Checklist motorcrosswedstrijd organiseren

Een motorcrosswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een circuit en deelnemers. Leg eerst datum, terrein, vergunningen, verzekering en wedstrijdreglement vast. Daarna volgen de inschrijvingen, klassenindeling, officials, medische bezetting en vrijwilligers. In de laatste week controleer je het circuit, print je startlijsten en veiligheidsplan en verzamel je materiaal zoals starthek, transponders, vlaggen, dranghekken en EHBO-koffers. Deze checklist zet de 78 taken en 71 benodigdheden in een werkbare volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Circuit en terrein reserveren
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement vastleggen
3 personen
Klassen en manches indelen
3 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Rijdersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Officials en jury bevestigen
2 personen
Medische bezetting bevestigen
2 personen
Parkeerindeling maken
2 personen
Publieksroute bepalen
2 personen
Circuitinspectie uitvoeren
3 personen
Bochten en obstakels controleren
3 personen
Veiligheidsplan printen
Startlijst printen
Rugnummers voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en voedsel koelen
2 personen
Motorcrossmateriaal verzamelen
3 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
Terrein maaien en egaliseren
3 personen
Starthek en baan afzetten
5 personen
Publiekshekken plaatsen
5 personen
Paddock indelen
3 personen
Parkeerterrein markeren
4 personen
Tenten en tafels opstellen
5 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Wedstrijdleiding inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Banieren en bewegwijzering plaatsen
3 personen

Event

Rijders aanmelden
3 personen
Motoren technisch keuren
3 personen
Rugnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Parkeerbegeleiding uitvoeren
4 personen
Rijdersbriefing geven
3 personen
Vrijwilligersposten bemannen
10 personen
Openingsronde begeleiden
8 personen
Wedstrijdomroepen verzorgen
Races starten en afvlaggen
3 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Baanposten bemannen
8 personen
Dranken serveren
3 personen
Eten serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Incidenten registreren
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Baan en paddock ontruimen
5 personen
Hekken en linten verwijderen
5 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Materiaal schoonmaken
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Borg en gevonden voorwerpen controleren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Inschrijvingen archiveren
Uitslagen publiceren
2 personen
Schade en incidenten vastleggen
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Starthek
Wedstrijdvlaggenaantal 20
Rugnummersaantal 120
Transpondersaantal 120
Transpondermattenaantal 2
Reserveonderdelen
Kegelsaantal 30
Meetlintenaantal 3
Scheppenaantal 6
Harkenaantal 6

Veiligheid

Dranghekkenaantal 80
Afzetlintaantal 12
Baanmarkeerbordenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 12
Brandblussersaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 150
Zaklampenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Laptopaantal 2
Printer
Betaalterminalaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Aggregaat
Koelboxenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4
Batterijenaantal 40

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxen voor cateringaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 200
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Decoratie

Banierenaantal 12
Wedstrijdpostersaantal 20
Bewegwijzeringsbordenaantal 18
Prijzengeldveloppenaantal 30

Kantoor

Startlijstenaantal 30
Stiftenaantal 20
Balpennenaantal 40
Klembordenaantal 15
Papierrollenaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Nietjesaantal 5
Plakbandaantal 8
Clipboardsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Handvegersaantal 6
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Tips

Begin uiterlijk enkele maanden vooraf met terreinreservering, vergunningen en verzekering. Zonder goedgekeurd veiligheidsplan kun je de publieksroute, afzettingen en medische posten niet definitief indelen.
Sluit de inschrijving op een vaste datum en controleer daarna alle rijdersgegevens. Maak per klasse en manche een definitieve startlijst en bereid rugnummers en transponders per rijder voor.
Plan de veiligheidscontrole niet pas op de wedstrijddag. Controleer bochten, obstakels, starthek en baanmarkering vooraf; leg dranghekken, afzetlint en wedstrijdvlaggen klaar voordat publiek en rijders arriveren.
Bevestig officials, jury, medische bezetting en vrijwilligers minstens één week vooraf. Geef verkeersregelaars en baanposten een duidelijke plek, veiligheidshesje en communicatiemiddel.
Koel voedsel en dranken pas nadat je het aantal rijders, medewerkers en publiek hebt ingeschat. Zet reserveonderdelen, scheppen, harken, kegels, brandblussers en zaklampen op een vaste, herkenbare plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een motorcrosswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, circuit, vergunningen en verzekering. Leg uiterlijk vier tot zes weken voor de wedstrijd het reglement, de klassen en de inschrijving vast.
Wat moet ik een week voor een motorcrosswedstrijd controleren?: Controleer de deelnemersgegevens, startlijst, rugnummers, transponders en de bezetting van officials, jury, medische hulp en vrijwilligers. Print het veiligheidsplan en controleer of alle veiligheidsmaterialen en communicatieapparatuur beschikbaar zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een motorcrosswedstrijd?: Dat hangt af van circuitgrootte en publieksomvang, maar plan minimaal één verantwoordelijke per baanpost en aparte mensen voor inschrijving, parkeren, publieksroute en catering. Maak de definitieve indeling uiterlijk één week vooraf.
Wanneer moet je het circuit inspecteren voor een motorcrosswedstrijd?: Doe een eerste inspectie enkele dagen vooraf en een laatste ronde op de wedstrijddag vóór de eerste manche. Controleer dan opnieuw bochten, obstakels, baanmarkering, afzettingen, starthek en de publieksroute.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.