenaantal 4
Watervaste stiftenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

BBQ-tangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Emmersaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de volledige route minimaal één keer vooraf. Noteer gevaarlijke punten, moeilijke afslagen en een geschikte plek voor de tankstop, zodat de voorrijder onderweg niet hoeft te improviseren.
Wijs uiterlijk een week voor vertrek een voorrijder, achterrijder en begeleiders aan. Gebruik portofoons en spreek vooraf af wie bij pech of een afgesplitste groep contact opneemt.
Controleer de vergunning en routeaanduiding minstens 14 dagen vooraf. Leg routeborden, standaards, verkeerskegels en afzetlint per locatie klaar en neem voor iedere deelnemer een routekaart mee.
Stuur de deelnemers uiterlijk 48 uur voor de rit een herinnering met starttijd, startlocatie, tankstop en weersverwachting. Werk de deelnemerslijst bij en noteer dieetwensen voordat je boodschappen doet.
Plan na aankomst tijd voor opbouw: reken ongeveer 60 minuten voor tafels, stoelen, partytenten, koeling, barbecue en stroom. Zet EHBO-koffers en brandblussers zichtbaar neer en laad portofoons en powerbanks vooraf op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een motorrit organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met routevoorstel, startlocatie, vergunning en uitnodigingen. Reserveer uiterlijk 2 weken vooraf de tankstop en rijd de route vóór je de definitieve informatie deelt.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een motorrit?: Plan minimaal een voorrijder en een achterrijder voor iedere groep. Bij meer dan 15 motoren is een extra begeleider praktisch; splits grotere groepen in kleinere formaties met een eigen contactpersoon.
Wanneer moet ik de route van een motorrit delen?: Deel de digitale route uiterlijk 48 uur voor vertrek en neem op de dag zelf geprinte routekaarten mee. Bewaar daarnaast één actuele route bij de voorrijder en één bij de achterrijder.
Hoeveel drank en eten heb ik nodig na een motorrit?: Reken voor het eerste uur na aankomst op 2 tot 3 drankjes per persoon en ongeveer 1 maaltijdportie per deelnemer. Koop extra water voor onderweg en stem de barbecuehoeveelheden af op de definitieve deelnemerslijst en dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.